Guide d’achat · Duty of care
Comment évaluer un logiciel de duty of care : la checklist pour les TMC et les équipes voyages d’entreprise
Par mTrip · Publié le 24 septembre 2026
Pour évaluer un logiciel de duty of care, prenez un voyage réel de votre programme et demandez à chaque éditeur de le tester en direct : récupérer l’itinéraire depuis vos systèmes de réservation, localiser le voyageur, envoyer une alerte ciblée, vérifier le profil de risque de la destination, et montrer comment la plateforme stocke les documents et gère le consentement. Cette checklist vous donne les huit questions à poser à tout éditeur de logiciel de duty of care ou de gestion des risques voyage, ainsi que ce à quoi ressemble une bonne réponse.
Pourquoi les exigences en matière de logiciels de duty of care évoluent-elles ?
Auparavant, les travel managers achetaient un outil de gestion des itinéraires, puis ajoutaient un prestataire de gestion des risques, un outil de suivi et un coffre-fort documentaire. Chacun avait son propre identifiant de connexion, sa propre liste de voyageurs et son propre accord de traitement des données.
Aujourd’hui, les RH, le service juridique, la sécurité informatique et les achats sont autour de la table. Ils demandent si vous pouvez localiser chaque voyageur en cas d’incident, qui reçoit quelle alerte, et où sont conservées les copies de passeport et de visa. Ils veulent un système de référence unique et des rapports clairs, et évaluent désormais les logiciels de gestion des risques voyage au même titre que la diffusion des itinéraires, dans le cadre d’un même appel d’offres.
Le déficit de visibilité
Dans une enquête de la GBTA Foundation menée auprès de 148 travel managers américains (2017), la moitié affirmait pouvoir localiser tous les employés dans les deux heures suivant une crise, et 29 % ignoraient combien de temps cela prendrait. Seuls 20 % utilisaient une technologie pour capter les réservations effectuées en dehors du programme. Dans une enquête complémentaire de la GBTA menée auprès de 735 voyageurs d’affaires européens, plus de 60 % avaient réservé en dehors des canaux de l’entreprise. Ces chiffres datent de quelques années, mais les failles qu’ils révèlent sont précisément celles que cette checklist permet de tester.
Une liste de fonctionnalités ne comblera pas ces failles. Un test en direct sur vos propres données, si.
La checklist du logiciel de duty of care
Choisissez un voyage du dernier trimestre comportant au moins un vol, un hôtel et une réservation effectuée hors de votre programme. Demandez à chaque éditeur de logiciel de duty of care de traiter ces huit questions avec ce voyage pendant la démo, et notez chaque réponse pour votre appel d’offres.
1. Se connecte-t-il à tous les systèmes qui contiennent vos itinéraires ?
À vérifier : des connexions actives à votre GDS, vos outils de réservation en ligne, votre mid-office et votre back-office, afin que chaque voyage parvienne à la plateforme quel que soit le canal de réservation, sans que la liste des voyageurs ne dépende d’un tableau Excel.
Chez mTrip : les itinéraires se synchronisent depuis Amadeus, Sabre et Travelport, les outils de réservation en ligne comme Concur et Cytric, ainsi que les systèmes mid-office et back-office, les mêmes données qui alimentent la gestion des itinéraires.
2. Le suivi des voyageurs repose-t-il uniquement sur le PNR ?
À vérifier : un suivi qui fonctionne même lorsqu’un voyageur réserve une partie de son voyage de son côté. Un PNR ne montre que ce qui est passé par vos canaux de réservation. Lorsqu’un voyageur réserve un hôtel ou un train sur un site grand public, les outils qui se basent uniquement sur le PNR le perdent de vue. Ces réservations effectuées hors programme, souvent appelées « leakage », créent les angles morts les plus problématiques en cas d’incident.
Chez mTrip : l’application mTrip suit les voyageurs par GPS, si bien qu’un voyageur qui partage sa position reste visible quel que soit le mode de réservation utilisé. Les travel managers peuvent aussi ajouter des réservations effectuées hors du moteur de réservation principal, afin que l’itinéraire reste complet.
3. La carte indique-t-elle l’origine de chaque localisation ?
À vérifier : une distinction claire entre l’endroit où l’itinéraire indique que le voyageur devrait se trouver et l’endroit où son téléphone le situe réellement. En cas d’incident, votre équipe doit savoir laquelle des deux informations elle consulte.
Chez mTrip : le suivi combine les données du PNR avec le GPS transmis sur consentement via l’application. Notre guide sur le suivi des voyageurs explique cette différence.
4. Chaque client corporate peut-il disposer de son propre tableau de bord de risques ?
À vérifier : un accès distinct pour le risk manager ou travel manager de votre client, qui n’affiche que les voyageurs de son entreprise, avec des règles d’alerte propres à ce compte selon le niveau de risque, le type de risque, le destinataire et le canal.
