Guide d’achat · Devoir de diligence
Comment évaluer un logiciel devoir de diligence : la checklist pour les TMC et les équipes déplacements professionnels
Par mTrip · Publié le 24 septembre 2026
Pour évaluer un logiciel devoir de diligence, prenez un voyage réel de votre programme et demandez à chaque éditeur de le traiter en direct : récupérer l’itinéraire depuis vos systèmes de réservation, localiser le voyageur, envoyer une alerte ciblée, vérifier le profil de risque de la destination, puis montrer comment la plateforme stocke les documents et gère le consentement. Cette checklist vous donne les huit questions à poser à tout éditeur de solution devoir de diligence ou gestion des risques voyages, ainsi que ce à quoi ressemble une bonne réponse.
Pourquoi les exigences en matière de logiciels devoir de diligence évoluent-elles ?
Autrefois, les travel managers achetaient un outil de planification d’itinéraires, puis ajoutaient un fournisseur de gestion des risques, un outil de suivi et un coffre-fort documentaire. Chacun avait son propre identifiant de connexion, sa propre liste de voyageurs et son propre contrat de traitement des données.
Aujourd’hui, les RH, le juridique, la sécurité informatique et les achats sont autour de la table. Ils demandent si vous pouvez localiser chaque voyageur lors d’un incident, qui reçoit quelle alerte, et où sont conservées les copies de passeport et de visa. Ils veulent un système de référence unique et des rapports clairs, et évaluent désormais les logiciels de gestion des risques voyages aux côtés de la diffusion des itinéraires dans le même appel d’offres.
Le déficit de visibilité
Dans une étude de la GBTA Foundation menée auprès de 148 travel managers américains (2017), la moitié affirmait pouvoir localiser tous ses employés dans les deux heures suivant une crise, et 29 % ne savaient pas combien de temps cela prendrait. Seuls 20 % utilisaient une technologie pour capter les réservations effectuées en dehors du programme. Dans une étude complémentaire de la GBTA menée auprès de 735 voyageurs d’affaires européens, plus de 60 % avaient réservé en dehors des canaux de l’entreprise. Ces chiffres datent de quelques années, mais les lacunes qu’ils révèlent sont celles que cette checklist permet de tester.
Une liste de fonctionnalités ne comblera pas ces lacunes. Un test en conditions réelles sur vos propres données, si.
La checklist pour évaluer un logiciel de devoir de diligence
Choisissez un voyage du trimestre dernier comportant au moins un vol, un hôtel et une réservation effectuée en dehors de votre programme. Demandez à chaque éditeur de logiciel de devoir de diligence de traiter ces huit questions avec ce cas concret pendant la démonstration, et notez chaque réponse pour votre appel d’offres.
1. Se connecte-t-il à tous les systèmes qui contiennent vos itinéraires ?
Vérifiez : des connexions actives à votre GDS, vos outils de réservation en ligne, votre mid-office et votre back-office, afin que chaque voyage remonte dans la plateforme quel que soit le canal de réservation, et que la liste des voyageurs ne dépende jamais d’un tableur.
Chez mTrip : les itinéraires se synchronisent depuis Amadeus, Sabre et Travelport, des outils de réservation en ligne comme Concur et Cytric, ainsi que vos systèmes de mid-office et de back-office, les mêmes données qui alimentent la gestion des itinéraires.
2. Le suivi des voyageurs repose-t-il uniquement sur le PNR ?
Vérifiez : un suivi qui continue de fonctionner même quand un voyageur réserve une partie de son voyage par ses propres moyens. Un PNR ne montre que ce qui est passé par vos canaux de réservation. Quand un voyageur réserve un hôtel ou un train sur un site grand public, les outils qui reposent uniquement sur le PNR le perdent de vue. Ces réservations hors programme, souvent appelées leakage, créent les angles morts les plus préjudiciables en cas d’incident.
Chez mTrip : l’application mTrip localise les voyageurs par GPS, de sorte qu’un voyageur qui partage sa position reste visible quelle que soit la façon dont la réservation a été faite. Les travel managers peuvent aussi ajouter des réservations effectuées en dehors du moteur de réservation principal, pour que l’itinéraire reste complet.
3. La carte indique-t-elle l’origine de chaque position ?
Vérifiez : une distinction claire entre l’endroit où l’itinéraire indique que le voyageur devrait être et l’endroit où son téléphone le situe réellement. En cas d’incident, votre équipe doit savoir laquelle des deux informations elle consulte.
Chez mTrip : le suivi combine les données du PNR avec la géolocalisation GPS activée volontairement depuis l’application. Notre guide du suivi des voyageurs explique cette différence.
4. Chaque client corporate peut-il disposer de son propre tableau de bord des risques ?
Vérifiez : un accès distinct pour le responsable risques ou travel manager de votre client, qui ne voit que les voyageurs de son entreprise, avec des règles d’alerte propres à ce compte selon le niveau de risque, le type de risque, le destinataire et le canal.
