Gids zakenreizen
Traveler tracking: dicht de gaten in je zakenreisprogramma
Beter inzicht begint met complete reisinformatie, duidelijke communicatie en begrip van wat elke trackingmethode je kan vertellen.
De uitdaging in het kort
Traveler tracking helpt travel managers te begrijpen waar medewerkers worden verwacht en, als locatiedeling is ingeschakeld, waar hun toestellen aangeven dat ze zich bevinden. App-adoptie, boekingen buiten het bedrijfsprogramma om en niet-gemelde wijzigingen kunnen allemaal gaten in dat beeld veroorzaken.
App-adoptie · Boekingen buiten het programma · Gewijzigde plannen
De data begrijpen
PNR en GPS geven antwoord op verschillende vragen
Reisprogramma / PNR-gegevens
Waar wordt de reiziger verwacht?
Een Passenger Name Record, of PNR, bevat boekingsgegevens. Vluchten, hotels en andere gegevens uit het reisprogramma helpen om de geplande locatie van een reiziger af te leiden. Deze methode vereist niet dat de reiziger een reisapp installeert.
Het nut hangt af van hoe compleet en actueel het reisprogramma is. Een boeking alleen bevestigt niet dat een reiziger het plan ook heeft gevolgd.
GPS / reisapp
Welke locatie geeft het toestel door?
Locatiedeling via de app voegt een toestellocatie toe aan het beeld. Bij mTrip is GPS-deling opt-in en wordt deze door de reiziger zelf beheerd.
App-adoptie en locatiemachtigingen zijn bepalend voor deze methode. Managers moeten onderscheid maken tussen de werkelijke toestellocatie en een locatie die is afgeleid uit boekingen.
Drie gaten om aan te pakken
Maak zichtbaarheid onderdeel van het werkproces
01
Leg de app uit
Maak de dagelijkse waarde en de keuzes rond locatiedeling duidelijk.
02
Breng de hele reis in beeld
Geef reizigers een manier om boekingen te melden die buiten het programma zijn gemaakt.
03
Houd plannen actueel
Maak het eenvoudig om wijzigingen en annuleringen door te geven.
01 / App-adoptie
Bouw vertrouwen op voordat je reizigers vraagt hun locatie te delen
Reizigers aarzelen misschien om nog een app te installeren of hun locatie te delen. Leg uit hoe de app de reis ondersteunt en welke keuzes ze hebben, in plaats van adoptie te behandelen als een downloaddoel.
- Laat nuttige dagelijkse functies zien, zoals reisprogramma’s en reisdocumenten.
- Leg uit welke locatiegegevens worden gedeeld, wie daar toegang toe heeft en hoe de reiziger die deling kan beheren.
- Bied eenvoudige instructies voor de installatie en een duidelijk support-contact.
- Zorg dat dekking op basis van het reisprogramma beschikbaar blijft voor reizigers die geen GPS-deling gebruiken.
02 / Boekingen buiten het programma
Boekingen buiten het programma in beeld brengen
Een boeking die via een consumentenwebsite is gemaakt, ontbreekt mogelijk in de reissystemen van de organisatie. Daardoor kan een deel van de reis onzichtbaar blijven voor het reisteam, ook als de hoofdreis wel geregistreerd staat.
- Zorg voor een duidelijke manier om boekingsbevestigingen door te geven.
- Bepaal welke externe boekingsgegevens kunnen worden geïmporteerd en welke handmatig moeten worden ingevoerd.
- Leg uit waarom het delen van het volledige reisprogramma het team helpt reizigers beter te ondersteunen.
- Controleer de volledige reis, inclusief zelfstandig geboekte hotels of tussenstops.
De traveler tracking-oplossing van mTrip ondersteunt het handmatig toevoegen van boekingen die buiten de hoofdboekingsengine zijn gemaakt. Bepaal samen welke databronnen en werkwijze voor jouw programma gelden.
03 / Gewijzigde plannen
Een boeking is geen bewijs dat de reis heeft plaatsgevonden
Een reiziger kan het vertrek uitstellen, van hotel wisselen, een afspraak annuleren of besluiten niet te reizen. Als het reisprogramma niet wordt aangepast, werkt het reisteam mogelijk met onjuiste informatie.
- Maak het eenvoudig om wijzigingen te melden via een bekend contactpunt of proces.
- Gebruik communicatie vóór vertrek om reizigers te vragen updates door te geven.
- Registreer annuleringen en wijzigingen in de systemen die voor tracking worden gebruikt.
- Bevestig bij een incident de actuele situatie van de reiziger in plaats van alleen op het geboekte reisprogramma te vertrouwen.
In de praktijk
Bespreek de hiaten met je reisteam
Gebruik een representatieve reis om te controleren waar boekingsgegevens vandaan komen, hoe externe boekingen worden toegevoegd en wie last-minute wijzigingen afhandelt.
01
Bepaal de bron van elke locatie
Maak onderscheid tussen schattingen op basis van het reisprogramma en GPS-gegevens.
02
Test het proces voor uitzonderingen
Loop een externe boeking, een annulering en een gewijzigd hotel door.
03
Maak communicatie eenvoudig
Zorg dat reizigers weten hoe ze plannen kunnen bijwerken en het team kunnen bereiken.
Een opmerking over de reikwijdte: mTrip combineert GPS- en reisprogramma-gebaseerde tracking in zijn traveler tracking-aanbod. Tracking en reisrisicomanagement zijn optionele betaalde mogelijkheden; bespreek de reikwijdte voor jouw programma met het mTrip-team.
Krijg een duidelijker beeld van je reizigers
Ontdek de trackingopties en hoe ze passen binnen jouw workflow voor zakelijke reizen.