Guida all’acquisto · Duty of care
Come valutare un software di duty of care: una checklist per TMC e team di travel management aziendale
Di mTrip · Pubblicato il 24 settembre 2026
Per valutare un software di duty of care, prendete un viaggio reale del vostro programma e chiedete a ciascun fornitore di eseguirlo dal vivo: estrarre l’itinerario dai vostri sistemi di prenotazione, localizzare il viaggiatore, inviare un avviso mirato, verificare il profilo di rischio della destinazione e mostrare come la piattaforma conserva i documenti e gestisce il consenso. Questa checklist vi fornisce le otto domande da porre a qualsiasi fornitore di software di duty of care o travel risk management, e come dovrebbe essere una buona risposta.
Perché stanno cambiando i requisiti dei software di duty of care?
In passato i travel manager acquistavano uno strumento per gli itinerari, poi aggiungevano un fornitore di servizi di rischio, uno strumento di tracciamento e un archivio documentale. Ognuno aveva il proprio login, il proprio elenco di viaggiatori e il proprio accordo sul trattamento dei dati.
Oggi al tavolo siedono anche HR, ufficio legale, sicurezza IT e procurement. Chiedono se siete in grado di localizzare ogni viaggiatore durante un incidente, chi riceve quale avviso e dove sono conservate le copie di passaporti e visti. Vogliono un unico sistema di riferimento e una reportistica chiara, e ora valutano il software di travel risk management insieme alla consegna degli itinerari nella stessa RFP.
Il divario di visibilità
In un’indagine della GBTA Foundation su 148 travel manager statunitensi (2017), la metà ha dichiarato di poter localizzare tutti i dipendenti entro due ore da una crisi, mentre il 29% non sapeva quanto tempo ci sarebbe voluto. Solo il 20% utilizzava una tecnologia per rilevare le prenotazioni effettuate al di fuori del programma aziendale. In un’indagine collegata della GBTA su 735 viaggiatori d’affari europei, oltre il 60% aveva prenotato al di fuori dei canali aziendali. I dati risalgono ad alcuni anni fa, ma i divari che descrivono sono proprio quelli che questa checklist verifica.
Un elenco di funzionalità non colmerà questi divari. Un test dal vivo sui vostri dati sì.
La checklist per il software di duty of care
Scegliete un viaggio dell’ultimo trimestre con almeno un volo, un hotel e una prenotazione effettuata fuori dal vostro programma. Chiedete a ciascun fornitore di software di duty of care di percorrere queste otto domande durante la demo e assegnate un punteggio a ogni risposta per la vostra RFP.
1. Si collega a tutti i sistemi che contengono i vostri itinerari?
Verificate: la presenza di connessioni live al vostro GDS, ai booking tool online, al gestionale e al back-office, in modo che ogni viaggio arrivi alla piattaforma indipendentemente da dove è stato prenotato e l’elenco dei viaggiatori non dipenda mai da un foglio di calcolo.
Con mTrip: gli itinerari si sincronizzano da Amadeus, Sabre e Travelport, dai booking tool online come Concur e Cytric, e dai sistemi di gestionale e back-office, gli stessi dati che alimentano la gestione degli itinerari.
2. La localizzazione dei viaggiatori si basa solo sul PNR?
Verificate: che il tracciamento funzioni anche quando un viaggiatore prenota parte del viaggio autonomamente. Un PNR mostra solo ciò che è passato attraverso i vostri canali di prenotazione. Quando un viaggiatore prenota un hotel o un treno su un sito consumer, gli strumenti che si basano solo sul PNR lo perdono di vista. Queste prenotazioni fuori programma, spesso chiamate leakage, creano i punti ciechi che pesano di più durante un incidente.
Con mTrip: l’app mTrip localizza i viaggiatori via GPS, quindi un viaggiatore che condivide la propria posizione resta visibile indipendentemente da come è stata effettuata la prenotazione. I travel manager possono anche aggiungere prenotazioni effettuate fuori dal booking engine principale, in modo che l’itinerario resti completo.
3. La mappa indica da dove proviene ciascuna posizione?
Verificate: che ci sia una chiara distinzione tra il luogo in cui l’itinerario indica che il viaggiatore dovrebbe trovarsi e quello segnalato dal suo telefono. Durante un incidente, il vostro team deve sapere quale delle due informazioni sta consultando.
Con mTrip: il tracciamento combina i dati del PNR con il GPS attivato volontariamente dall’app. La nostra guida alla localizzazione dei viaggiatori spiega questa differenza.
4. Ogni cliente corporate può avere una propria dashboard dei rischi?
Verificate: la disponibilità di un accesso separato per il risk o travel manager del vostro cliente che mostri solo i viaggiatori della sua azienda, con regole di allerta impostate per quell’account in base a livello di rischio, tipo di rischio, destinatario e canale.