Chez mTrip : le risk manager de chaque client dispose de son propre accès au tableau de bord des perturbations (vols et événements à risque), du suivi des voyageurs pour réagir rapidement, et des profils de risque par pays pour évaluer les destinations avant le départ. Il ne voit que ses propres voyageurs, reçoit les alertes selon les règles définies, contacte les voyageurs par notification push, e-mail ou SMS, et exporte des rapports. Le moteur de règles d’alerte de risque fonctionne par compte.
5. En combien de temps pouvez-vous envoyer une notification de masse à destination d’un pays ?
À vérifier : la possibilité de filtrer par pays, de sélectionner les voyageurs concernés et d’envoyer un message depuis le même écran, en quelques minutes.
Chez mTrip : vous filtrez le tableau de bord par compte, par pays ou par voyageur, puis vous les contactez directement.
6. Comment le voyageur est-il informé sur la destination avant son départ ?
À vérifier : un briefing envoyé automatiquement à chaque voyageur avant le départ, constitué à partir de son itinéraire, pour qu’aucun membre de votre équipe n’ait à le rédiger manuellement et qu’aucun voyageur ne parte sans l’avoir reçu.
Chez mTrip : les conseils avant le départ arrivent par e-mail avant le voyage, personnalisés selon la destination : niveau de risque et avis en vigueur, contacts d’urgence, documentation requise, alertes sanitaires et sécuritaires récentes, et événements locaux susceptibles d’affecter le voyage. Ils s’appuient sur des profils de risque couvrant 206 pays et territoires, mis à jour quotidiennement.
7. Suit-il aussi bien les perturbations de vols que les risques sécuritaires ?
À vérifier : les retards, annulations et événements à risque rattachés aux mêmes voyageurs dans un seul tableau de bord, pour que votre équipe n’ait pas à passer d’un outil de suivi des vols à un outil de gestion des risques.
Chez mTrip : le tableau de bord des perturbations affiche ensemble les événements de vol sur plus de 900 compagnies aériennes et les alertes de risque, rattachés aux réservations actives.
8. Votre équipe IT sécurité peut-elle évaluer correctement l’éditeur ?
À vérifier : une documentation sur le traitement des données, l’hébergement et le RGPD que votre équipe sécurité puisse examiner.
Chez mTrip : demandez notre documentation de sécurité à votre contact mTrip pendant l’évaluation.
Données, documents et consentement : les questions à poser
Les questions de sécurité et de confidentialité pèsent souvent lourd dans le choix d’un logiciel de gestion des risques voyage. Demandez à chaque éditeur de répondre par écrit à ces quatre questions.
Comment traitez-vous les données personnelles ?
Attendez-vous à une réponse claire sur le RGPD. mTrip traite les données personnelles des voyageurs conformément au RGPD.
Où sont conservées les copies de passeport et de visa ?
Demandez comment l’éditeur stocke les documents sensibles et qui peut les consulter. mTrip conserve les documents de voyage dans un espace de stockage chiffré, au sein de l’application qui contient le carnet de voyage.
Qui contrôle le partage de localisation ?
C’est au voyageur de décider. Dans mTrip, le suivi GPS est activé sur consentement, et les voyageurs qui déclinent restent couverts grâce aux données de leur carnet de voyage. Expliquez clairement aux voyageurs ce que l’application partage et qui y a accès. Des réponses claires favorisent l’adoption bien plus qu’une obligation.
Comment séparez-vous nos clients entre eux ?
Une TMC a besoin de cloisonner chaque compte client. mTrip active la gestion des risques par compte, avec sa propre identité visuelle, son propre domaine, ses règles d’alerte et ses paramètres de fournisseur de risques. Le responsable risques de chaque client se connecte et ne voit que les voyageurs de sa propre entreprise.
Faut-il remplacer vos outils de gestion des risques voyage autonomes ou les connecter ?
La plupart des programmes paient déjà pour un fournisseur de renseignement sur les risques. Ces spécialistes emploient des analystes qui vérifient les événements et publient des alertes ainsi que des études de destination, que les plateformes de voyage reçoivent via des API. Conservez le vôtre. mTrip intègre des données de risque externes et peut faire fonctionner plusieurs fournisseurs en parallèle, affectés par client, afin que les alertes apparaissent directement à côté du carnet de voyage.
