Przewodnik dla kupujących · Duty of care
Jak ocenić oprogramowanie duty of care: lista kontrolna dla TMC i zespołów podróży służbowych
mTrip · Opublikowano 24 września 2026
Aby ocenić oprogramowanie duty of care, proszę wziąć rzeczywisty wyjazd z Państwa programu i poprosić każdego dostawcę o przeprowadzenie go na żywo: pobranie planu podróży z systemów rezerwacyjnych, zlokalizowanie podróżnego, wysłanie ukierunkowanego alertu, sprawdzenie profilu ryzyka miejsca docelowego oraz pokazanie, jak platforma przechowuje dokumenty i obsługuje zgody. Ta lista kontrolna zawiera osiem pytań, które warto zadać każdemu dostawcy oprogramowania duty of care lub zarządzania ryzykiem podróży, wraz z przykładami dobrych odpowiedzi.
Dlaczego zmieniają się wymagania wobec oprogramowania duty of care?
Wcześniej travel managerowie kupowali narzędzie do tworzenia planów podróży, a następnie dokładali do niego dostawcę usług związanych z ryzykiem, narzędzie do śledzenia podróżnych oraz repozytorium dokumentów. Każde z nich miało własne logowanie, własną listę podróżnych i własną umowę powierzenia przetwarzania danych.
Dziś przy stole zasiadają dział HR, dział prawny, bezpieczeństwo IT i dział zakupów. Pytają, czy potraficie zlokalizować każdego podróżnego podczas incydentu, kto otrzymuje który alert i gdzie przechowywane są kopie paszportów i wiz. Oczekują jednego systemu ewidencji i przejrzystego raportowania, a oprogramowanie do zarządzania ryzykiem podróży oceniają teraz razem z dostarczaniem planów podróży w ramach tego samego zapytania ofertowego.
Luka w widoczności
Z badania fundacji GBTA obejmującego 148 amerykańskich travel managerów (2017 r.) wynika, że połowa z nich potrafiła zlokalizować wszystkich pracowników w ciągu dwóch godzin od wystąpienia kryzysu, a 29% nie wiedziało, ile czasu by to zajęło. Tylko 20% korzystało z technologii do rejestrowania rezerwacji dokonanych poza programem podróży służbowych. W towarzyszącym badaniu GBTA obejmującym 735 europejskich podróżnych służbowych ponad 60% dokonało rezerwacji poza firmowymi kanałami. Dane pochodzą sprzed kilku lat, ale luki, które opisują, to właśnie te, które sprawdza niniejsza lista kontrolna.
Sama lista funkcji nie zamknie tych luk. Zrobi to jednak test na żywo przeprowadzony na Państwa własnych danych.
Lista kontrolna oprogramowania duty of care
Wybierzcie Państwo podróż z ostatniego kwartału obejmującą co najmniej jeden lot, jeden hotel i jedną rezerwację dokonaną poza Państwa programem. Poproście każdego dostawcę oprogramowania duty of care o przejście przez te osiem pytań na jej przykładzie podczas prezentacji i oceńcie każdą odpowiedź na potrzeby swojego zapytania ofertowego.
1. Czy system łączy się z każdym systemem, w którym znajdują się Państwa plany podróży?
Na co zwrócić uwagę: na aktywne połączenia z Państwa GDS, narzędziami do samodzielnej rezerwacji, mid-office i back-office, tak aby każda podróż trafiała do platformy niezależnie od tego, gdzie została zarezerwowana, a lista podróżnych nigdy nie zależała od arkusza kalkulacyjnego.
W mTrip: plany podróży synchronizują się z Amadeus, Sabre i Travelport, z narzędziami do samodzielnej rezerwacji, takimi jak Concur i Cytric, oraz z systemami mid-office i back-office, czyli tymi samymi danymi, które zasilają zarządzanie planami podróży.
2. Czy lokalizowanie podróżnych opiera się wyłącznie na PNR?
Na co zwrócić uwagę: na lokalizowanie, które działa również wtedy, gdy podróżny sam rezerwuje część podróży. PNR pokazuje wyłącznie to, co przeszło przez Państwa kanały rezerwacyjne. Gdy podróżny rezerwuje hotel lub pociąg w serwisie konsumenckim, narzędzia oparte wyłącznie na PNR tracą go z pola widzenia. Te rezerwacje poza programem, często nazywane wyciekiem rezerwacji, tworzą właśnie te luki w widoczności, które najbardziej dają się we znaki podczas zdarzenia kryzysowego.
