Einkaufsratgeber · Fürsorgepflicht
Fürsorgepflicht-Software bewerten: Checkliste für TMCs und Firmenreise-Teams
Von mTrip · Veröffentlicht am 24. September 2026
Um Fürsorgepflicht-Software zu bewerten, nehmen Sie eine reale Reise aus Ihrem Programm und lassen Sie jeden Anbieter sie live durchspielen: den Reiseplan aus Ihren Buchungssystemen abrufen, die reisende Person lokalisieren, eine gezielte Warnmeldung versenden, das Risikoprofil des Zielorts prüfen und zeigen, wie die Plattform Dokumente speichert und Einwilligungen verwaltet. Diese Checkliste liefert Ihnen acht Fragen, die Sie jedem Anbieter von Fürsorgepflicht- oder Travel-Risk-Management-Software stellen sollten, und zeigt, wie eine gute Antwort aussieht.
Warum ändern sich die Anforderungen an Fürsorgepflicht-Software?
Travel Manager kauften früher ein Tool für Reisepläne, dazu einen Anbieter für Risikobewertung, ein Tracking-Tool und einen Dokumentenspeicher. Jedes davon hatte einen eigenen Login, eine eigene Reisendenliste und einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Heute sitzen HR, Rechtsabteilung, IT-Sicherheit und Einkauf mit am Tisch. Sie fragen, ob Sie im Ernstfall jede reisende Person lokalisieren können, wer welche Warnmeldung erhält und wo Pass- und Visakopien gespeichert sind. Sie wollen ein zentrales System mit klarem Reporting und bewerten Travel-Risk-Management-Software inzwischen zusammen mit der Reiseplan-Zustellung in derselben Ausschreibung.
Die Transparenzlücke
In einer GBTA-Foundation-Umfrage unter 148 US-amerikanischen Travel Managern (2017) gab die Hälfte an, im Krisenfall alle Mitarbeitenden innerhalb von zwei Stunden lokalisieren zu können, während 29 % nicht wussten, wie lange das dauern würde. Nur 20 % nutzten Technologie, um Buchungen außerhalb des Programms zu erfassen. In einer begleitenden GBTA-Umfrage unter 735 europäischen Geschäftsreisenden, hatten mehr als 60 % außerhalb der Unternehmenskanäle gebucht. Die Zahlen sind einige Jahre alt, doch genau diese Lücken prüft diese Checkliste.
Eine Funktionsliste schließt diese Lücken nicht. Ein Live-Test mit Ihren eigenen Daten schon.
Die Checkliste für Fürsorgepflicht-Software
Wählen Sie eine Reise aus dem letzten Quartal mit mindestens einem Flug, einem Hotel und einer Buchung, die außerhalb Ihres Programms getätigt wurde. Bitten Sie jeden Anbieter von Fürsorgepflicht-Software, diese acht Fragen anhand dieser Reise während der Demo durchzugehen, und bewerten Sie jede Antwort für Ihre RFP.
1. Lässt sie sich mit jedem System verbinden, in dem Ihre Reisepläne gespeichert sind?
Worauf Sie achten sollten: Live-Verbindungen zu Ihrem GDS, Ihren Online Booking Tools, Mid-Office und Backoffice, sodass jede Reise die Plattform erreicht, unabhängig davon, wo sie gebucht wurde, und die Reisendenliste nie von einer Tabelle abhängt.
Bei mTrip: Reisepläne werden aus Amadeus, Sabre und Travelport synchronisiert, aus Online Booking Tools wie Concur und Cytric sowie aus Mid-Office- und Backoffice-Systemen, denselben Daten, die auch die Verwaltung von Reiseverläufen ermöglichen.
2. Basiert das Traveler Tracking nur auf dem PNR?
Worauf Sie achten sollten: ein Tracking, das auch dann funktioniert, wenn Reisende einen Teil der Reise selbst buchen. Ein PNR zeigt nur, was über Ihre Buchungskanäle gelaufen ist. Bucht eine reisende Person ein Hotel oder eine Zugfahrt über eine Verbraucherplattform, verlieren Tools, die sich allein auf den PNR stützen, den Überblick über diese Person. Diese Buchungen außerhalb des Programms, oft als Leakage bezeichnet, erzeugen genau die blinden Flecken, die im Ernstfall am meisten schaden.