C’est sur les outils qui l’entourent que la consolidation fait la différence. Des produits distincts pour le suivi, la notification de masse, le stockage de documents et l’envoi du carnet de voyage nécessitent chacun leur propre flux de données voyageurs. Un logiciel de duty of care alimenté par votre GDS et votre mid-office remplace ces flux multiples par un seul.
| Domaine | Outils séparés | Une seule plateforme |
|---|---|---|
| Gestion des incidents | Croiser l’e-mail d’un fournisseur avec un tableur de voyageurs | Identifier les voyageurs concernés à partir des carnets de voyage en temps réel, en une seule vue |
| Suivi des perturbations | Alertes de vol dans un outil, alertes de risque dans un autre | Perturbations de vol et événements de risque dans un seul tableau de bord |
| Évaluation des fournisseurs | Plusieurs fournisseurs, accords de traitement des données et audits de sécurité | Un seul fournisseur, un seul accord, un seul audit de sécurité |
| Expérience voyageur | Une application de sécurité et une connexion distinctes | Alertes intégrées à l’application à votre marque qui contient le carnet de voyage |
Vérifiez un dernier point : ce que le logiciel laisse à d’autres. mTrip ne dépêche pas d’équipes de sécurité, n’organise pas d’évacuations et ne fournit pas d’assistance médicale. C’est votre équipe ou votre prestataire d’assistance qui gère la réponse ; la plateforme lui indique qui est concerné, où se trouvent les voyageurs et comment les joindre.
Consultez la liste complète des modules sur la page logiciel de gestion des risques voyage mTrip, ou découvrez comment il s’intègre à un environnement TMC plus large sur logiciels pour TMC.
Questions fréquentes des acheteurs
Que dois-je demander à un fournisseur de logiciel duty of care ?
Demandez au fournisseur de se connecter aux systèmes qui hébergent vos itinéraires, puis testez un voyage réel de votre programme : ajoutez une réservation hors programme, affichez le voyageur sur la carte avec la source de localisation, envoyez une alerte ciblée, contactez tous les voyageurs d’un même pays, et ouvrez le profil de risque de la destination. Demandez ensuite des réponses écrites sur le RGPD, le stockage des documents, le consentement et la séparation des clients.
Comment tester le suivi des voyageurs pendant une démo ?
Utilisez un voyage avec un changement d’hôtel ou une réservation effectuée en dehors du programme. Vérifiez si le fournisseur parvient tout de même à localiser le voyageur grâce au GPS de l’application, si vous pouvez ajouter la réservation manquante, et si la carte distingue les localisations issues de l’itinéraire de celles issues du GPS.
De quoi la sécurité informatique a-t-elle besoin de la part d’un fournisseur de logiciel duty of care ?
Les équipes de sécurité informatique demandent généralement une documentation sur l’architecture, l’hébergement, le traitement des données et le RGPD, ainsi que sur la façon dont le fournisseur stocke les documents sensibles comme les copies de passeport. Demandez-la tôt afin que cette revue ne retarde pas le projet.
Peut-on suivre les voyageurs qui réservent une partie de leur voyage eux-mêmes ?
Avec mTrip, oui. Le suivi combine les données PNR avec le GPS de l’application mTrip, de sorte qu’un voyageur qui partage sa position reste visible quel que soit le mode de réservation de chaque étape du voyage. Le partage GPS est activé volontairement et reste sous le contrôle du voyageur.
Comment les voyageurs sont-ils informés avant leur départ ?
mTrip envoie à chaque voyageur un e-mail de conseils pré-voyage personnalisé avant le départ, généré à partir de son itinéraire. Il couvre le niveau de risque et les recommandations de la destination, les contacts d’urgence, les documents requis, les alertes sanitaires et sécuritaires récentes, ainsi que les événements locaux.
Une TMC peut-elle donner à ses clients corporate un accès au tableau de bord des risques ?
Avec mTrip, oui. Le risk manager de chaque client corporate dispose de son propre accès au tableau de bord des perturbations, au suivi des voyageurs et aux profils de risque par pays, limité à ses propres voyageurs. Il peut recevoir des alertes, contacter ses voyageurs et exporter des rapports, tandis que la TMC conserve une vue d’ensemble sur tous les comptes.
Pouvons-nous conserver notre fournisseur actuel de renseignement sur les risques ?
Avec mTrip, oui. Le logiciel de gestion des risques voyage de mTrip s’intègre à des fournisseurs externes de renseignement sur les risques et peut en gérer plusieurs simultanément, attribués par client corporate.
Les voyageurs ont-ils besoin d’une application de sécurité distincte ?
Une application distincte réduit le taux d’adoption. Dans mTrip, les alertes de risque et les conseils pré-voyage apparaissent dans la même application de voyages d’affaires à votre marque qui contient l’itinéraire et les documents du voyageur.
Un logiciel duty of care garantit-il la sécurité des voyageurs ?
Aucune plateforme ne le peut. Le logiciel donne à votre équipe des informations, de la visibilité et des outils de communication. Vos politiques voyages, vos décisions et vos procédures de réponse restent essentielles.
Testez cette checklist sur mTrip
Apportez un itinéraire réel de votre programme et découvrez comment le logiciel duty of care et gestion des risques voyage de mTrip répond aux huit questions.