Einkaufsratgeber · Fürsorgepflicht
So bewerten Sie Fürsorgepflicht-Software: Eine Checkliste für TMCs und Corporate-Travel-Teams
Von mTrip · Veröffentlicht am 24. September 2026
Um Fürsorgepflicht-Software zu bewerten, nehmen Sie eine reale Reise aus Ihrem Programm und lassen Sie jeden Anbieter sie live durchspielen: den Reiseverlauf aus Ihren Buchungssystemen abrufen, den Reisenden lokalisieren, eine gezielte Benachrichtigung versenden, das Risikoprofil des Zielorts prüfen und zeigen, wie die Plattform Dokumente speichert und mit Einwilligungen umgeht. Diese Checkliste liefert Ihnen die acht Fragen, die Sie jedem Anbieter von Fürsorgepflicht- oder Travel-Risk-Management-Software stellen sollten, sowie Hinweise, wie eine gute Antwort aussieht.
Warum ändern sich die Anforderungen an Fürsorgepflicht-Software?
Travel-Manager kauften früher ein Tool für den Reiseverlauf und ergänzten es dann um einen Risikoanbieter, ein Tracking-Tool und einen Dokumententresor. Jedes dieser Systeme hatte einen eigenen Login, eine eigene Reisendenliste und einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Heute sitzen HR, Rechtsabteilung, IT-Sicherheit und Einkauf mit am Tisch. Sie fragen, ob Sie im Krisenfall jeden Reisenden lokalisieren können, wer welche Benachrichtigung erhält und wo Pass- und Visakopien gespeichert sind. Sie erwarten ein einziges führendes System und eine klare Berichterstattung und bewerten Travel-Risk-Management-Software inzwischen in derselben Ausschreibung wie die Bereitstellung des Reiseverlaufs.
Die Sichtbarkeitslücke
In einer GBTA-Foundation-Umfrage unter 148 US-amerikanischen Travel-Managern (2017) gab die Hälfte an, alle Mitarbeitenden innerhalb von zwei Stunden nach Beginn einer Krise lokalisieren zu können, während 29 % nicht wussten, wie lange dies dauern würde. Nur 20 % nutzten Technologie, um Buchungen außerhalb des Programms zu erfassen. In einer begleitenden GBTA-Umfrage unter 735 europäischen Geschäftsreisenden hatten mehr als 60 % außerhalb der Unternehmenskanäle gebucht. Die Zahlen sind einige Jahre alt, doch die beschriebenen Lücken sind genau die, die diese Checkliste prüft.
Eine Feature-Liste schließt diese Lücken nicht. Ein Livetest mit Ihren eigenen Daten schon.
Die Checkliste für Fürsorgepflicht-Software
Wählen Sie eine Reise aus dem letzten Quartal mit mindestens einem Flug, einem Hotel und einer Buchung außerhalb Ihres Programms aus. Bitten Sie jeden Anbieter von Fürsorgepflicht-Software, diese acht Fragen anhand dieser Reise während der Demo durchzugehen, und bewerten Sie jede Antwort für Ihre Ausschreibung.
1. Ist die Software mit allen Systemen verbunden, die Ihre Reiseverläufe enthalten?
Achten Sie auf: Live-Anbindungen an Ihr GDS, Ihre Online-Buchungstools, Mid-Office und Back-Office, sodass jede Reise die Plattform erreicht, unabhängig davon, wo sie gebucht wurde, und die Reisendenliste nie von einer Tabelle abhängt.
Bei mTrip: Reiseverläufe werden aus Amadeus, Sabre und Travelport, aus Online-Buchungstools wie Concur und Cytric sowie aus Mid-Office- und Back-Office-Systemen synchronisiert, mit denselben Daten, die auch die Verwaltung von Reiseverläufen ermöglichen.
2. Basiert das Tracking der Reisenden nur auf dem PNR?
Achten Sie auf: ein Tracking, das auch dann funktioniert, wenn ein Reisender einen Teil der Reise selbst bucht. Ein PNR zeigt nur, was über Ihre Buchungskanäle lief. Bucht ein Reisender ein Hotel oder eine Zugfahrt auf einer Verbraucherplattform, verlieren Tools, die sich allein auf den PNR verlassen, seine Spur. Diese Buchungen außerhalb des Programms, oft als Leakage bezeichnet, erzeugen genau die blinden Flecken, die im Ernstfall am meisten schaden.