W mTrip: aplikacja mTrip lokalizuje podróżnych na podstawie GPS, dzięki czemu podróżny, który udostępnia swoją lokalizację, pozostaje widoczny niezależnie od sposobu dokonania rezerwacji. Osoby zarządzające podróżami mogą też dodawać rezerwacje dokonane poza głównym systemem rezerwacyjnym, dzięki czemu plan podróży pozostaje kompletny.
3. Czy mapa pokazuje, skąd pochodzi każda lokalizacja?
Na co zwrócić uwagę: na wyraźne rozróżnienie między tym, gdzie zgodnie z planem podróży powinien znajdować się podróżny, a tym, gdzie zgłasza go jego telefon. Podczas zdarzenia kryzysowego Państwa zespół musi wiedzieć, na które z tych dwóch źródeł patrzy.
W mTrip: lokalizowanie łączy dane z PNR z lokalizacją GPS udostępnianą dobrowolnie przez aplikację. Różnicę wyjaśnia nasz przewodnik po lokalizowaniu podróżnych.
4. Czy każdy klient korporacyjny może otrzymać własny panel ryzyka?
Na co zwrócić uwagę: na osobne logowanie dla osoby zarządzającej ryzykiem lub podróżami po stronie Państwa klienta, które pokazuje wyłącznie podróżnych z jego firmy, z regułami powiadomień ustawionymi dla tego konta według poziomu ryzyka, rodzaju ryzyka, odbiorcy i kanału.
W mTrip: osoba zarządzająca ryzykiem po stronie każdego klienta otrzymuje własny dostęp do panelu zakłóceń (loty i zdarzenia ryzyka), do lokalizowania podróżnych umożliwiającego szybką reakcję oraz do profili ryzyka krajów pozwalających ocenić kierunek przed wyjazdem. Widzi wyłącznie własnych podróżnych, otrzymuje powiadomienia zgodnie z regułami, wysyła wiadomości do podróżnych przez push, e-mail lub SMS oraz eksportuje raporty. Silnik reguł powiadomień o ryzyku działa niezależnie dla każdego konta.
5. Jak szybko można wysłać masowe powiadomienie do jednego kraju?
Na co zwrócić uwagę: na możliwość filtrowania według kraju, wybrania dotkniętych podróżnych i wysłania wiadomości z tego samego ekranu, w ciągu kilku minut.
W mTrip: filtrują Państwo panel według konta, kraju lub podróżnego i wysyłają wiadomość bezpośrednio do niego.
6. Jak podróżny jest informowany o kierunku podróży przed wyjazdem?
Na co zwrócić uwagę: na automatyczny briefing wysyłany do każdego podróżnego przed wyjazdem, przygotowywany na podstawie jego planu podróży, tak aby nikt w Państwa zespole nie musiał pisać go ręcznie i nikt nie wyjeżdżał bez niego.
W mTrip: informacje przedwyjazdowe docierają e-mailem przed podróżą, spersonalizowane pod kątem kierunku: poziom ryzyka i aktualne ostrzeżenia, kontakty alarmowe, wymagane dokumenty, ostatnie alerty zdrowotne i bezpieczeństwa oraz lokalne wydarzenia, które mogą wpłynąć na podróż. Informacje te opierają się na profilach ryzyka dla 206 krajów i terytoriów, aktualizowanych codziennie.
7. Czy system śledzi zarówno zakłócenia lotów, jak i zagrożenia bezpieczeństwa?
Na co zwrócić uwagę: na opóźnienia, odwołania i zdarzenia ryzyka przypisane do tych samych podróżnych w jednym panelu, tak aby Państwa zespół nie musiał przełączać się między narzędziem do lotów a narzędziem do ryzyka.
W mTrip: panel zakłóceń pokazuje razem zdarzenia lotnicze z ponad 900 linii lotniczych oraz alerty ryzyka, przypisane do aktywnych rezerwacji.
8. Czy dział bezpieczeństwa IT może rzetelnie ocenić dostawcę?
Na co zwrócić uwagę: na dokumentację dotyczącą przetwarzania danych, hostingu i RODO, którą Państwa dział bezpieczeństwa może ocenić.
W mTrip: podczas oceny wystarczy poprosić opiekuna mTrip o naszą dokumentację bezpieczeństwa.