Bei mTrip: Die mTrip-App lokalisiert Reisende per GPS, sodass eine Person, die ihren Standort teilt, unabhängig vom Buchungsweg sichtbar bleibt. Travel Manager können zudem Buchungen, die außerhalb des Hauptbuchungssystems getätigt wurden, manuell ergänzen, sodass der Reiseplan vollständig bleibt.
3. Zeigt die Karte, woher jeder Standort stammt?
Worauf Sie achten sollten: ein klar erkennbarer Unterschied zwischen dem Ort, an dem sich eine Person laut Reiseplan aufhalten sollte, und dem Ort, den ihr Smartphone meldet. Im Ernstfall muss Ihr Team sofort erkennen, welche der beiden Angaben es gerade sieht.
Bei mTrip: Das Tracking kombiniert PNR-Daten mit optionalem GPS aus der App. Unser Leitfaden zum Traveler Tracking erklärt den Unterschied.
4. Kann jeder Firmenkunde ein eigenes Risiko-Dashboard erhalten?
Worauf Sie achten sollten: ein separater Zugang für den Risk Manager oder Travel Manager Ihres Kunden, der ausschließlich die Reisenden des jeweiligen Unternehmens anzeigt, mit Alarmregeln, die für dieses Konto nach Risikostufe, Risikotyp, Empfänger und Kanal festgelegt sind.
Bei mTrip: Der Risk Manager jedes Kunden erhält einen eigenen Zugang zum Disruption-Dashboard (Flugereignisse und Risikoereignisse), zum Traveler Tracking für schnelles Reagieren und zu Länderrisikoprofilen zur Einschätzung von Zielorten vor der Abreise. Er sieht ausschließlich die eigenen Reisenden, erhält Alarme nach festgelegten Regeln, kontaktiert Reisende per Push-Nachricht, E-Mail oder SMS und exportiert Berichte. Die Regel-Engine für Risikowarnungen arbeitet pro Konto.
5. Wie schnell lässt sich eine Massenbenachrichtigung an ein Land senden?
Worauf Sie achten sollten: nach Land filtern, die betroffenen Reisenden auswählen und innerhalb weniger Minuten direkt von derselben Ansicht aus eine Nachricht senden.
Bei mTrip: Sie filtern das Dashboard nach Konto, Land oder Reisendem und senden die Nachricht direkt an die betroffenen Personen.
6. Wie werden Reisende vor der Abreise über das Reiseziel informiert?
Worauf Sie achten sollten: ein Briefing, das automatisch vor der Abreise an jede Person gesendet wird und auf ihrem Reiseplan basiert, sodass niemand in Ihrem Team es manuell erstellen muss und niemand ohne dieses Briefing reist.
Bei mTrip: Reisehinweise vor der Abreise werden per E-Mail vor der Reise versendet und sind auf das Reiseziel zugeschnitten: Risikostufe und aktuelle Hinweise, Notfallkontakte, erforderliche Dokumente, aktuelle Gesundheits- und Sicherheitswarnungen sowie lokale Ereignisse, die die Reise beeinträchtigen könnten. Grundlage sind Länderrisikoprofile für 206 Länder und Territorien, die täglich aktualisiert werden.
7. Erfasst sie neben Sicherheitsrisiken auch Flugstörungen?
Worauf Sie achten sollten: Verspätungen, Annullierungen und Risikoereignisse werden in einem einzigen Dashboard den jeweiligen Reisenden zugeordnet, sodass Ihr Team nicht zwischen einem Flug-Tool und einem Risiko-Tool wechseln muss.
Bei mTrip: Das Disruption-Dashboard zeigt Flugereignisse von über 900 Airlines und Risikowarnungen gemeinsam an, zugeordnet zu den aktiven Buchungen.
8. Kann die IT-Sicherheit den Anbieter ordnungsgemäß prüfen?
Worauf Sie achten sollten: Dokumentation zu Datenverarbeitung, Hosting und DSGVO, die Ihr Sicherheitsteam prüfen kann.
Bei mTrip: Fragen Sie während der Evaluierung Ihren mTrip-Ansprechpartner nach unserer Sicherheitsdokumentation.
