Ratgeber Geschäftsreisen
Standortverfolgung: Lücken in Ihrem Geschäftsreiseprogramm schließen
Bessere Transparenz beginnt mit vollständigen Reisedaten, klarer Kommunikation und einem Verständnis dafür, was jede Tracking-Methode tatsächlich aussagt.
Die Herausforderung im Überblick
Die Standortverfolgung (Traveller Tracking) hilft Travel Managern zu verstehen, wo sich Mitarbeitende voraussichtlich aufhalten – und, sofern die Standortfreigabe aktiviert ist, wo ihre Geräte sie tatsächlich verorten. Fehlende App-Nutzung, Buchungen außerhalb des Unternehmensprogramms und nicht gemeldete Änderungen können dieses Bild jedoch lückenhaft machen.
App-Nutzung · Buchungen außerhalb des Programms · Geänderte Pläne
Die Daten verstehen
PNR und GPS beantworten unterschiedliche Fragen
Reiseverlauf-/PNR-Daten
Wo werden Reisende erwartet?
Ein Passenger Name Record (PNR) enthält Buchungsdaten. Flüge, Hotels und weitere Details aus dem Reiseverlauf lassen Rückschlüsse auf den geplanten Aufenthaltsort zu. Dieser Ansatz erfordert keine App-Installation durch die Reisenden.
Der Nutzen hängt von der Vollständigkeit und Aktualität des Reiseverlaufs ab. Eine Buchung allein bestätigt nicht, dass der Reiseplan tatsächlich eingehalten wurde.
GPS/App
Welchen Standort meldet das Gerät?
Die App-basierte Standortfreigabe ergänzt das Bild um den tatsächlichen Gerätestandort. Bei mTrip ist die GPS-Freigabe optional und liegt in der Kontrolle der Reisenden.
Bei dieser Methode kommt es auf die App-Nutzung und die erteilten Standortberechtigungen an. Travel Manager sollten den tatsächlichen Gerätestandort von einem aus Buchungen abgeleiteten Standort unterscheiden.
Drei Lücken, die es zu schließen gilt
Transparenz zum festen Bestandteil des Workflows machen
01
Die App erklären
Verdeutlichen Sie den Alltagsnutzen und die Möglichkeiten der Standortfreigabe.
02
Die gesamte Reise erfassen
Geben Sie Reisenden die Möglichkeit, Buchungen außerhalb des Programms zu melden.
03
Pläne aktuell halten
Sorgen Sie dafür, dass Änderungen und Stornierungen einfach zu kommunizieren sind.
01 / App-Nutzung
Vertrauen aufbauen, bevor Sie um die Standortfreigabe bitten
Reisende zögern womöglich, eine weitere App zu installieren oder ihren Standort zu teilen. Erklären Sie, wie die App die Reise unterstützt und welche Wahlmöglichkeiten bestehen, statt die Nutzung nur als Download-Ziel zu betrachten.
- Zeigen Sie nützliche Alltagsfunktionen wie Reiseverlauf und Reiseunterlagen.
- Erläutern Sie, welche Standortdaten geteilt werden, wer darauf zugreifen kann und wie sich die Freigabe steuern lässt.
- Bieten Sie eine einfache Einrichtungsanleitung und einen klaren Support-Kontakt.
- Halten Sie die auf dem Reiseverlauf basierende Abdeckung auch für Reisende bereit, die keine GPS-Freigabe nutzen.
02 / Buchungen außerhalb des Programms
Buchungen außerhalb des Programms sichtbar machen
Eine auf einer Verbraucherwebsite getätigte Buchung fehlt womöglich in den Reisesystemen des Unternehmens. Dadurch bleibt ein Teil der Reise für das Travel-Team unsichtbar, selbst wenn die Hauptreise erfasst ist.
- Schaffen Sie einen klaren Weg zur Übermittlung von Buchungsbestätigungen.
- Legen Sie fest, welche externen Buchungsdaten importiert werden können und welche manuell erfasst werden müssen.
- Erklären Sie, warum ein vollständiger Reiseverlauf dem Team hilft, Reisende besser zu unterstützen.
- Prüfen Sie die gesamte Reise, einschließlich eigenständig gebuchter Hotels oder Zwischenstopps.
Die Standortverfolgung von mTrip ermöglicht das manuelle Hinzufügen von Buchungen außerhalb der Haupt-Buchungsmaschine. Klären Sie für Ihr Programm, welche Datenquellen und Abläufe gelten.
03 / Geänderte Pläne
Eine Buchung ist kein Beweis dafür, dass die Reise stattgefunden hat
Reisende verschieben womöglich die Abreise, wechseln das Hotel, sagen einen Termin ab oder verzichten ganz auf die Reise. Bleibt der Reiseverlauf dennoch unverändert, arbeitet das Travel-Team mit einem ungenauen Plan.
- Erleichtern Sie das Melden von Änderungen über einen bekannten Ansprechpartner oder Prozess.
- Nutzen Sie die Kommunikation vor Abreise, um Reisende zur Meldung von Aktualisierungen zu ermutigen.
- Erfassen Sie Stornierungen und Änderungen in den für die Standortverfolgung genutzten Systemen.
- Bestätigen Sie im Ernstfall die tatsächliche Situation der Reisenden, statt sich allein auf den gebuchten Reiseverlauf zu verlassen.
In die Praxis umsetzen
Lücken gemeinsam mit dem Travel-Team überprüfen
Nutzen Sie eine typische Reise, um zu prüfen, woher Buchungsdaten stammen, wie externe Buchungen hinzugefügt werden und wer sich um kurzfristige Änderungen kümmert.
01
Die Quelle jedes Standorts bestimmen
Unterscheiden Sie zwischen auf dem Reiseverlauf basierenden Schätzungen und GPS-Daten.
02
Den Ausnahmeprozess testen
Durchlaufen Sie eine externe Buchung, eine Stornierung und einen Hotelwechsel.
03
Kommunikation erleichtern
Stellen Sie sicher, dass Reisende wissen, wie sie Pläne aktualisieren und das Team erreichen.
Hinweis zum Leistungsumfang: mTrip kombiniert GPS- und auf dem Reiseverlauf basierende Standortverfolgung in seinem Angebot zur Standortverfolgung. Tracking und Risk Management sind optionale, kostenpflichtige Funktionen – besprechen Sie den Umfang für Ihr Programm mit dem mTrip-Team.
Mehr Transparenz über Ihre Reisenden gewinnen
Entdecken Sie Tracking-Optionen und wie sie sich in Ihren Geschäftsreise-Workflow einfügen.
