Geschäftsreisen-Ratgeber
Traveler Tracking: Lücken in Ihrem Geschäftsreiseprogramm schließen
Bessere Transparenz beginnt mit vollständigen Reisedaten, klarer Kommunikation und dem Verständnis dafür, was jede Tracking-Methode tatsächlich aussagt.
Die Herausforderung auf einen Blick
Traveler Tracking hilft Travel Managern zu verstehen, wo sich Mitarbeitende voraussichtlich aufhalten sollen, und – sofern die Standortfreigabe aktiviert ist – wo sich ihre Geräte tatsächlich befinden. App-Nutzung, Buchungen außerhalb des Unternehmensprogramms und nicht gemeldete Planänderungen können dabei Lücken entstehen lassen.
App-Nutzung · Buchungen außerhalb des Programms · Planänderungen
Die Daten verstehen
PNR und GPS beantworten unterschiedliche Fragen
Reiseplan-/PNR-Daten
Wo werden Reisende erwartet?
Ein Passenger Name Record, kurz PNR, enthält Buchungsinformationen. Flüge, Hotels und weitere Reiseplandetails helfen dabei, den voraussichtlichen Standort der Reisenden abzuleiten. Dieser Ansatz erfordert nicht, dass Reisende eine App installieren.
Der Nutzen hängt von der Vollständigkeit und Aktualität des Reiseplans ab. Eine Buchung allein bestätigt nicht, dass Reisende sich an den Plan gehalten haben.
GPS / App
Welchen Standort meldet das Gerät?
Die appbasierte Standortfreigabe ergänzt das Bild um den Gerätestandort. Bei mTrip ist die GPS-Freigabe optional und liegt in der Kontrolle der Reisenden.
Für diese Methode sind App-Nutzung und Standortberechtigungen entscheidend. Travel Manager sollten den tatsächlichen Gerätestandort von einem aus Buchungen abgeleiteten Standort unterscheiden.
Drei Lücken, die Sie schließen sollten
Transparenz zum festen Bestandteil des Workflows machen
01
Die App erklären
Machen Sie den Alltagsnutzen und die Optionen zur Standortfreigabe transparent.
02
Die gesamte Reise erfassen
Geben Sie Reisenden eine Möglichkeit, Buchungen außerhalb des Programms zu melden.
03
Pläne aktuell halten
Erleichtern Sie die Kommunikation von Änderungen und Stornierungen.
01 / App-Nutzung
Vertrauen aufbauen, bevor Sie Reisende um Standortfreigabe bitten
Reisende zögern möglicherweise, eine weitere App zu installieren oder ihren Standort zu teilen. Erklären Sie, wie die App die Reise unterstützt und welche Wahlmöglichkeiten bestehen, statt die Nutzung lediglich als Download-Ziel zu betrachten.
- Zeigen Sie nützliche Alltagsfunktionen wie Reisepläne und Reiseunterlagen.
- Erklären Sie, welche Standortinformationen geteilt werden, wer darauf zugreifen kann und wie die Freigabe gesteuert wird.
- Stellen Sie eine einfache Einrichtungsanleitung und einen klaren Support-Kontakt bereit.
- Halten Sie die reiseplanbasierte Abdeckung auch für Reisende bereit, die keine GPS-Freigabe nutzen.
02 / Buchungen außerhalb des Programms
Buchungen außerhalb des Programms sichtbar machen
Eine auf einer Verbraucherwebsite vorgenommene Buchung fehlt möglicherweise in den Reisesystemen des Unternehmens. Dadurch kann ein Teil der Reise für das Travel-Team unsichtbar bleiben, selbst wenn die Hauptreise erfasst ist.
- Schaffen Sie einen klaren Weg zur Übermittlung von Buchungsbestätigungen.
- Legen Sie fest, welche externen Buchungsdaten importiert werden können und welche manuell erfasst werden müssen.
- Erklären Sie, warum das Teilen des vollständigen Reiseplans dem Team hilft, Reisende zu unterstützen.
- Prüfen Sie die gesamte Reise, einschließlich unabhängig gebuchter Hotels oder Zwischenstopps.
Die Traveler-Tracking-Lösung von mTrip unterstützt das manuelle Hinzufügen von Buchungen, die außerhalb der Haupt-Buchungsmaschine vorgenommen wurden. Klären Sie die Datenquellen und den Ablauf für Ihr Programm.
03 / Geänderte Pläne
Eine Buchung ist kein Beweis dafür, dass die Reise stattgefunden hat
Reisende können die Abreise verschieben, das Hotel wechseln, einen Termin absagen oder ganz auf die Reise verzichten. Bleibt der Reiseplan unverändert, arbeitet das Travel-Team unter Umständen mit einem ungenauen Plan.
- Machen Sie es einfach, Änderungen über einen bekannten Ansprechpartner oder Prozess zu melden.
- Nutzen Sie die Kommunikation vor der Abreise, um Reisende zur Meldung von Änderungen zu ermutigen.
- Erfassen Sie Stornierungen und Änderungen in den für das Tracking genutzten Systemen.
- Prüfen Sie im Ernstfall die tatsächliche Situation der Reisenden, statt sich nur auf den gebuchten Reiseplan zu verlassen.
In die Praxis umsetzen
Lücken gemeinsam mit Ihrem Travel-Team prüfen
Nutzen Sie eine typische Reise, um zu prüfen, woher die Buchungsdaten stammen, wie externe Buchungen erfasst werden und wer sich um kurzfristige Änderungen kümmert.
01
Quelle jeder Standortangabe bestimmen
Unterscheiden Sie zwischen Schätzungen auf Basis des Reiseplans und GPS-Daten.
02
Ausnahmeprozess testen
Gehen Sie eine externe Buchung, eine Stornierung und einen Hotelwechsel gedanklich durch.
03
Kommunikation erleichtern
Stellen Sie sicher, dass Reisende wissen, wie sie Pläne aktualisieren und das Team erreichen können.
Hinweis zum Leistungsumfang: mTrip kombiniert GPS- und reiseplanbasiertes Tracking in seinem Traveler-Tracking-Angebot. Tracking und Travel Risk Management sind optionale, kostenpflichtige Funktionen. Besprechen Sie den Leistungsumfang für Ihr Programm mit dem mTrip-Team.
Verschaffen Sie sich einen klareren Überblick über Ihre Reisenden
Entdecken Sie Tracking-Optionen und wie sie sich in Ihren Workflow für Geschäftsreisen einfügen.