Guide voyages d’affaires
Suivi des voyageurs : combler les angles morts de votre programme de voyages d’affaires
Une meilleure visibilité commence par des informations de voyage complètes, une communication claire et une bonne compréhension de ce que chaque méthode de suivi peut réellement indiquer.
Le défi en bref
Le suivi des voyageurs aide les travel managers à savoir où les collaborateurs sont censés se trouver et, lorsque le partage de localisation est activé, où leurs appareils les situent réellement. L’adoption de l’application, les réservations effectuées en dehors du programme de l’entreprise et les changements non signalés peuvent chacun créer des angles morts dans cette vision d’ensemble.
Adoption de l’application · Réservations hors programme · Changements de programme
Comprendre les données
PNR et GPS répondent à des questions différentes
Données itinéraire / PNR
Où le voyageur est-il censé se trouver ?
Un Passenger Name Record, ou PNR, contient les informations de réservation. Vols, hôtels et autres éléments d’itinéraire permettent de déduire la localisation prévue d’un voyageur. Cette approche ne nécessite pas que le voyageur installe une application mobile.
Son utilité dépend de l’exhaustivité et de l’actualité de l’itinéraire. Une réservation ne confirme pas à elle seule qu’un voyageur a suivi le programme prévu.
GPS / application mobile
Quelle localisation l’appareil indique-t-il ?
Le partage de localisation via l’application ajoute la position de l’appareil à cette vision d’ensemble. Dans mTrip, le partage GPS est activé volontairement et reste sous le contrôle du voyageur.
L’adoption de l’application et les autorisations de localisation sont déterminantes pour cette méthode. Les travel managers doivent distinguer la position réelle de l’appareil de la localisation déduite des réservations.
Trois angles morts à traiter
Intégrer la visibilité au processus de travail
01
Expliquer l’application
Mettre en avant sa valeur au quotidien et clarifier les choix de partage de localisation.
02
Couvrir l’ensemble du voyage
Offrir aux voyageurs un moyen de signaler les réservations effectuées en dehors du programme.
03
Maintenir les programmes à jour
Faciliter la communication des changements et des annulations.
01 / Adoption de l’application
Instaurer la confiance avant de demander le partage de localisation
Les voyageurs peuvent hésiter à installer une nouvelle application ou à partager leur localisation. Expliquez en quoi l’application facilite leur voyage et quels choix s’offrent à eux, plutôt que de considérer l’adoption comme un simple objectif de téléchargement.
- Mettez en avant des fonctionnalités utiles au quotidien, comme les programmes de voyage et les documents de voyage.
- Expliquez quelles informations de localisation sont partagées, qui peut y accéder et comment ce partage est contrôlé.
- Fournissez des instructions de configuration simples et un contact d’assistance clair.
- Maintenez un suivi basé sur l’itinéraire pour les voyageurs qui n’utilisent pas le partage GPS.
02 / Réservations hors programme
Visualiser les réservations effectuées en dehors du programme
Une réservation effectuée sur un site grand public peut être absente des systèmes de voyage de l’entreprise. Une partie du voyage peut alors rester invisible pour l’équipe voyages, même si le trajet principal est bien enregistré.
- Mettez en place une procédure claire pour transmettre les confirmations de réservation.
- Identifiez les informations de réservation externes qui peuvent être importées et celles qui nécessitent une saisie manuelle.
- Expliquez en quoi le partage de l’itinéraire complet aide l’équipe à accompagner les voyageurs.
- Vérifiez l’ensemble du voyage, y compris les hôtels ou excursions réservés de façon indépendante.
La solution de suivi des voyageurs de mTrip prend en charge l’ajout manuel de réservations effectuées en dehors du moteur de réservation principal. Vérifiez les sources de données et le fonctionnement prévus pour votre programme.
03 / Changements de plans
Une réservation ne prouve pas que le voyage a eu lieu
Un voyageur peut reporter son départ, changer d’hôtel, annuler un rendez-vous ou renoncer à son déplacement. Si l’itinéraire reste inchangé, l’équipe voyages risque de travailler sur un plan erroné.
- Facilitez le signalement des changements via un contact ou une procédure identifiés.
- Utilisez la communication avant départ pour inciter les voyageurs à signaler les mises à jour.
- Enregistrez les annulations et les changements dans les systèmes utilisés pour le suivi.
- Lors de la gestion d’un incident, vérifiez la situation réelle du voyageur plutôt que de vous fier uniquement à l’itinéraire réservé.
Mettre en pratique
Passez en revue les lacunes avec votre équipe voyages
Prenez un voyage représentatif pour vérifier d’où proviennent les données de réservation, comment les réservations externes sont ajoutées et qui gère les changements de dernière minute.
01
Identifier la source de chaque localisation
Distinguez les estimations basées sur l’itinéraire des informations GPS.
02
Tester le processus de gestion des exceptions
Passez en revue une réservation externe, une annulation et un changement d’hôtel.
03
Faciliter la communication
Assurez-vous que les voyageurs savent comment mettre à jour leurs plans et contacter l’équipe.
À propos du périmètre : mTrip combine le suivi GPS et le suivi basé sur l’itinéraire dans son offre de suivi des voyageurs. Le suivi et la gestion des risques sont des fonctionnalités payantes optionnelles ; discutez du périmètre adapté à votre programme avec l’équipe mTrip.
Obtenez une vision plus claire de vos voyageurs
Découvrez les options de suivi et leur intégration dans vos processus de déplacements professionnels.