Gids voor zakenreizen
Traveller tracking: dicht de gaten in je zakenreisprogramma
Beter overzicht begint met volledige reisinformatie, duidelijke communicatie en inzicht in wat elke trackingmethode je kan vertellen.
De uitdaging in het kort
Traveller tracking helpt travel managers begrijpen waar medewerkers zich zouden moeten bevinden en, als locatiedeling is ingeschakeld, waar hun toestel aangeeft dat ze zijn. Appgebruik, boekingen buiten het zakenreisprogramma en niet-gemelde wijzigingen kunnen allemaal gaten in dat beeld veroorzaken.
Appgebruik · Boekingen buiten het programma · Gewijzigde plannen
Begrijp de data
PNR en GPS beantwoorden verschillende vragen
Reisschema / PNR-data
Waar wordt de reiziger verwacht?
Een Passenger Name Record, of PNR, bevat boekingsinformatie. Vluchten, hotels en andere gegevens uit het reisschema helpen om de geplande locatie van een reiziger af te leiden. Hiervoor hoeft de reiziger geen reisapp te installeren.
De bruikbaarheid hangt af van hoe volledig en actueel het reisschema is. Een boeking alleen bevestigt niet dat een reiziger het plan ook heeft gevolgd.
GPS / reisapp
Welke locatie geeft het toestel door?
Locatiedeling via de app voegt een toestellocatie toe aan het beeld. Bij mTrip is GPS-deling opt-in en heeft de reiziger de controle.
Appgebruik en locatiemachtigingen zijn hierbij bepalend. Travel managers moeten toestellocatie onderscheiden van een locatie die is afgeleid uit boekingen.
Drie gaten om aan te pakken
Maak overzicht onderdeel van de workflow
01
Leg de app uit
Maak de dagelijkse waarde en de keuzes rond locatiedeling duidelijk.
02
Breng de hele reis in kaart
Geef reizigers een manier om boekingen buiten het programma te melden.
03
Houd plannen actueel
Maak het eenvoudig om wijzigingen en annuleringen door te geven.
01 / Appgebruik
Bouw vertrouwen op voordat je reizigers om locatiedeling vraagt
Reizigers aarzelen misschien om nog een app te installeren of hun locatie te delen. Leg uit hoe de app de reis ondersteunt en welke keuzes ze hebben, in plaats van appgebruik te behandelen als een downloaddoel.
- Toon nuttige functies voor dagelijks gebruik, zoals reisschema’s en reisbescheiden.
- Leg uit welke locatiegegevens worden gedeeld, wie er toegang toe heeft en hoe de deling wordt beheerd.
- Bied eenvoudige installatie-instructies en een duidelijk supportcontact.
- Houd dekking op basis van het reisschema beschikbaar voor reizigers die geen GPS-deling gebruiken.
02 / Boekingen buiten het programma
Breng boekingen buiten het programma in beeld
Een boeking op een consumentenwebsite ontbreekt mogelijk in de reissystemen van de organisatie. Daardoor kan een deel van de reis onzichtbaar blijven voor het reisteam, zelfs als de hoofdreis wel is geregistreerd.
- Bied een duidelijke manier om boekingsbevestigingen door te geven.
- Bepaal welke externe boekingsgegevens kunnen worden geïmporteerd en welke handmatig moeten worden ingevoerd.
- Leg uit waarom een volledig reisschema het team helpt om reizigers beter te ondersteunen.
- Controleer de volledige reis, inclusief zelfstandig geboekte hotels of tussenstops.
De traveller tracking-oplossing van mTrip ondersteunt het handmatig toevoegen van boekingen die buiten de hoofdboekingsengine zijn gemaakt. Bevestig de databronnen en de workflow voor jouw programma.
03 / Gewijzigde plannen
Een boeking is geen bewijs dat de reis heeft plaatsgevonden
Een reiziger kan het vertrek uitstellen, van hotel wisselen, een afspraak annuleren of besluiten niet te reizen. Als het reisschema ongewijzigd blijft, werkt het reisteam mogelijk met een onjuist plan.
- Maak het eenvoudig om wijzigingen te melden via een bekend contact of proces.
- Gebruik communicatie vóór vertrek om reizigers aan te sporen updates door te geven.
- Leg annuleringen en wijzigingen vast in de systemen die voor tracking worden gebruikt.
- Bevestig bij een incident de situatie van de reiziger in plaats van alleen te vertrouwen op het geboekte reisschema.
In de praktijk brengen
Bekijk de gaten samen met je reisteam
Gebruik een representatieve reis om te controleren waar boekingsdata vandaan komen, hoe externe boekingen worden toegevoegd en wie last-minute wijzigingen afhandelt.
01
Bepaal de bron van elke locatie
Maak onderscheid tussen schattingen op basis van het reisschema en GPS-informatie.
02
Test het uitzonderingsproces
Loop een externe boeking, een annulering en een hotelwissel door.
03
Maak communicatie eenvoudig
Zorg dat reizigers weten hoe ze plannen kunnen bijwerken en het team kunnen bereiken.
Een opmerking over de scope: mTrip combineert GPS- en reisschema-tracking in zijn traveller tracking-aanbod. Tracking en risicobeheer zijn optionele betaalde functionaliteiten; bespreek de scope voor jouw programma met het mTrip-team.
Krijg een duidelijker beeld van je reizigers
Ontdek de trackingopties en hoe ze passen binnen jouw workflow voor zakenreizen.