Guía de compra · Deber de cuidado
Cómo evaluar software de deber de cuidado: una checklist para TMC y equipos de viajes corporativos
Por mTrip · Publicado el 24 de septiembre de 2026
Para evaluar un software de deber de cuidado, toma un viaje real de tu programa y pide a cada proveedor que lo ejecute en directo: que extraiga el itinerario de tus sistemas de reserva, localice al viajero, envíe una alerta dirigida, consulte el perfil de riesgo del destino y muestre cómo almacena los documentos y gestiona el consentimiento. Esta checklist te da las ocho preguntas que debes hacer a cualquier proveedor de software de deber de cuidado o gestión de riesgos, y cómo debería ser una buena respuesta.
¿Por qué están cambiando los requisitos del software de deber de cuidado?
Antes, los travel managers compraban una herramienta de itinerarios y después añadían un proveedor de riesgos, una herramienta de seguimiento y un repositorio de documentos. Cada una venía con su propio acceso, su propia lista de viajeros y su propio acuerdo de tratamiento de datos.
Hoy, RR. HH., legal, seguridad informática y compras están presentes en la decisión. Preguntan si puedes localizar a cada viajero durante un incidente, quién recibe cada alerta y dónde se guardan las copias de pasaporte y visado. Quieren un único sistema de referencia y una información clara, y ahora evalúan el software de gestión de riesgos junto con la entrega del itinerario en la misma RFP.
La brecha de visibilidad
En una encuesta de la GBTA Foundation a 148 travel managers de Estados Unidos (2017), la mitad afirmó poder localizar a todos los empleados en menos de dos horas tras una crisis, y el 29% no sabía cuánto tardaría. Solo el 20% utilizaba tecnología para capturar las reservas realizadas fuera del programa. En una encuesta complementaria de la GBTA a 735 viajeros de negocios europeos, más del 60% había reservado fuera de los canales de la empresa. Los datos tienen ya algunos años, y las brechas que describen son precisamente las que pone a prueba esta checklist.
Una lista de funciones no cerrará esas brechas. Una prueba en vivo con tus propios datos sí.
El checklist de software de deber de cuidado
Elige un viaje del trimestre pasado con al menos un vuelo, un hotel y una reserva hecha fuera de tu programa. Pide a cada proveedor de software de deber de cuidado que resuelva estas ocho preguntas con ese viaje durante la demo, y puntúa cada respuesta para tu RFP.
1. ¿Se conecta con todos los sistemas donde están tus itinerarios?
Busca: conexiones en vivo con tu GDS, herramientas de reserva online, mid-office y backoffice, de modo que cada viaje llegue a la plataforma sin importar dónde se reservó y la lista de viajeros nunca dependa de una hoja de cálculo.
En mTrip: los itinerarios se sincronizan desde Amadeus, Sabre y Travelport, herramientas de reserva online como Concur y Cytric, y sistemas de mid-office y backoffice, los mismos datos que alimentan la gestión de itinerarios.
2. ¿El seguimiento de viajeros se basa solo en el PNR?
Busca: un seguimiento que siga funcionando cuando un viajero reserva parte del viaje por su cuenta. Un PNR solo muestra lo que pasó por tus canales de reserva. Cuando un viajero reserva un hotel o un tren en una web de consumo, las herramientas que dependen únicamente del PNR lo pierden de vista. Estas reservas fuera de programa, a menudo llamadas leakage, generan los puntos ciegos que más perjudican durante un incidente.
En mTrip: la app de mTrip localiza a los viajeros por GPS, de modo que un viajero que comparte su ubicación sigue siendo visible sin importar cómo se hizo la reserva. Los travel managers también pueden añadir reservas hechas fuera del motor de reservas principal, para que el itinerario quede completo.
3. ¿El mapa muestra de dónde viene cada ubicación?
Busca: una diferencia clara entre dónde dice el itinerario que debería estar el viajero y dónde lo sitúa su teléfono. Durante un incidente, tu equipo necesita saber cuál de las dos está viendo.
En mTrip: el seguimiento combina los datos del PNR con el GPS de la app, activado por el propio viajero. Nuestra guía de seguimiento de viajeros explica la diferencia.
4. ¿Puede cada cliente corporativo tener su propio dashboard de riesgos?
Busca: un acceso independiente para el responsable de riesgos o travel manager de tu cliente, que muestre solo los viajeros de su empresa, con reglas de alerta configuradas para esa cuenta por nivel de riesgo, tipo de riesgo, destinatario y canal.
