Guide voyage d’affaires
Suivi des voyageurs : combler les lacunes de votre programme de voyage d’affaires
Une meilleure visibilité repose sur des informations de voyage complètes, une communication claire et une bonne compréhension de ce que chaque méthode de suivi peut réellement indiquer.
Le défi en un coup d’œil
Le suivi des voyageurs aide les travel managers à savoir où les collaborateurs sont censés se trouver et, lorsque le partage de localisation est activé, où leurs appareils indiquent qu’ils se trouvent. Cependant, l’adoption de l’application, les réservations effectuées hors du programme d’entreprise et les changements non signalés peuvent tous créer des lacunes dans cette vision.
Adoption de l’application · Réservations hors programme · Changements de programme
Comprendre les données
PNR et GPS répondent à des questions différentes
Données itinéraire / PNR
Où le voyageur est-il censé se trouver ?
Un Passenger Name Record, ou PNR, contient les informations de réservation. Les vols, les hôtels et les autres détails du carnet de voyage permettent de déduire la localisation prévue d’un voyageur. Cette méthode ne nécessite pas que le voyageur installe une application mobile.
Son utilité dépend de l’exhaustivité et de l’actualisation du carnet de voyage. Une réservation seule ne confirme pas qu’un voyageur a suivi le plan prévu.
GPS / application mobile
Quelle localisation l’appareil indique-t-il ?
Le partage de localisation via l’application ajoute la position de l’appareil à cette vision d’ensemble. Chez mTrip, le partage GPS est optionnel et contrôlé par le voyageur.
L’adoption de l’application et les autorisations de localisation sont déterminantes pour cette méthode. Les travel managers doivent distinguer la position de l’appareil de celle déduite des réservations.
Trois lacunes à combler
Intégrer la visibilité au processus
01
Expliquer l’application
Mettez en avant sa valeur au quotidien et les choix de partage de localisation.
02
Prendre en compte l’ensemble du voyage
Donnez aux voyageurs un moyen de signaler les réservations effectuées hors programme.
03
Maintenir les plans à jour
Facilitez la communication des changements et annulations.
01 / Adoption de l’application
Instaurer la confiance avant de demander le partage de localisation
Les voyageurs peuvent hésiter à installer une nouvelle application ou à partager leur localisation. Expliquez plutôt en quoi l’application facilite leur voyage et quels choix s’offrent à eux, sans considérer l’adoption comme un simple objectif de téléchargement.
- Mettez en avant les fonctionnalités utiles au quotidien, comme le carnet de voyage et les documents de voyage.
- Expliquez quelles informations de localisation sont partagées, qui peut y accéder et comment ce partage est contrôlé.
- Fournissez des instructions de configuration simples et un contact d’assistance clair.
- Conservez une couverture basée sur le carnet de voyage pour les voyageurs qui n’utilisent pas le partage GPS.
02 / Réservations hors programme
Rendre visibles les réservations effectuées hors programme
Une réservation effectuée sur un site grand public peut être absente des systèmes de voyage de l’organisation. Elle peut ainsi rendre une partie du voyage invisible pour l’équipe travel, même lorsque le voyage principal est bien enregistré.
- Proposez un moyen clair de transmettre les confirmations de réservation.
- Identifiez les informations de réservation externes pouvant être importées et celles nécessitant une saisie manuelle.
- Expliquez en quoi le partage du carnet de voyage complet aide l’équipe à accompagner les voyageurs.
- Vérifiez l’ensemble du voyage, y compris les hôtels réservés indépendamment ou les excursions annexes.
La solution de suivi des voyageurs de mTrip permet d’ajouter manuellement les réservations effectuées en dehors du moteur de réservation principal. Vérifiez avec votre équipe les sources de données et le processus applicables à votre programme.
03 / Changements de programme
Une réservation ne prouve pas que le voyage a eu lieu
Un voyageur peut reporter son départ, changer d’hôtel, annuler un rendez-vous ou renoncer au voyage. Si le carnet de voyage reste inchangé, l’équipe travel risque de travailler sur la base d’un plan erroné.
- Facilitez le signalement des changements via un contact ou un processus connu.
- Utilisez la communication avant départ pour inciter les voyageurs à signaler les mises à jour.
- Enregistrez les annulations et les changements dans les systèmes utilisés pour le suivi.
- Lorsque vous répondez à un incident, vérifiez la situation réelle du voyageur plutôt que de vous fier uniquement au carnet de voyage réservé.
Passer à la pratique
Passez en revue les lacunes avec votre équipe travel
Utilisez un voyage représentatif pour vérifier d’où viennent les données de réservation, comment les réservations externes sont ajoutées, et qui gère les changements de dernière minute.
01
Identifier la source de chaque localisation
Distinguez les estimations basées sur le carnet de voyage des données GPS.
02
Tester le processus d’exception
Passez en revue une réservation externe, une annulation et un changement d’hôtel.
03
Faciliter la communication
Assurez-vous que les voyageurs savent comment mettre à jour leurs plans et contacter l’équipe.
Remarque sur le périmètre : mTrip combine suivi GPS et suivi basé sur le carnet de voyage dans son offre de suivi des voyageurs. Le suivi et la gestion des risques sont des fonctionnalités payantes optionnelles ; échangez avec notre équipe en France sur le périmètre adapté à votre programme.
Obtenez une vision plus claire de vos voyageurs
Découvrez les options de suivi et leur intégration dans votre programme de voyage d’affaires.