Dane, dokumenty i zgoda: o co zapytać
Pytania dotyczące bezpieczeństwa i prywatności często decydują o wyborze oprogramowania do zarządzania ryzykiem w podróży. Proszę poprosić każdego dostawcę o pisemną odpowiedź na te cztery pytania.
W jaki sposób przetwarzają Państwo dane osobowe?
Proszę oczekiwać jednoznacznej odpowiedzi w kwestii RODO. mTrip przetwarza dane osobowe podróżnych zgodnie z RODO.
Gdzie przechowywane są kopie paszportów i wiz?
Proszę zapytać, jak dostawca przechowuje wrażliwe dokumenty i kto ma do nich dostęp. mTrip przechowuje dokumenty podróży w zaszyfrowanym repozytorium, w tej samej aplikacji, w której znajduje się plan podróży.
Kto decyduje o udostępnianiu lokalizacji?
Powinien o tym decydować podróżny. W mTrip śledzenie GPS wymaga zgody podróżnego, a osoby, które z niego zrezygnują, nadal są objęte ochroną dzięki danym z planu podróży. Warto poinformować podróżnych, jakie dane udostępnia aplikacja i kto ma do nich dostęp. Jasne zasady zwiększają akceptację bardziej niż jakikolwiek nakaz.
W jaki sposób oddzielają Państwo dane naszych klientów?
TMC potrzebuje pełnego rozdzielenia poszczególnych kont korporacyjnych. mTrip aktywuje zarządzanie ryzykiem osobno dla każdego konta, z własnym brandingiem, domeną, regułami powiadomień i ustawieniami dostawcy danych o ryzyku. Osoba odpowiedzialna za ryzyko po stronie klienta loguje się i widzi wyłącznie podróżnych swojej firmy.
Czy warto zastąpić samodzielne narzędzia do zarządzania ryzykiem w podróży, czy raczej je zintegrować?
Większość programów korzysta już z płatnego dostawcy danych o zagrożeniach. Tacy specjaliści zatrudniają analityków, którzy weryfikują zdarzenia i publikują alerty oraz analizy dotyczące poszczególnych kierunków, a platformy podróży otrzymują te dane przez API. Warto zachować obecnego dostawcę. mTrip integruje zewnętrzne źródła danych o ryzyku i może obsługiwać kilku dostawców jednocześnie, przypisanych do poszczególnych klientów korporacyjnych, dzięki czemu alerty pojawiają się bezpośrednio przy planie podróży.
To narzędzia wokół tego rdzenia najbardziej zyskują na konsolidacji. Osobne produkty do śledzenia, powiadomień masowych, przechowywania dokumentów i dostarczania planów podróży wymagają każdy własnego źródła danych o podróżnych. Oprogramowanie duty of care zasilane danymi z Państwa GDS i mid-office zastępuje te osobne źródła jednym.
| Obszar | Osobne narzędzia | Jedna platforma |
|---|---|---|
| Reakcja na zdarzenie | Porównywanie e-maila od dostawcy z arkuszem podróżnych | Identyfikacja dotkniętych podróżnych na podstawie aktualnych planów podróży w jednym widoku |
| Monitorowanie zakłóceń | Alerty lotnicze w jednym narzędziu, alerty o ryzyku w innym | Zakłócenia lotów i zdarzenia ryzyka w jednym panelu |
| Weryfikacja dostawcy | Wielu dostawców, wiele umów powierzenia danych i wiele audytów bezpieczeństwa | Jeden dostawca, jedna umowa, jeden audyt bezpieczeństwa |
| Doświadczenie podróżnego | Osobna aplikacja bezpieczeństwa i osobne logowanie | Alerty w aplikacji z marką klienta, w której znajduje się plan podróży |
Warto sprawdzić jeszcze jedną rzecz: co pozostaje poza zakresem oprogramowania. mTrip nie wysyła zespołów ochrony, nie organizuje ewakuacji ani nie zapewnia pomocy medycznej. Reakcję prowadzi Państwa zespół lub dostawca assistance, a platforma dostarcza im informacje o tym, kto jest zagrożony, gdzie się znajduje i jak się z nim skontaktować.
Pełną listę modułów znajdą Państwo na stronie oprogramowania mTrip do zarządzania ryzykiem w podróży, a informacje o tym, jak wpisuje się to w szerszy zestaw narzędzi dla TMC, na stronie oprogramowanie dla TMC.
