Guía de viajes de negocios
Seguimiento de viajeros: cierra las brechas de tu programa de viajes de negocios
Una mejor visibilidad empieza con información de viaje completa, comunicación clara y entender qué puede decirte cada método de seguimiento.
El reto, de un vistazo
El seguimiento de viajeros ayuda a los travel managers a saber dónde se espera que esté cada empleado y, cuando la ubicación compartida está activada, dónde indica el dispositivo que se encuentra. La adopción de la app, las reservas fuera del programa corporativo y los cambios no comunicados pueden dejar huecos en esa visión.
Adopción de la app · Reservas fuera del programa · Cambios de planes
Entender los datos
PNR y GPS responden a preguntas distintas
Datos del itinerario / PNR
¿Dónde se espera que esté el viajero?
Un Passenger Name Record, o PNR, contiene la información de la reserva. Los vuelos, hoteles y demás datos del itinerario ayudan a deducir la ubicación prevista del viajero. Este método no requiere que el viajero instale ninguna app móvil.
Su utilidad depende de lo completo y actualizado que esté el itinerario. Una reserva por sí sola no confirma que el viajero siguiera el plan.
GPS / app móvil
¿Qué ubicación indica el dispositivo?
La ubicación compartida desde la app añade la ubicación del dispositivo a esa visión. En mTrip, compartir el GPS es opcional y lo controla el viajero.
La adopción de la app y los permisos de ubicación son determinantes para este método. Los travel managers deben distinguir la ubicación del dispositivo de la ubicación deducida a partir de las reservas.
Tres brechas que resolver
Haz de la visibilidad parte del flujo de trabajo
01
Explica la app
Deja claro su valor en el día a día y qué opciones tiene el viajero para compartir su ubicación.
02
Recoge todo el viaje
Da a los viajeros una forma de declarar las reservas hechas fuera del programa.
03
Mantén los planes actualizados
Facilita que los cambios y cancelaciones se comuniquen sin complicaciones.
01 / Adopción de la app
Genera confianza antes de pedir a los viajeros que compartan su ubicación
Es posible que los viajeros duden antes de instalar otra app más o compartir su ubicación. Explica cómo la app facilita el viaje y qué opciones tienen, en lugar de tratar la adopción como un simple objetivo de descargas.
- Muestra funciones útiles del día a día, como los itinerarios y la documentación de viaje.
- Explica qué información de ubicación se comparte, quién puede acceder a ella y cómo se controla el envío.
- Ofrece instrucciones de configuración sencillas y un contacto de soporte claro.
- Mantén la cobertura basada en el itinerario para los viajeros que no usan la ubicación por GPS.
02 / Reservas fuera del programa
Visibiliza las reservas realizadas fuera del programa
Una reserva realizada en un sitio web de consumo puede no quedar registrada en los sistemas de viajes de la empresa. Esto puede dejar parte de un viaje sin visibilidad para el equipo de viajes, incluso cuando el viaje principal sí está registrado.
- Ofrece una vía clara para enviar las confirmaciones de reserva.
- Identifica qué información de reservas externas se puede importar y cuál requiere introducción manual.
- Explica por qué compartir el itinerario completo ayuda al equipo a dar soporte a los viajeros.
- Revisa el viaje completo, incluidos los hoteles o desplazamientos reservados de forma independiente.
La solución de seguimiento de viajeros de mTrip permite añadir manualmente las reservas realizadas fuera del motor de reservas principal. Confirma las fuentes de datos y el flujo de trabajo de tu programa.
03 / Cambios de planes
Una reserva no es prueba de que el viaje se haya realizado
Un viajero puede posponer la salida, cambiar de hotel, cancelar una reunión o decidir no viajar. Si el itinerario no se actualiza, el equipo de viajes puede estar trabajando con un plan desactualizado.
- Facilita que los cambios se puedan notificar a través de un contacto o proceso conocido.
- Utiliza la comunicación previa a la salida para animar a los viajeros a notificar cualquier cambio.
- Registra las cancelaciones y los cambios en los sistemas utilizados para el seguimiento.
- Al responder ante una incidencia, confirma la situación del viajero en lugar de basarte únicamente en el itinerario reservado.
Llévalo a la práctica
Revisa los vacíos de información con tu equipo de viajes
Utiliza un viaje representativo para comprobar de dónde proceden los datos de reserva, cómo se añaden las reservas externas y quién gestiona los cambios de última hora.
01
Identifica el origen de cada localización
Distingue las estimaciones basadas en el itinerario de la información GPS.
02
Pon a prueba el proceso de excepciones
Simula una reserva externa, una cancelación y un cambio de hotel.
03
Facilita la comunicación
Asegúrate de que los viajeros saben cómo actualizar sus planes y contactar con el equipo.
Una nota sobre el alcance: mTrip combina el seguimiento por GPS y el basado en itinerario en su oferta de seguimiento de viajeros. El seguimiento y la gestión de riesgos son funcionalidades opcionales de pago; consulta con el equipo de mTrip el alcance adecuado para tu programa.
Obtén una visión más clara de tus viajeros
Descubre las opciones de seguimiento y cómo encajan en el flujo de trabajo de tus viajes corporativos.