Bei mTrip: Die mTrip-App ortet Reisende per GPS, sodass ein Reisender, der seinen Standort freigibt, unabhängig von der Buchungsart sichtbar bleibt. Travel Manager können außerdem Buchungen hinzufügen, die außerhalb der Haupt-Buchungsmaschine getätigt wurden, sodass der Reiseverlauf vollständig bleibt.
3. Zeigt die Karte, woher jeder Standort stammt?
Achten Sie auf: einen klaren Unterschied zwischen dem Ort, an dem sich ein Reisender laut Reiseverlauf befinden sollte, und dem Ort, den sein Smartphone meldet. Im Ernstfall muss Ihr Team wissen, welche der beiden Angaben es gerade sieht.
Bei mTrip: Das Tracking kombiniert PNR-Daten mit GPS-Daten aus der App, die der Reisende aktiv freigibt. Unser Leitfaden zum Reisenden-Tracking erklärt den Unterschied.
4. Kann jeder Firmenkunde ein eigenes Risiko-Dashboard erhalten?
Achten Sie auf: einen eigenen Zugang für den Risiko- oder Travel Manager Ihres Kunden, der nur die Reisenden des jeweiligen Unternehmens anzeigt, mit Alarmregeln, die für dieses Konto nach Risikostufe, Risikoart, Empfänger und Kanal konfiguriert sind.
Bei mTrip: Der Risikomanager jedes Kunden erhält einen eigenen Zugang zum Dashboard für Störungen (Flüge und Risikoereignisse), zum Tracking der Reisenden für schnelle Reaktionen und zu Länderrisikoprofilen zur Bewertung von Zielorten vor der Abreise. Er sieht nur die eigenen Reisenden, erhält Alarme gemäß den festgelegten Regeln, kontaktiert Reisende per Push-Nachricht, E-Mail oder SMS und exportiert Berichte. Die Regel-Engine für Risikoalarme arbeitet pro Konto.
5. Wie schnell können Sie eine Massenbenachrichtigung an ein Land senden?
Achten Sie auf: die Möglichkeit, nach Land zu filtern, die betroffenen Reisenden auszuwählen und innerhalb weniger Minuten von derselben Ansicht aus eine Nachricht zu versenden.
Bei mTrip: Sie filtern das Dashboard nach Konto, Land oder Reisendem und kontaktieren diese direkt.
6. Wie wird der Reisende vor der Abreise über das Reiseziel informiert?
Achten Sie auf: ein Briefing, das jedem Reisenden automatisch vor der Abreise zugestellt wird und auf dessen Reiseverlauf basiert, sodass niemand in Ihrem Team es manuell erstellen muss und niemand ohne dieses Briefing abreist.
Bei mTrip: Die Reisehinweise vor der Abreise gehen per E-Mail vor der Reise ein und sind auf das Reiseziel zugeschnitten: Risikostufe und aktuelle Hinweise, Notfallkontakte, erforderliche Dokumente, aktuelle Gesundheits- und Sicherheitswarnungen sowie lokale Ereignisse, die die Reise beeinflussen könnten. Grundlage sind die täglich aktualisierten Länderrisikoprofile für 206 Länder und Gebiete.
7. Werden Flugstörungen ebenso erfasst wie Sicherheitsrisiken?
Achten Sie auf: Verspätungen, Annullierungen und Risikoereignisse, die in einem einzigen Dashboard denselben Reisenden zugeordnet werden, sodass Ihr Team nicht zwischen einem Flugtool und einem Risikotool wechseln muss.
Bei mTrip: Das Dashboard für Störungen zeigt Flugereignisse von über 900 Fluggesellschaften und Risikoalarme gemeinsam an, jeweils den aktiven Buchungen zugeordnet.
8. Kann Ihre IT-Sicherheitsabteilung den Anbieter angemessen prüfen?
Achten Sie auf: Dokumentation zu Datenverarbeitung, Hosting und DSGVO, die Ihr Sicherheitsteam bewerten kann.
Bei mTrip: Fragen Sie Ihren mTrip-Ansprechpartner während der Evaluierung nach unserer Sicherheitsdokumentation.