Chez mTrip : le responsable risques de chaque client dispose de son propre accès au tableau de bord des perturbations (vols et événements à risque), du suivi des voyageurs pour réagir rapidement, et des profils de risque pays pour évaluer les destinations avant le départ. Il ne voit que ses propres voyageurs, reçoit les alertes selon les règles définies, communique avec les voyageurs par notification push, e-mail ou SMS, et exporte des rapports. Le moteur de règles des alertes de risque fonctionne par compte.
5. En combien de temps pouvez-vous envoyer une notification de masse à un pays ?
Vérifiez : la possibilité de filtrer par pays, sélectionner les voyageurs concernés et envoyer un message depuis le même écran, en quelques minutes.
Chez mTrip : vous filtrez le tableau de bord par compte, pays ou voyageur et envoyez directement un message.
6. Comment le voyageur est-il informé sur la destination avant son départ ?
Vérifiez : un briefing envoyé automatiquement à chaque voyageur avant le départ, généré à partir de son itinéraire, de sorte que personne dans votre équipe n’ait à le rédiger à la main et que personne ne parte sans l’avoir reçu.
Chez mTrip : les conseils pré-voyage arrivent par e-mail avant le départ, personnalisés selon la destination : niveau de risque et alertes en cours, contacts d’urgence, documents requis, alertes sanitaires et sécuritaires récentes, et événements locaux susceptibles d’affecter le voyage. Ils s’appuient sur les profils de risque pays couvrant 206 pays et territoires, mis à jour quotidiennement.
7. Suit-il à la fois les perturbations de vols et les risques sécuritaires ?
Vérifiez : les retards, annulations et événements à risque associés aux mêmes voyageurs dans un seul tableau de bord, pour que votre équipe n’ait pas à jongler entre un outil de suivi des vols et un outil de gestion des risques.
Chez mTrip : le tableau de bord des perturbations regroupe les événements de vol de plus de 900 compagnies aériennes et les alertes de risque, associés aux réservations actives.
8. Votre équipe IT sécurité peut-elle correctement évaluer l’éditeur ?
Vérifiez : une documentation sur le traitement des données, l’hébergement et le RGPD que votre équipe sécurité peut analyser.
Chez mTrip : demandez notre documentation de sécurité à votre interlocuteur mTrip pendant l’évaluation.
Données, documents et consentement : les questions à poser
Les questions de sécurité et de confidentialité pèsent souvent sur le choix d’un logiciel de gestion des risques voyages. Demandez à chaque fournisseur de répondre par écrit à ces quatre questions.
Comment traitez-vous les données personnelles ?
Attendez-vous à une réponse claire sur le RGPD. mTrip traite les données personnelles des voyageurs conformément au RGPD.
Où sont conservées les copies de passeport et de visa ?
Demandez comment le fournisseur stocke les documents sensibles et qui peut y accéder. mTrip conserve les documents de voyage dans un stockage chiffré, dans la même application que le carnet de voyage.
Qui contrôle le partage de localisation ?
Le voyageur devrait en avoir le contrôle. Dans mTrip, le suivi GPS nécessite le consentement du voyageur, et ceux qui le refusent restent couverts grâce aux données de leur voyage. Indiquez aux voyageurs ce que l’application partage et qui y a accès. Des réponses claires favorisent l’adoption bien plus qu’une obligation.
Comment séparez-vous nos différents clients ?
Une TMC a besoin que chaque compte entreprise reste cloisonné. mTrip active la gestion des risques par compte, à ses propres couleurs, avec son propre domaine, ses règles d’alerte et ses paramètres de fournisseur de risques. Le risk manager de chaque client se connecte et ne voit que les voyageurs de sa propre entreprise.
Faut-il remplacer vos outils de gestion des risques voyages autonomes ou les connecter ?
La plupart des programmes disposent déjà d’un fournisseur de renseignement sur les risques. Ces spécialistes emploient des analystes qui vérifient les événements et publient des alertes et des études sur les destinations, que les plateformes de voyage reçoivent via des API. Conservez le vôtre. mTrip intègre des sources externes de renseignement sur les risques et peut faire fonctionner plusieurs fournisseurs à la fois, assignés par client, afin que les alertes apparaissent directement à côté du carnet de voyage.
