Guida ai viaggi d’affari
Localizzazione dei viaggiatori: colmare le lacune nel vostro programma di viaggi d’affari
Una maggiore visibilità nasce da informazioni di viaggio complete, una comunicazione chiara e la comprensione di ciò che ogni metodo di localizzazione può rivelare.
La sfida in breve
La localizzazione dei viaggiatori aiuta i travel manager a capire dove i dipendenti dovrebbero trovarsi e, quando la condivisione della posizione è attiva, dove i loro dispositivi la segnalano. L’adozione dell’app, le prenotazioni fuori dal programma aziendale e le modifiche non comunicate possono creare lacune in questo quadro.
Adozione dell’app · Prenotazioni fuori programma · Piani modificati
Comprendere i dati
PNR e GPS rispondono a domande diverse
Itinerario / dati PNR
Dove dovrebbe trovarsi il viaggiatore?
Un Passenger Name Record, o PNR, contiene le informazioni di prenotazione. Voli, hotel e altri dettagli dell’itinerario aiutano a dedurre la posizione prevista del viaggiatore. Questo approccio non richiede che il viaggiatore installi un’app.
La sua utilità dipende dalla completezza e dall’aggiornamento dell’itinerario. Una prenotazione da sola non conferma che il viaggiatore abbia seguito il piano.
GPS / app
Quale posizione segnala il dispositivo?
La condivisione della posizione tramite app aggiunge la posizione del dispositivo al quadro complessivo. In mTrip, la condivisione GPS è facoltativa e controllata dal viaggiatore.
Per questo metodo contano l’adozione dell’app e i permessi di localizzazione. I travel manager dovrebbero distinguere la posizione del dispositivo da quella dedotta dalle prenotazioni.
Tre lacune da colmare
Rendere la visibilità parte del flusso di lavoro
01
Spiegare l’app
Rendete chiaro il suo valore quotidiano e le scelte di condivisione della posizione.
02
Registrare l’intero viaggio
Offrite ai viaggiatori un modo per segnalare le prenotazioni effettuate fuori dal programma.
03
Tenere i piani aggiornati
Rendete semplice comunicare modifiche e cancellazioni.
01 / Adozione dell’app
Costruire fiducia prima di chiedere ai viaggiatori di condividere la posizione
I viaggiatori potrebbero esitare a installare un’altra app o a condividere la propria posizione. Spiegate in che modo l’app supporta il viaggio e quali scelte hanno, invece di considerare l’adozione come un semplice obiettivo di download.
- Mostrate funzionalità utili nella quotidianità, come itinerari e documenti di viaggio.
- Spiegate quali informazioni di posizione vengono condivise, chi può accedervi e come viene controllata la condivisione.
- Fornite istruzioni di configurazione semplici e un contatto di assistenza chiaro.
- Mantenete disponibile la copertura basata sull’itinerario per i viaggiatori che non utilizzano la condivisione GPS.
02 / Prenotazioni fuori programma
Rendere visibili le prenotazioni fuori dal programma
Una prenotazione effettuata su un sito consumer potrebbe non comparire nei sistemi di viaggio dell’organizzazione. Ciò può rendere invisibile al team di viaggio parte del percorso, anche quando il viaggio principale è registrato.
- Prevedete un canale chiaro per inviare le conferme di prenotazione.
- Individuate quali informazioni di prenotazione esterne possono essere importate e quali richiedono l’inserimento manuale.
- Spiegate perché condividere l’itinerario completo aiuta il team a supportare i viaggiatori.
- Verificate l’intero percorso, compresi hotel prenotati autonomamente o deviazioni dal programma.
La soluzione di localizzazione dei viaggiatori di mTrip supporta l’aggiunta manuale di prenotazioni effettuate al di fuori del motore di prenotazione principale. Verificate le fonti dei dati e il flusso di lavoro del vostro programma.
03 / Piani modificati
Una prenotazione non è prova che il viaggio sia avvenuto
Un viaggiatore potrebbe posticipare la partenza, cambiare hotel, annullare un incontro o decidere di non partire. Se l’itinerario resta invariato, il team di viaggio potrebbe lavorare su un piano non accurato.
- Rendete semplice segnalare le modifiche tramite un contatto o un processo noto.
- Utilizzate la comunicazione pre-partenza per invitare i viaggiatori a segnalare gli aggiornamenti.
- Registrate cancellazioni e modifiche nei sistemi utilizzati per la localizzazione.
- In caso di incidente, verificate la situazione del viaggiatore invece di affidarvi solo all’itinerario prenotato.
Metti in pratica
Analizzare le lacune con il vostro team di viaggio
Utilizzate un viaggio rappresentativo per verificare da dove provengono i dati di prenotazione, come vengono aggiunte le prenotazioni esterne e chi gestisce le modifiche dell’ultimo minuto.
01
Individuare la fonte di ogni posizione
Distinguete le stime basate sull’itinerario dalle informazioni GPS.
02
Testare il processo per le eccezioni
Simulate una prenotazione esterna, una cancellazione e un cambio di hotel.
03
Semplificare la comunicazione
Assicuratevi che i viaggiatori sappiano come aggiornare i piani e contattare il team.
Una nota sull’ambito: mTrip combina la localizzazione GPS e quella basata sull’itinerario nella propria soluzione di localizzazione dei viaggiatori. Localizzazione e travel risk management (gestione dei rischi di viaggio) sono funzionalità opzionali a pagamento; discutete l’ambito del vostro programma con il team mTrip.
Ottenere una visione più chiara dei vostri viaggiatori
Scoprire le opzioni di localizzazione e come si integrano nel flusso di lavoro dei vostri viaggi d’affari.