Guida ai viaggi d’affari
Monitoraggio dei viaggiatori: colmate le lacune nel vostro programma di viaggi d’affari
Una maggiore visibilità parte da informazioni di viaggio complete, una comunicazione chiara e la comprensione di ciò che ogni metodo di monitoraggio può offrire.
La sfida in sintesi
Il monitoraggio dei viaggiatori aiuta i travel manager a capire dove ci si aspetta che si trovino i dipendenti e, quando la condivisione della posizione è attiva, dove i dispositivi segnalano che si trovano. L’adozione dell’app, le prenotazioni effettuate fuori dal programma aziendale e i cambi di programma non comunicati possono lasciare lacune in questo quadro.
Adozione dell’app · Prenotazioni fuori programma · Cambi di programma
Comprendere i dati
PNR e GPS rispondono a domande diverse
Dati itinerario / PNR
Dove ci si aspetta che si trovi il viaggiatore?
Un Passenger Name Record, o PNR, contiene le informazioni di prenotazione. Voli, hotel e altri dettagli dell’itinerario aiutano a dedurre la posizione prevista del viaggiatore. Questo metodo non richiede che il viaggiatore installi un’app.
La sua utilità dipende dalla completezza e dall’aggiornamento dell’itinerario. Una prenotazione da sola non conferma che il viaggiatore abbia seguito il programma.
GPS / app
Quale posizione segnala il dispositivo?
La condivisione della posizione tramite app aggiunge la posizione del dispositivo al quadro generale. In mTrip, la condivisione GPS è opzionale e controllata dal viaggiatore.
L’adozione dell’app e le autorizzazioni di localizzazione sono determinanti per questo metodo. I travel manager devono distinguere la posizione del dispositivo da quella dedotta dalle prenotazioni.
Tre lacune da colmare
Rendete la visibilità parte del flusso di lavoro
01
Spiegate l’app
Rendete chiaro il suo valore quotidiano e le opzioni di condivisione della posizione.
02
Includete l’intero viaggio
Offrite ai viaggiatori un modo per segnalare le prenotazioni effettuate fuori dal programma.
03
Mantenete aggiornati i piani di viaggio
Rendete semplice comunicare modifiche e cancellazioni.
01 / Adozione dell’app
Costruite fiducia prima di chiedere ai viaggiatori di condividere la posizione
I viaggiatori potrebbero esitare a installare un’altra app o a condividere la propria posizione. Spiegate come l’app supporta il viaggio e quali scelte hanno a disposizione, invece di considerare l’adozione come un semplice obiettivo di download.
- Mostrate funzionalità utili per l’uso quotidiano, come i programmi di viaggio e i documenti di viaggio.
- Spiegate quali informazioni di localizzazione vengono condivise, chi può accedervi e come viene gestita la condivisione.
- Fornite indicazioni semplici per la configurazione e un contatto di assistenza chiaro.
- Mantenete disponibile la copertura basata sull’itinerario per i viaggiatori che non utilizzano la condivisione GPS.
02 / Prenotazioni fuori programma
Portate alla luce le prenotazioni fuori programma
Una prenotazione effettuata su un sito consumer potrebbe non comparire nei sistemi di viaggio dell’organizzazione. Questo può rendere invisibile al travel team parte del viaggio, anche quando il viaggio principale risulta registrato.
- Definite un percorso chiaro per inviare le conferme di prenotazione.
- Individuate quali informazioni di prenotazione esterne possono essere importate e quali richiedono un inserimento manuale.
- Spiegate perché condividere il programma di viaggio completo aiuta il team a supportare i viaggiatori.
- Verificate l’intero viaggio, compresi hotel o tappe prenotati autonomamente.
La soluzione di monitoraggio dei viaggiatori di mTrip traveler tracking solution consente di aggiungere manualmente le prenotazioni effettuate al di fuori del motore di prenotazione principale. Verificate con il vostro programma le fonti dati e il flusso di lavoro.
03 / Piani modificati
Una prenotazione non è la prova che il viaggio sia avvenuto
Un viaggiatore può posticipare la partenza, cambiare hotel, annullare un appuntamento o decidere di non partire. Se il programma di viaggio non viene aggiornato, il travel team potrebbe lavorare su un piano non corretto.
- Facilitate la segnalazione delle modifiche tramite un contatto o una procedura nota.
- Utilizzate le comunicazioni pre-partenza per invitare i viaggiatori a segnalare eventuali aggiornamenti.
- Registrate cancellazioni e modifiche nei sistemi utilizzati per il monitoraggio.
- In caso di emergenza, verificate la situazione reale del viaggiatore invece di basarvi solo sul programma di viaggio prenotato.
Mettetelo in pratica
Analizzate le lacune con il vostro travel team
Utilizzate un viaggio rappresentativo per verificare da dove provengono i dati di prenotazione, come vengono aggiunte le prenotazioni esterne e chi gestisce le modifiche dell’ultimo minuto.
01
Individuate l’origine di ogni localizzazione
Distinguete le stime basate sul programma di viaggio dalle informazioni GPS.
02
Testate il processo per le eccezioni
Ripercorrete una prenotazione esterna, una cancellazione e un cambio di hotel.
03
Facilitate la comunicazione
Assicuratevi che i viaggiatori sappiano come aggiornare i piani e contattare il team.
Una nota sull’ambito: mTrip combina il monitoraggio GPS e quello basato sul programma di viaggio nella sua offerta di monitoraggio dei viaggiatori. Il monitoraggio e il travel risk management sono funzionalità opzionali a pagamento: discutete l’ambito del vostro programma con il team mTrip.
Ottenete una visione più chiara dei vostri viaggiatori
Scoprite le opzioni di monitoraggio e come si integrano nel vostro flusso di lavoro per i viaggi aziendali.