C’est sur les outils périphériques que la consolidation fait la différence. Des produits distincts pour le suivi, la notification de masse, le stockage des documents et la diffusion du carnet de voyage nécessitent chacun leur propre flux de données voyageurs. Un logiciel de devoir de diligence alimenté par votre GDS et votre mid-office remplace ces flux par un seul.
| Domaine | Outils séparés | Une seule plateforme |
|---|---|---|
| Gestion d’incident | Recouper un e-mail du fournisseur avec un tableau de voyageurs | Identifier les voyageurs concernés à partir des carnets de voyage en temps réel, dans une seule vue |
| Suivi des perturbations | Alertes vol dans un outil, alertes de risque dans un autre | Perturbations de vol et événements à risque réunis dans un seul tableau de bord |
| Évaluation des fournisseurs | Plusieurs fournisseurs, plusieurs accords de traitement des données et plusieurs audits de sécurité | Un seul fournisseur, un seul accord, un seul audit de sécurité |
| Expérience voyageur | Une application de sécurité distincte, avec une connexion séparée | Des alertes directement dans l’application à vos couleurs qui contient le carnet de voyage |
Vérifiez un dernier point : ce que le logiciel laisse aux autres. mTrip ne dépêche pas d’équipes de sécurité, n’organise pas d’évacuations et ne fournit pas d’assistance médicale. C’est votre équipe ou votre prestataire d’assistance qui gère la réponse, et la plateforme lui indique qui est concerné, où se trouvent les voyageurs et comment les joindre.
Consultez la liste complète des modules sur la page gestion des risques voyages mTrip, ou découvrez comment elle s’intègre à un écosystème TMC plus large sur logiciel pour TMC.
Questions fréquentes des acheteurs
Que demander à un fournisseur de logiciel devoir de diligence ?
Demandez au fournisseur de se connecter aux systèmes qui hébergent vos itinéraires, puis faites tester un voyage réel de votre programme : ajoutez une réservation hors programme, affichez le voyageur sur la carte avec la source de localisation, envoyez une alerte ciblée, contactez tous les voyageurs d’un même pays, et consultez le profil de risque de la destination. Demandez ensuite des réponses écrites sur le RGPD, le stockage des documents, le consentement et la séparation des clients.
Comment tester le suivi des voyageurs pendant une démo ?
Utilisez un voyage avec un hôtel modifié ou une réservation effectuée hors programme. Vérifiez si le fournisseur localise toujours le voyageur grâce au GPS de l’application, si vous pouvez ajouter la réservation manquante, et si la carte distingue les positions issues de l’itinéraire des positions GPS.
Qu’attend la sécurité informatique d’un fournisseur de logiciel devoir de diligence ?
Les équipes de sécurité informatique demandent généralement une documentation sur l’architecture, l’hébergement, le traitement des données et le RGPD, ainsi que sur la manière dont le fournisseur stocke les documents sensibles comme les copies de passeport. Demandez-la tôt pour que cette revue ne retarde pas le projet.
Pouvez-vous suivre des voyageurs qui réservent eux-mêmes une partie de leur voyage ?
Avec mTrip, oui. Le suivi combine les données PNR et la géolocalisation GPS de l’application mTrip : un voyageur qui partage sa position reste visible quelle que soit la manière dont chaque partie du voyage a été réservée. Le partage GPS est optionnel et contrôlé par le voyageur.
Comment les voyageurs sont-ils informés avant le départ ?
mTrip envoie à chaque voyageur un e-mail de conseils pré-départ personnalisé avant le voyage, généré à partir de son itinéraire. Il couvre le niveau de risque et les recommandations de la destination, les contacts d’urgence, les documents requis, les alertes sanitaires et sécuritaires récentes, ainsi que les événements locaux.
Une TMC peut-elle donner à ses clients entreprises un accès au tableau de bord des risques ?
Avec mTrip, oui. Le risk manager de chaque client entreprise dispose de son propre accès au tableau de bord des perturbations, au suivi des voyageurs et aux profils de risque par pays, limité à ses propres voyageurs. Il peut recevoir des alertes, contacter ses voyageurs et exporter des rapports, tandis que la TMC conserve une vue d’ensemble sur tous les comptes.
Pouvons-nous conserver notre fournisseur actuel de veille sur les risques ?
Avec mTrip, oui. Le logiciel de gestion des risques voyages de mTrip s’intègre à des fournisseurs externes de veille sur les risques et peut en faire fonctionner plusieurs simultanément, assignés par client entreprise.
Les voyageurs ont-ils besoin d’une application de sécurité distincte ?
Une application distincte réduit l’adoption. Dans mTrip, les alertes de risque et les conseils pré-départ apparaissent dans la même application voyage d’affaires à vos couleurs qui contient l’itinéraire et les documents du voyageur.
Un logiciel devoir de diligence garantit-il la sécurité des voyageurs ?
Aucune plateforme ne le peut. Le logiciel donne à votre équipe des informations, de la visibilité et des outils de communication. Vos politiques voyages, vos décisions et vos procédures de réponse restent essentielles.
Testez cette checklist avec mTrip
Apportez un itinéraire réel de votre programme et découvrez comment le logiciel devoir de diligence et gestion des risques voyages de mTrip répond aux huit questions.