En mTrip: el responsable de riesgos de cada cliente tiene su propio acceso al dashboard de incidencias (vuelos y eventos de riesgo), seguimiento de viajeros para reaccionar rápido, y perfiles de riesgo por país para evaluar destinos antes de la salida. Solo ven a sus propios viajeros, reciben alertas según sus reglas, pueden escribir a los viajeros por push, email o SMS, y exportar informes. El motor de reglas de alertas de riesgo funciona por cuenta.
5. ¿Con qué rapidez puedes enviar una notificación masiva a un país?
Busca: filtrar por país, seleccionar a los viajeros afectados y enviar un mensaje desde la misma pantalla, en minutos.
En mTrip: filtras el dashboard por cuenta, país o viajero y les escribes directamente.
6. ¿Cómo se informa al viajero sobre el destino antes de salir?
Busca: un briefing enviado automáticamente a cada viajero antes de la salida, generado a partir de su itinerario, de modo que nadie en tu equipo tenga que redactarlo a mano y ningún viajero salga sin recibirlo.
En mTrip: el aviso previo al viaje llega por email antes del viaje, personalizado para el destino: nivel de riesgo y avisos vigentes, contactos de emergencia, documentación necesaria, alertas recientes de salud y seguridad, y eventos locales que podrían afectar al viaje. Se basa en perfiles de riesgo de 206 países y territorios, actualizados a diario.
7. ¿Hace seguimiento de las incidencias de vuelo además de los riesgos de seguridad?
Busca: retrasos, cancelaciones y eventos de riesgo asociados a los mismos viajeros en un solo dashboard, para que tu equipo no tenga que cambiar entre una herramienta de vuelos y una de riesgos.
En mTrip: el dashboard de incidencias muestra juntos los eventos de vuelo de más de 900 aerolíneas y las alertas de riesgo, asociados a las reservas activas.
8. ¿Puede tu equipo de seguridad informática evaluar bien al proveedor?
Busca: documentación sobre el tratamiento de datos, el alojamiento y el RGPD que tu equipo de seguridad pueda evaluar.
En mTrip: pide a tu contacto en mTrip nuestra documentación de seguridad durante la evaluación.
Datos, documentos y consentimiento: qué preguntar
Las preguntas sobre seguridad y privacidad suelen decidir qué software de gestión de riesgos de viaje compras. Pide a cada proveedor que responda estas cuatro por escrito.
¿Cómo tratáis los datos personales?
Espera una respuesta directa sobre el RGPD. mTrip trata los datos personales de los viajeros conforme al RGPD.
¿Dónde se guardan las copias de pasaporte y visado?
Pregunta cómo almacena el proveedor los documentos sensibles y quién puede verlos. mTrip guarda la documentación de viaje en almacenamiento cifrado, en la misma app que el itinerario.
¿Quién decide si se comparte la ubicación?
El viajero. En mTrip, el seguimiento GPS es opcional, y los viajeros que lo rechazan siguen cubiertos a través de los datos de su itinerario. Indica a los viajeros qué comparte la app y quién tiene acceso a esa información. Unas respuestas claras aumentan la adopción más que cualquier obligación.
¿Cómo separáis a nuestros clientes?
Una TMC necesita mantener cada cuenta corporativa separada. mTrip activa la gestión de riesgos por cuenta, con su propia marca, dominio, reglas de alerta y configuración de proveedor de riesgo. El responsable de riesgos de cada cliente accede y solo ve a los viajeros de su propia empresa.
¿Debes sustituir las herramientas independientes de gestión de riesgos de viaje o conectarlas?
La mayoría de los programas ya pagan a un proveedor de inteligencia de riesgos. Estos especialistas cuentan con analistas que verifican los eventos y publican alertas e informes sobre destinos, que las plataformas de viaje reciben a través de API. Conserva el tuyo. mTrip integra inteligencia de riesgos externa y puede trabajar con varios proveedores a la vez, asignados por cliente corporativo, de modo que las alertas aparecen junto al itinerario.