Daten, Dokumente und Einwilligung: Was Sie fragen sollten
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz entscheiden oft darüber, für welche Travel Risk Management-Software Sie sich entscheiden. Bitten Sie jeden Anbieter, diese vier Fragen schriftlich zu beantworten.
Wie verarbeiten Sie personenbezogene Daten?
Erwarten Sie eine klare Antwort zur DSGVO. mTrip verarbeitet personenbezogene Daten von Reisenden im Einklang mit der DSGVO.
Wo werden Pass- und Visumkopien gespeichert?
Fragen Sie, wie der Anbieter sensible Dokumente speichert und wer darauf zugreifen kann. mTrip bewahrt Reiseunterlagen verschlüsselt auf, in derselben App wie den Reiseverlauf.
Wer kontrolliert die Standortfreigabe?
Das sollten die Reisenden selbst tun. Bei mTrip ist die GPS-Ortung optional, und Reisende, die ablehnen, bleiben über ihre Reiseverlaufsdaten abgedeckt. Erklären Sie den Reisenden, was die App teilt und wer es sieht. Klare Antworten erhöhen die Akzeptanz mehr als jede Vorgabe.
Wie trennen Sie unsere Kunden voneinander?
Ein TMC benötigt eine klare Trennung jedes Firmenkontos. mTrip aktiviert Travel Risk Management pro Kunde, mit eigenem Branding, eigener Domain, eigenen Alarmregeln und eigenen Einstellungen für den Risikoanbieter. Der Risikomanager jedes Kunden meldet sich an und sieht ausschließlich die Reisenden des eigenen Unternehmens.
Sollten Sie eigenständige Travel Risk Management-Tools ersetzen oder anbinden?
Die meisten Programme bezahlen bereits für einen Risikoinformationsdienst. Diese Spezialisten beschäftigen Analysten, die Ereignisse verifizieren und Alarme sowie Zielgebietsrecherchen veröffentlichen, die Reiseplattformen über APIs erhalten. Behalten Sie Ihren Anbieter. mTrip bindet externe Risikoinformationen ein und kann mehrere Anbieter gleichzeitig betreiben, jeweils einem Firmenkunden zugeordnet, sodass die Alarme direkt neben dem Reiseverlauf erscheinen.
Bei den umliegenden Tools lohnt sich die Konsolidierung. Separate Produkte für Ortung, Massenbenachrichtigung, Dokumentenspeicherung und Reiseunterlagenversand benötigen jeweils einen eigenen Datenfeed zu den Reisenden. Duty-of-Care-Software, die mit Ihrem GDS und Ihrer Mid-Office verbunden ist, ersetzt diese einzelnen Feeds durch einen zentralen.
| Bereich | Separate Tools | Eine Plattform |
|---|---|---|
| Reaktion auf Vorfälle | E-Mail des Anbieters mit einer Tabelle der Reisenden abgleichen | Betroffene Reisende anhand aktueller Reiseverläufe in einer einzigen Ansicht erkennen |
| Überwachung von Störungen | Flugalarme in einem Tool, Risikoalarme in einem anderen | Flugstörungen und Risikoereignisse in einem einzigen Dashboard |
| Anbieterprüfung | Mehrere Anbieter, Auftragsverarbeitungsverträge und Sicherheitsprüfungen | Ein Anbieter, ein Vertrag, eine Sicherheitsprüfung |
| Erfahrung der Reisenden | Eine separate Sicherheits-App mit eigenem Login | Alarme direkt in der markenspezifischen App, die auch den Reiseverlauf enthält |
Prüfen Sie noch einen Punkt: Was die Software anderen überlässt. mTrip entsendet keine Sicherheitsteams, organisiert keine Evakuierungen und leistet keine medizinische Unterstützung. Ihr Team oder Ihr Assistance-Dienstleister übernimmt die Reaktion, und die Plattform liefert die Information, wer betroffen ist, wo sich die Person befindet und wie sie zu erreichen ist.
Die vollständige Modulübersicht finden Sie auf der Seite mTrip Travel Risk Management-Software, und wie sie sich in eine umfassendere TMC-Systemlandschaft einfügt, auf Software für TMCs.
Häufige Fragen von Käufern
Was sollte ich einen Anbieter von Fürsorgepflicht-Software fragen?
