Przewodnik po podróżach służbowych
Lokalizacja podróżnych: zamknij luki w programie podróży służbowych
Lepszą widoczność zapewniają kompletne informacje o podróży, jasna komunikacja oraz zrozumienie, co faktycznie mówi Państwu każda metoda lokalizacji.
Wyzwanie w skrócie
Lokalizacja podróżnych pomaga travel managerom zrozumieć, gdzie pracownicy powinni się znajdować, a tam, gdzie udostępnianie lokalizacji jest włączone, gdzie faktycznie wskazują ich urządzenia. Niski poziom korzystania z aplikacji, rezerwacje poza programem korporacyjnym oraz niezgłoszone zmiany planów mogą powodować luki w tym obrazie.
Korzystanie z aplikacji · Rezerwacje poza programem · Zmienione plany
Zrozumieć dane
PNR i GPS odpowiadają na różne pytania
Dane planu podróży / PNR
Gdzie podróżny powinien się znajdować?
PNR, czyli Passenger Name Record, zawiera informacje o rezerwacji. Loty, hotele i inne szczegóły planu podróży pozwalają wywnioskować planowaną lokalizację podróżnego. Ta metoda nie wymaga od podróżnego instalowania aplikacji mobilnej.
Jej przydatność zależy od kompletności i aktualności planu podróży. Sama rezerwacja nie potwierdza, że podróżny faktycznie zrealizował plan.
GPS / aplikacja mobilna
Jaką lokalizację zgłasza urządzenie?
Udostępnianie lokalizacji z poziomu aplikacji dodaje do obrazu lokalizację urządzenia. W mTrip udostępnianie lokalizacji GPS jest opcjonalne i kontrolowane przez podróżnego.
W tej metodzie istotne znaczenie mają poziom korzystania z aplikacji i uprawnienia dotyczące lokalizacji. Travel managerowie powinni odróżniać lokalizację urządzenia od lokalizacji wywnioskowanej na podstawie rezerwacji.
Trzy luki do uzupełnienia
Włącz widoczność do codziennej pracy
01
Wyjaśnij, do czego służy aplikacja
Pokaż codzienną wartość aplikacji oraz dostępne opcje udostępniania lokalizacji.
02
Obejmij całą podróż
Umożliw podróżnym zgłaszanie rezerwacji dokonanych poza programem.
03
Aktualizuj plany na bieżąco
Ułatw zgłaszanie zmian i odwołań.
01 / Korzystanie z aplikacji
Zbuduj zaufanie, zanim poprosisz podróżnych o udostępnienie lokalizacji
Podróżni mogą obawiać się instalowania kolejnej aplikacji lub udostępniania swojej lokalizacji. Wyjaśnij, w jaki sposób aplikacja wspiera podróż i jakie mają wybory, zamiast traktować liczbę instalacji jako cel sam w sobie.
- Pokaż przydatne funkcje codzienne, takie jak plany podróży i dokumenty podróży.
- Wyjaśnij, jakie informacje o lokalizacji są udostępniane, kto ma do nich dostęp i w jaki sposób udostępnianie jest kontrolowane.
- Zapewnij proste instrukcje konfiguracji i jasny kontakt do wsparcia.
- Zachowaj dostępność lokalizacji opartej na planie podróży dla osób, które nie korzystają z udostępniania GPS.
02 / Rezerwacje poza programem
Uwzględnij rezerwacje spoza programu podróży
Rezerwacja dokonana na stronie konsumenckiej może nie trafić do systemów podróży firmy. Przez to część podróży pozostaje niewidoczna dla zespołu ds. podróży, nawet jeśli główny wyjazd jest zarejestrowany.
- Zapewnij jasny sposób zgłaszania potwierdzeń rezerwacji.
- Ustal, które dane z zewnętrznych rezerwacji można zaimportować, a które wymagają ręcznego wprowadzenia.
- Wyjaśnij, dlaczego udostępnienie pełnego planu podróży pomaga zespołowi wspierać podróżnych.
- Sprawdzaj cały przebieg podróży, w tym samodzielnie zarezerwowane hotele czy wyjazdy dodatkowe.
Rozwiązanie mTrip do lokalizacji podróżnych umożliwia ręczne dodawanie rezerwacji dokonanych poza głównym systemem rezerwacyjnym. Potwierdźcie Państwo źródła danych i przebieg procesu dla swojego programu.
03 / Zmienione plany
Rezerwacja nie jest dowodem na to, że podróż się odbyła
Podróżny może przesunąć wyjazd, zmienić hotel, odwołać spotkanie albo w ogóle zrezygnować z podróży. Jeśli plan podróży pozostaje niezmieniony, zespół ds. podróży może pracować na nieaktualnych danych.
- Ułatwij zgłaszanie zmian poprzez znany kontakt lub ustalony proces.
- Wykorzystaj komunikację przed wyjazdem, aby skłonić podróżnych do zgłaszania aktualizacji.
- Rejestruj odwołania i zmiany w systemach używanych do lokalizacji podróżnych.
- Reagując na zdarzenie, potwierdź aktualną sytuację podróżnego, zamiast polegać wyłącznie na zarezerwowanym planie podróży.
Zastosuj to w praktyce
Przeanalizuj luki wraz z zespołem ds. podróży służbowych
Na przykładzie typowej podróży sprawdźcie Państwo, skąd pochodzą dane o rezerwacjach, jak dodawane są rezerwacje spoza programu i kto zajmuje się zmianami w ostatniej chwili.
01
Zidentyfikuj źródło każdej lokalizacji
Odróżnij szacunki oparte na planie podróży od danych GPS.
02
Przetestuj proces obsługi wyjątków
Przejdź przez przykład rezerwacji spoza programu, odwołania i zmiany hotelu.
03
Ułatw komunikację
Upewnij się, że podróżni wiedzą, jak aktualizować plany i kontaktować się z zespołem.
Uwaga dotycząca zakresu: mTrip łączy lokalizację GPS z lokalizacją opartą na planie podróży w ramach swojej oferty lokalizacji podróżnych. Lokalizacja podróżnych i zarządzanie ryzykiem podróży to opcjonalne, płatne funkcje – zakres dla Państwa programu warto omówić z zespołem mTrip.
Zyskaj pełniejszy obraz lokalizacji podróżnych
Poznaj możliwości lokalizacji i sprawdź, jak wpisują się w Państwa procesy podróży służbowych.