Daten, Dokumente und Einwilligung: Was Sie fragen sollten
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz entscheiden oft darüber, für welche Travel-Risk-Management-Software Sie sich entscheiden. Lassen Sie sich diese vier Fragen von jedem Anbieter schriftlich beantworten.
Wie verarbeiten Sie personenbezogene Daten?
Erwarten Sie eine klare Antwort zur DSGVO. mTrip verarbeitet personenbezogene Daten von Reisenden im Einklang mit der DSGVO.
Wo werden Kopien von Reisepass und Visum gespeichert?
Fragen Sie, wie der Anbieter sensible Dokumente speichert und wer darauf zugreifen kann. mTrip speichert Reiseunterlagen verschlüsselt, in derselben App wie den Reiseplan.
Wer kontrolliert die Standortfreigabe?
Die Reisenden selbst. Bei mTrip ist das GPS-Tracking optional (Opt-in), und Reisende, die nicht zustimmen, bleiben über ihre Reiseplan-Daten weiterhin abgedeckt. Informieren Sie Reisende darüber, was die App teilt und wer darauf zugreifen kann. Klare Antworten erhöhen die Akzeptanz mehr als jede Vorgabe.
Wie trennen Sie unsere Kunden voneinander?
Ein TMC benötigt eine klare Trennung zwischen den einzelnen Firmenkunden. mTrip aktiviert Travel Risk Management pro Konto, mit eigenem Branding, eigener Domain, eigenen Alarmregeln und eigenen Einstellungen für den Risikoanbieter. Der Risikomanager jedes Kunden meldet sich an und sieht ausschließlich die Reisenden des eigenen Unternehmens.
Sollten Sie eigenständige Travel-Risk-Management-Tools ersetzen oder anbinden?
Die meisten Programme zahlen bereits für einen Risk-Intelligence-Anbieter. Diese Spezialisten beschäftigen Analysten, die Ereignisse verifizieren und Warnmeldungen sowie Zielgebietsrecherchen veröffentlichen, die Reiseplattformen über APIs erhalten. Behalten Sie Ihren Anbieter. mTrip bindet externe Risk-Intelligence-Quellen an und kann mehrere Anbieter gleichzeitig einsetzen, zugewiesen pro Firmenkunde, sodass die Warnungen direkt neben dem Reiseplan erscheinen.
Bei den Werkzeugen drumherum zahlt sich eine Konsolidierung aus. Separate Produkte für Tracking, Massenbenachrichtigungen, Dokumentenspeicherung und Reiseplanversand benötigen jeweils einen eigenen Datenfeed für Reisende. Fürsorgepflicht-Software, die aus Ihrer GDS und Ihrem Mid-Office gespeist wird, ersetzt diese einzelnen Feeds durch einen einzigen.
| Bereich | Separate Tools | Eine Plattform |
|---|---|---|
| Reaktion bei Vorfällen | E-Mail eines Anbieters manuell mit einer Excel-Liste der Reisenden abgleichen | Betroffene Reisende anhand aktueller Reisepläne in einer einzigen Ansicht identifizieren |
| Störungsüberwachung | Flugbenachrichtigungen in einem Tool, Risikowarnungen in einem anderen | Flugstörungen und Risikoereignisse in einem Dashboard |
| Anbieterprüfung | Mehrere Anbieter, Auftragsverarbeitungsverträge und Sicherheitsprüfungen | Ein Anbieter, ein Vertrag, eine Sicherheitsprüfung |
| Erfahrung der Reisenden | Eine separate Sicherheits-App mit eigenem Login | Warnungen direkt in der App unter Ihrer Marke, die auch den Reiseplan enthält |
Prüfen Sie noch einen Punkt: Was die Software bewusst anderen überlässt. mTrip entsendet keine Sicherheitsteams, organisiert keine Evakuierungen und leistet keine medizinische Hilfe. Ihr Team oder Ihr Assistance-Partner übernimmt die Reaktion vor Ort, und die Plattform liefert die Information, wer betroffen ist, wo sich die Person befindet und wie sie zu erreichen ist.
Die vollständige Modulliste finden Sie auf der Seite mTrip Travel Risk Management Software, oder lesen Sie, wie sie sich in einen umfassenderen TMC-Software-Stack einfügt, auf Software für TMCs.