Donde la consolidación marca la diferencia es en las herramientas que lo rodean. Los productos independientes de localización, notificación masiva, almacenamiento de documentos y entrega de itinerarios necesitan cada uno su propio flujo de datos de viajeros. Un software de deber de cuidado alimentado por tu GDS y tu mid-office sustituye esos flujos por uno solo.
| Área | Herramientas independientes | Una sola plataforma |
|---|---|---|
| Respuesta a incidentes | Cruzar un correo del proveedor con una hoja de cálculo de viajeros | Identificar a los viajeros afectados a partir de itinerarios en vivo, en una sola vista |
| Seguimiento de incidencias | Alertas de vuelo en una herramienta, alertas de riesgo en otra | Incidencias de vuelo y eventos de riesgo en un solo panel |
| Revisión del proveedor | Varios proveedores, acuerdos de tratamiento de datos y revisiones de seguridad | Un proveedor, un acuerdo, una revisión de seguridad |
| Experiencia del viajero | Una app de seguridad independiente y un inicio de sesión aparte | Alertas dentro de la app con tu marca que contiene el itinerario |
Comprueba una cosa más: qué deja el software en manos de otros. mTrip no despliega equipos de seguridad, no organiza evacuaciones ni ofrece asistencia médica. Tu equipo o tu proveedor de asistencia gestionan la respuesta, y la plataforma les indica quién está afectado, dónde se encuentra y cómo contactarlo.
Consulta la lista completa de módulos en la página de software de gestión de riesgos de viaje de mTrip, o cómo encaja dentro de un ecosistema más amplio para TMC en software para TMC.
Preguntas frecuentes de los compradores
¿Qué debo preguntar a un proveedor de software de deber de cuidado?
Pide al proveedor que se conecte a los sistemas donde se encuentran tus itinerarios y, después, prueba con un viaje real de tu programa: añade una reserva fuera de programa, muestra al viajero en el mapa con el origen de la ubicación, envía una alerta dirigida, escribe a todos los viajeros de un país y abre el perfil de riesgo del destino. Después, pide respuestas por escrito sobre RGPD, almacenamiento de documentos, consentimiento y separación entre clientes.
¿Cómo pruebo el seguimiento de viajeros durante una demo?
Usa un viaje con un hotel cambiado o una reserva hecha fuera del programa. Comprueba si el proveedor sigue localizando al viajero mediante el GPS de la app, si puedes añadir la reserva que falta y si el mapa distingue las ubicaciones basadas en el itinerario de las ubicaciones por GPS.
¿Qué necesita el equipo de seguridad informática de un proveedor de software de deber de cuidado?
Los equipos de seguridad informática suelen pedir documentación sobre arquitectura, alojamiento, tratamiento de datos y RGPD, además de cómo almacena el proveedor documentos sensibles como copias de pasaportes. Solicítala con antelación para que la revisión no retrase el proyecto.
¿Se puede hacer seguimiento de viajeros que reservan parte de su viaje por su cuenta?
Con mTrip, sí. El seguimiento combina los datos del PNR con el GPS de la app de mTrip, de modo que un viajero que comparte su ubicación permanece visible sin importar cómo se haya reservado cada parte del viaje. Compartir la ubicación por GPS es voluntario y lo controla el propio viajero.
¿Cómo se informa a los viajeros antes de salir?
mTrip envía a cada viajero un correo personalizado con información previa al viaje, generado a partir de su itinerario. Incluye el nivel de riesgo y las recomendaciones del destino, contactos de emergencia, documentación necesaria, alertas recientes de salud y seguridad, y eventos locales.
¿Puede una TMC dar acceso al panel de riesgos a sus clientes corporativos?
Con mTrip, sí. El responsable de riesgos de cada cliente corporativo recibe su propio acceso al panel de gestión de incidencias, al seguimiento de viajeros y a los perfiles de riesgo por país, limitado a sus propios viajeros. Puede recibir alertas, escribir a sus viajeros y exportar informes, mientras la TMC mantiene la supervisión de todas las cuentas.
¿Podemos conservar nuestro proveedor actual de inteligencia de riesgos?
Con mTrip, sí. El software de gestión de riesgos de viaje de mTrip integra proveedores externos de inteligencia de riesgos y puede trabajar con varios a la vez, asignados por cliente corporativo.
¿Necesitan los viajeros una app de seguridad aparte?
Una app aparte reduce la adopción. En mTrip, las alertas de riesgo y la información previa al viaje aparecen dentro de la misma app de viajes de negocios con tu marca que contiene el itinerario y los documentos del viajero.
¿El software de deber de cuidado garantiza la seguridad de los viajeros?
Ninguna plataforma puede garantizarla. El software le da a tu equipo información, visibilidad y herramientas de comunicación. Tu política de viajes, tus decisiones y tus procedimientos de respuesta siguen siendo esenciales.
Pon a prueba esta checklist con mTrip
Trae un itinerario real de tu programa y comprueba cómo el software de deber de cuidado y gestión de riesgos de viaje de mTrip responde a las ocho preguntas.