Lassen Sie sich vom Anbieter zeigen, wie er sich an die Systeme anbindet, in denen Ihre Reiseverläufe liegen, und testen Sie dann eine reale Reise aus Ihrem Programm: Fügen Sie eine außerhalb des Programms gebuchte Leistung hinzu, lassen Sie sich den Reisenden mit der Quelle des Standorts auf der Karte anzeigen, senden Sie eine gezielte Warnmeldung, informieren Sie alle Reisenden in einem Land per Nachricht und rufen Sie das Risikoprofil des Reiseziels auf. Fordern Sie anschließend schriftliche Antworten zu DSGVO, Dokumentenspeicherung, Einwilligung und Mandantentrennung an.
Wie teste ich das Reisenden-Tracking während einer Demo?
Nehmen Sie eine Reise mit gewechseltem Hotel oder einer außerhalb des Programms gebuchten Leistung. Prüfen Sie, ob der Anbieter den Reisenden weiterhin per GPS aus der App orten kann, ob Sie die fehlende Buchung nachtragen können und ob die Karte Standorte aus dem Reiseverlauf von GPS-Standorten unterscheidet.
Was benötigt die IT-Sicherheit von einem Anbieter von Fürsorgepflicht-Software?
IT-Sicherheitsteams verlangen in der Regel Dokumentationen zu Architektur, Hosting, Datenverarbeitung und DSGVO sowie dazu, wie der Anbieter sensible Dokumente wie Passkopien speichert. Fordern Sie diese frühzeitig an, damit die Prüfung das Projekt nicht verzögert.
Können Sie Reisende orten, die einen Teil ihrer Reise selbst buchen?
Mit mTrip ja. Das Tracking kombiniert PNR-Daten mit GPS-Daten aus der mTrip-App, sodass ein Reisender, der seinen Standort teilt, unabhängig davon sichtbar bleibt, wie die einzelnen Reiseabschnitte gebucht wurden. Die GPS-Freigabe erfolgt freiwillig und wird vom Reisenden selbst gesteuert.
Wie werden Reisende vor der Abreise informiert?
mTrip sendet jedem Reisenden vor der Reise eine personalisierte Pre-Travel-Advice-E-Mail, die automatisch aus seinem Reiseverlauf erstellt wird. Sie enthält das Risikoniveau und die Reisehinweise für das Reiseziel, Notfallkontakte, erforderliche Reiseunterlagen, aktuelle Gesundheits- und Sicherheitswarnungen sowie lokale Veranstaltungen.
Kann ein TMC seinen Firmenkunden Zugriff auf das Risiko-Dashboard geben?
Mit mTrip ja. Der Risikomanager jedes Firmenkunden erhält einen eigenen Zugang zum Störungs-Dashboard, zum Reisenden-Tracking und zu den Länderrisikoprofilen, beschränkt auf die eigenen Reisenden. Er kann Warnmeldungen empfangen, seine Reisenden kontaktieren und Berichte exportieren, während das TMC den Überblick über alle Konten behält.
Können wir unseren aktuellen Anbieter für Risikoinformationen behalten?
Mit mTrip ja. Die Travel-Risk-Management-Software von mTrip bindet externe Anbieter von Risikoinformationen an und kann mehrere gleichzeitig einsetzen, jeweils einem Firmenkunden zugeordnet.
Brauchen Reisende eine separate Sicherheits-App?
Eine separate App senkt die Nutzungsrate. Bei mTrip erscheinen Risikowarnungen und Pre-Travel-Advice in derselben Business-Travel-App im eigenen Branding, in der auch der Reiseverlauf und die Reiseunterlagen des Reisenden liegen.
Garantiert Fürsorgepflicht-Software die Sicherheit der Reisenden?
Das kann keine Plattform. Software liefert Ihrem Team Informationen, Transparenz und Kommunikationswerkzeuge. Ihre Reiserichtlinien, Entscheidungen und Reaktionsprozesse bleiben entscheidend.
Testen Sie diese Checkliste mit mTrip
Bringen Sie einen realen Reiseverlauf aus Ihrem Programm mit und erleben Sie, wie die Fürsorgepflicht- und Travel-Risk-Management-Software von mTrip alle acht Fragen beantwortet.