Häufige Fragen von Käufern
Welche Fragen sollte ich einem Anbieter von Fürsorgepflicht-Software stellen?
Bitten Sie den Anbieter, eine Verbindung zu den Systemen herzustellen, in denen Ihre Reisepläne gespeichert sind, und testen Sie anschließend eine reale Reise aus Ihrem Programm: Fügen Sie eine außerhalb des Programms gebuchte Leistung hinzu, zeigen Sie die Reisenden auf der Karte inklusive Standortquelle an, senden Sie eine gezielte Warnung, informieren Sie alle Reisenden in einem Land per Nachricht und öffnen Sie das Risikoprofil des Reiseziels. Lassen Sie sich anschließend schriftlich zu DSGVO, Dokumentenspeicherung, Einwilligung und Mandantentrennung Auskunft geben.
Wie teste ich Traveler Tracking während einer Demo?
Nutzen Sie eine Reise mit geändertem Hotel oder einer außerhalb des Programms gebuchten Leistung. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Reisenden dennoch per GPS über die App lokalisieren kann, ob Sie die fehlende Buchung ergänzen können und ob die Karte zwischen Standorten aus dem Reiseplan und GPS-Standorten unterscheidet.
Was benötigt die IT-Sicherheit von einem Anbieter von Fürsorgepflicht-Software?
IT-Sicherheitsteams verlangen in der Regel Dokumentationen zu Architektur, Hosting, Datenverarbeitung und DSGVO sowie Angaben dazu, wie der Anbieter sensible Dokumente wie Passkopien speichert. Fordern Sie diese frühzeitig an, damit die Prüfung das Projekt nicht verzögert.
Können Sie Reisende verfolgen, die einen Teil ihrer Reise selbst buchen?
Mit mTrip ja. Traveler Tracking kombiniert PNR-Daten mit GPS-Standorten aus der mTrip-App, sodass Reisende, die ihren Standort teilen, unabhängig davon sichtbar bleiben, wie die einzelnen Reiseabschnitte gebucht wurden. Das Teilen des GPS-Standorts ist freiwillig und liegt in der Hand der Reisenden.
Wie werden Reisende vor der Abreise informiert?
mTrip versendet vor jeder Reise automatisch eine personalisierte E-Mail mit Reisehinweisen vor Abreise, die auf dem individuellen Reiseplan basiert. Sie enthält das Risikoniveau und aktuelle Warnungen zum Reiseziel, Notfallkontakte, erforderliche Dokumente, aktuelle Gesundheits- und Sicherheitswarnungen sowie lokale Veranstaltungen.
Kann eine TMC ihren Firmenkunden Zugriff auf das Risikodashboard geben?
Mit mTrip ja. Jeder Risikomanager eines Firmenkunden erhält einen eigenen Zugang zum Disruption-Dashboard, zu Traveler Tracking und zu den Länderrisikoprofilen, beschränkt auf die eigenen Reisenden. Er kann Warnungen empfangen, seine Reisenden per Nachricht informieren und Berichte exportieren, während die TMC den Überblick über alle Konten behält.
Können wir unseren aktuellen Anbieter für Risikoanalysen behalten?
Mit mTrip ja. Die Travel-Risk-Management-Software von mTrip bindet externe Anbieter für Risikoanalysen ein und kann mehrere davon gleichzeitig nutzen, zugewiesen je Firmenkunde.
Brauchen Reisende eine separate Sicherheits-App?
Eine separate App senkt die Nutzungsrate. Bei mTrip erscheinen Risikowarnungen und Reisehinweise vor Abreise in derselben App für Geschäftsreisen unter Ihrer Marke, in der auch der Reiseplan und die Reiseunterlagen der Reisenden hinterlegt sind.
Garantiert Fürsorgepflicht-Software die Sicherheit der Reisenden?
Das kann keine Plattform. Software liefert Ihrem Team Informationen, Transparenz und Kommunikationswerkzeuge. Ihre Reiserichtlinien, Entscheidungen und Reaktionsprozesse bleiben entscheidend.
Testen Sie diese Checkliste mit mTrip
Bringen Sie einen realen Reiseplan aus Ihrem Programm mit und erleben Sie, wie die Fürsorgepflicht- und Travel-Risk-Management-Software von mTrip alle acht Fragen beantwortet.