Con mTrip: il risk manager di ogni cliente riceve un proprio accesso alla dashboard degli imprevisti (voli ed eventi di rischio), alla localizzazione dei viaggiatori per reagire rapidamente, e ai profili di rischio dei paesi per valutare le destinazioni prima della partenza. Vede solo i propri viaggiatori, riceve allerte in base alle regole impostate, comunica con i viaggiatori via push, e-mail o SMS, ed esporta i report. Il motore delle regole di allerta di rischio funziona per singolo account.
5. Quanto velocemente si può inviare una notifica di massa a un intero paese?
Verificate: la possibilità di filtrare per paese, selezionare i viaggiatori interessati e inviare un messaggio dalla stessa schermata, in pochi minuti.
Con mTrip: filtrate la dashboard per account, paese o viaggiatore e inviate loro un messaggio direttamente.
6. Come viene informato il viaggiatore sulla destinazione prima della partenza?
Verificate: l’invio automatico a ciascun viaggiatore di un briefing prima della partenza, generato a partire dal suo itinerario, così nessuno del vostro team deve scriverlo a mano e nessun viaggiatore parte senza averlo ricevuto.
Con mTrip: le informazioni pre-partenza arrivano via e-mail prima del viaggio, personalizzate per la destinazione: livello di rischio e avvisi correnti, contatti di emergenza, documentazione richiesta, allerte sanitarie e di sicurezza recenti ed eventi locali che potrebbero influire sul viaggio. Si basano sui profili di rischio di 206 paesi e territori, aggiornati quotidianamente.
7. Traccia sia gli imprevisti di volo che i rischi per la sicurezza?
Verificate: che ritardi, cancellazioni ed eventi di rischio siano associati agli stessi viaggiatori in un’unica dashboard, così il vostro team non deve passare da uno strumento per i voli a uno strumento per il rischio.
Con mTrip: la dashboard degli imprevisti mostra insieme gli eventi di volo di oltre 900 compagnie aeree e le allerte di rischio, associati alle prenotazioni attive.
8. Il vostro reparto IT security può valutare correttamente il fornitore?
Verificate: la disponibilità di documentazione su gestione dei dati, hosting e GDPR che il vostro team di sicurezza possa valutare.
Con mTrip: chiedete al vostro referente mTrip la nostra documentazione di sicurezza durante la fase di valutazione.
Dati, documenti e consenso: cosa chiedere
Le domande su sicurezza e privacy spesso determinano quale software di travel risk management scegliere. Chiedete a ogni fornitore di rispondere per iscritto a queste quattro domande.
Come trattate i dati personali?
Aspettatevi una risposta chiara sul GDPR. mTrip tratta i dati personali dei viaggiatori nel rispetto del GDPR.
Dove sono conservate le copie di passaporti e visti?
Chiedete come il fornitore conserva i documenti sensibili e chi può visualizzarli. mTrip conserva i documenti di viaggio in uno storage criptato, all’interno della stessa app che contiene l’itinerario.
Chi controlla la condivisione della posizione?
Dovrebbe farlo il viaggiatore. In mTrip il tracciamento GPS è opt-in e i viaggiatori che decidono di non attivarlo restano comunque coperti tramite i dati dell’itinerario. Spiegate ai viaggiatori cosa condivide l’app e chi può vederlo. Risposte chiare aumentano l’adozione più di qualsiasi obbligo.
Come separate i nostri clienti?
Una TMC ha bisogno di tenere ogni account aziendale separato dagli altri. mTrip attiva il travel risk management per singolo account, con branding, dominio, regole di allerta e impostazioni del fornitore di risk intelligence propri. Il risk manager di ciascun cliente accede e vede solo i viaggiatori della propria azienda.
Meglio sostituire gli strumenti di travel risk management standalone o collegarli?
La maggior parte dei programmi paga già un fornitore di risk intelligence. Questi specialisti impiegano analisti che verificano gli eventi e pubblicano allerte e ricerche sulle destinazioni, che le piattaforme di viaggio ricevono tramite API. Mantenete il vostro fornitore. mTrip integra la risk intelligence esterna e può gestire più fornitori contemporaneamente, assegnati per singolo cliente aziendale, in modo che le allerte compaiano accanto all’itinerario.