Najczęściej zadawane pytania
Co powinniśmy zapytać dostawcę oprogramowania duty of care?
Należy poprosić dostawcę o połączenie z systemami, w których przechowywane są plany podróży, a następnie przetestować to na rzeczywistym wyjeździe z programu: dodać rezerwację poza programem, sprawdzić, czy podróżny jest widoczny na mapie wraz z informacją o źródle lokalizacji, wysłać ukierunkowany alert, wysłać komunikat do wszystkich osób w jednym kraju oraz otworzyć profil ryzyka dla danego kierunku. Następnie warto poprosić o pisemne odpowiedzi dotyczące RODO, przechowywania dokumentów, zgód oraz rozdzielenia danych klientów.
Jak przetestować śledzenie podróżnych podczas demo?
Warto wykorzystać wyjazd, w którym zmieniono hotel lub dokonano rezerwacji poza programem. Należy sprawdzić, czy dostawca nadal lokalizuje podróżnego za pomocą GPS z aplikacji, czy można dodać brakującą rezerwację oraz czy mapa rozróżnia lokalizacje wynikające z planu podróży od lokalizacji GPS.
Czego dział bezpieczeństwa IT potrzebuje od dostawcy oprogramowania duty of care?
Zespoły bezpieczeństwa IT zazwyczaj wymagają dokumentacji dotyczącej architektury systemu, hostingu, przetwarzania danych oraz RODO, a także informacji o sposobie przechowywania wrażliwych dokumentów, takich jak skany paszportów. Warto poprosić o te informacje na wczesnym etapie, aby przegląd nie wydłużał realizacji projektu.
Czy można śledzić podróżnych, którzy część wyjazdu rezerwują samodzielnie?
Tak, w przypadku mTrip. Śledzenie łączy dane PNR z lokalizacją GPS z aplikacji mTrip, dzięki czemu podróżny, który udostępnia swoją lokalizację, jest widoczny niezależnie od tego, jak zarezerwowano poszczególne elementy podróży. Udostępnianie GPS jest opcjonalne i kontrolowane przez podróżnego.
Jak podróżni są informowani przed wyjazdem?
mTrip wysyła każdemu podróżnemu spersonalizowany e-mail z informacjami przed wyjazdem, generowany na podstawie jego planu podróży. Obejmuje on poziom ryzyka i ostrzeżenia dla danego kierunku, kontakty alarmowe, wymagane dokumenty, aktualne alerty zdrowotne i dotyczące bezpieczeństwa oraz lokalne wydarzenia.
Czy TMC może udostępnić swoim klientom korporacyjnym dostęp do panelu ryzyka?
Tak, w przypadku mTrip. Osoba odpowiedzialna za ryzyko u każdego klienta korporacyjnego otrzymuje własny login do panelu zakłóceń, śledzenia podróżnych i profili ryzyka krajów, ograniczony wyłącznie do jej podróżnych. Może otrzymywać alerty, wysyłać komunikaty do swoich podróżnych i eksportować raporty, natomiast TMC zachowuje nadzór nad wszystkimi kontami.
Czy możemy zachować naszego obecnego dostawcę informacji o ryzyku?
Tak, w przypadku mTrip. Oprogramowanie mTrip do zarządzania ryzykiem integruje zewnętrznych dostawców informacji o ryzyku i może obsługiwać kilku z nich jednocześnie, przypisanych do poszczególnych klientów korporacyjnych.
Czy podróżni powinni korzystać z osobnej aplikacji bezpieczeństwa?
Osobna aplikacja zmniejsza poziom wykorzystania. W mTrip alerty o ryzyku i informacje przed wyjazdem znajdują się w tej samej aplikacji do podróży służbowych z własną marką klienta, w której przechowywany jest plan podróży i dokumenty podróżnego.
Czy oprogramowanie duty of care gwarantuje bezpieczeństwo podróżnych?
Żadna platforma nie może tego zagwarantować. Oprogramowanie zapewnia zespołowi informacje, widoczność i narzędzia komunikacji. Polityka podróży, decyzje i procedury reagowania pozostają kluczowe.
Przetestujcie tę listę kontrolną w mTrip
Przygotujcie prawdziwy plan podróży z Waszego programu i sprawdźcie, jak oprogramowanie mTrip do duty of care i zarządzania ryzykiem odpowiada na wszystkie osiem pytań.