È sugli strumenti a corollario che la consolidazione conviene davvero. Prodotti separati per tracciamento, notifiche di massa, archiviazione dei documenti e invio dell’itinerario richiedono ciascuno un proprio flusso di dati sui viaggiatori. Un software duty of care alimentato dal vostro GDS e dal gestionale sostituisce questi flussi con uno solo.
| Area | Strumenti separati | Un’unica piattaforma |
|---|---|---|
| Gestione degli incidenti | Verificare manualmente l’e-mail di un fornitore incrociandola con un elenco di viaggiatori | Identificare i viaggiatori coinvolti dagli itinerari in tempo reale in un’unica schermata |
| Monitoraggio degli imprevisti | Allerte sui voli in uno strumento, allerte di rischio in un altro | Disservizi sui voli ed eventi di rischio in un’unica dashboard |
| Verifica dei fornitori | Più fornitori, più accordi sul trattamento dei dati e più verifiche di sicurezza | Un solo fornitore, un solo accordo, una sola verifica di sicurezza |
| Esperienza del viaggiatore | Un’app di sicurezza separata con un login dedicato | Allerte all’interno dell’app brandizzata che contiene già l’itinerario |
Verificate anche un’altra cosa: cosa il software lascia fare ad altri. mTrip non invia squadre di sicurezza, non organizza evacuazioni e non fornisce assistenza medica. È il vostro team o il vostro provider di assistenza a gestire la risposta, mentre la piattaforma indica chi è coinvolto, dove si trova e come contattarlo.
Consultate l’elenco completo dei moduli sulla pagina mTrip travel risk management software, oppure scoprite come si integra in uno stack più ampio per TMC su software per TMC.
Domande frequenti degli acquirenti
Cosa dovrei chiedere a un fornitore di software per il duty of care?
Chiedete al fornitore di collegarsi ai sistemi che contengono i vostri itinerari, poi fate una prova con un viaggio reale del vostro programma: aggiungete una prenotazione fuori programma, visualizzate il viaggiatore sulla mappa con l’origine della posizione, inviate un avviso mirato, inviate un messaggio a tutti in un determinato paese e apri il profilo di rischio della destinazione. Chiedete poi risposte scritte su GDPR, conservazione dei documenti, consenso e separazione tra i clienti.
Come si testa la localizzazione dei viaggiatori durante una demo?
Utilizzate un viaggio con un hotel cambiato o una prenotazione effettuata fuori dal programma. Verificate se il fornitore riesce comunque a localizzare il viaggiatore tramite il GPS dell’app, se potete aggiungere la prenotazione mancante e se la mappa distingue le posizioni basate sull’itinerario da quelle basate sul GPS.
Cosa deve verificare l’IT security in un fornitore di software per il duty of care?
I team di IT security richiedono solitamente documentazione sull’architettura, sull’hosting, sul trattamento dei dati e sul GDPR, oltre a informazioni su come il fornitore conserva documenti sensibili come le copie dei passaporti. Richiedetela per tempo, così la verifica non ritarda il progetto.
Potete localizzare i viaggiatori che prenotano da soli parte del viaggio?
Con mTrip, sì. La localizzazione combina i dati del PNR con il GPS dell’app mTrip, così un viaggiatore che condivide la propria posizione resta visibile indipendentemente da come è stata prenotata ciascuna parte del viaggio. La condivisione del GPS è facoltativa e controllata dal viaggiatore.
Come vengono informati i viaggiatori prima della partenza?
mTrip invia a ogni viaggiatore un’email personalizzata di consigli pre-partenza, generata a partire dal suo itinerario. L’email indica il livello di rischio e le avvertenze relative alla destinazione, i contatti d’emergenza, la documentazione richiesta, gli avvisi recenti in materia sanitaria e di sicurezza, e gli eventi locali.
Una TMC può dare ai propri clienti corporate l’accesso alla dashboard di rischio?
Con mTrip, sì. Il risk manager di ogni cliente corporate riceve un accesso proprio alla dashboard delle interruzioni, alla localizzazione dei viaggiatori e ai profili di rischio dei paesi, limitato ai propri viaggiatori. Può ricevere avvisi, inviare messaggi ai propri viaggiatori ed esportare report, mentre la TMC mantiene il controllo su tutti gli account.
Possiamo mantenere il nostro attuale fornitore di risk intelligence?
Con mTrip, sì. Il software di travel risk management di mTrip integra fornitori esterni di risk intelligence e può gestirne più di uno contemporaneamente, assegnati per singolo cliente corporate.
I viaggiatori dovrebbero avere bisogno di un’app di sicurezza separata?
Un’app separata riduce l’adozione. In mTrip, gli avvisi di rischio e i consigli pre-partenza compaiono all’interno della stessa app per i viaggi d’affari con il marchio del cliente che contiene l’itinerario e i documenti del viaggiatore.
Il software per il duty of care garantisce la sicurezza dei viaggiatori?
Nessuna piattaforma può garantirla. Il software fornisce al vostro team informazioni, visibilità e strumenti di comunicazione. Le vostre policy di viaggio, decisioni e procedure di risposta restano essenziali.
Provate questa checklist su mTrip
Portate un itinerario reale del vostro programma e scoprite come il software per il duty of care e il travel risk management di mTrip risponde a tutte le otto domande.