Kopersgids · Zorgplicht
Zo beoordeel je zorgplichtsoftware: een checklist voor TMC’s en zakenreisteams
Door mTrip · Gepubliceerd op 24 september 2026
Om zorgplichtsoftware te beoordelen, neem je een echte reis uit jouw programma en vraag je elke leverancier om deze live te demonstreren: het reisprogramma ophalen uit je boekingssystemen, de reiziger lokaliseren, een gerichte melding versturen, het risicoprofiel van de bestemming controleren en laten zien hoe het platform documenten opslaat en toestemming verwerkt. Deze checklist geeft je de acht vragen die je aan elke leverancier van zorgplicht- of risicobeheersoftware kunt stellen, en wat een goed antwoord inhoudt.
Waarom veranderen de eisen aan zorgplichtsoftware?
Travel managers kochten vroeger een tool voor reisprogramma’s en voegden daar een risicoprovider, een trackingtool en een documentenkluis aan toe. Elk onderdeel had zijn eigen login, eigen reizigerslijst en eigen verwerkersovereenkomst.
Tegenwoordig zitten HR, juridische zaken, IT-beveiliging en inkoop aan tafel. Zij willen weten of je elke reiziger tijdens een incident kunt lokaliseren, wie welke melding ontvangt en waar kopieën van paspoorten en visa worden bewaard. Ze willen één centraal systeem en heldere rapportages, en beoordelen risicobeheersoftware nu samen met de levering van reisprogramma’s in dezelfde RFP.
Het overzichtsprobleem
In een onderzoek van de GBTA Foundation onder 148 Amerikaanse travel managers (2017) gaf de helft aan dat ze alle medewerkers binnen twee uur na een crisis konden lokaliseren, terwijl 29% niet wist hoe lang dit zou duren. Slechts 20% gebruikte technologie om boekingen buiten het programma vast te leggen. In een aanvullend GBTA-onderzoek onder 735 Europese zakenreizigers had meer dan 60% buiten de bedrijfskanalen om geboekt. Deze cijfers zijn een paar jaar oud, maar de tekortkomingen die ze blootleggen zijn precies waar deze checklist op test.
Een lijst met functies dicht die gaten niet. Een live test met je eigen gegevens wel.
De checklist voor duty of care software
Kies een reis uit het afgelopen kwartaal met minstens één vlucht, één hotel en één boeking die buiten je programma om is gemaakt. Vraag elke leverancier van duty of care software om deze acht vragen tijdens de demo met die reis te doorlopen, en beoordeel elk antwoord voor je RFP.
1. Maakt het verbinding met elk systeem waarin je reisprogramma’s staan?
Let op: live koppelingen met je GDS, online boekingstools, mid-office en back-office, zodat elke reis het platform bereikt ongeacht waar die is geboekt, en de reizigerslijst nooit afhankelijk is van een spreadsheet.
Bij mTrip: synchroniseren reisprogramma’s vanuit Amadeus, Sabre en Travelport, online boekingstools zoals Concur en Cytric, en mid-office- en back-officesystemen, dezelfde data die itinerary management aandrijft.
2. Is traveller tracking alleen gebaseerd op de PNR?
Let op: tracking die ook werkt wanneer een reiziger een deel van de reis zelf boekt. Een PNR toont alleen wat via je boekingskanalen is verlopen. Wanneer een reiziger een hotel of trein via een consumentensite boekt, verliezen tools die alleen op de PNR vertrouwen deze reiziger uit het oog. Dit soort boekingen buiten het programma om, vaak leakage genoemd, veroorzaakt juist de blinde vlekken die tijdens een incident het meest pijn doen.
Bij mTrip: volgt de mTrip-app reizigers via GPS, zodat een reiziger die zijn locatie deelt zichtbaar blijft, ongeacht hoe de boeking is gemaakt. Travel managers kunnen ook boekingen toevoegen die buiten de belangrijkste boekingsengine om zijn gemaakt, zodat het reisprogramma compleet blijft.
3. Toont de kaart waar elke locatie vandaan komt?
Let op: een duidelijk onderscheid tussen waar het reisprogramma zegt dat een reiziger zou moeten zijn en waar zijn telefoon aangeeft dat hij is. Tijdens een incident moet je team weten welke van de twee ze bekijken.
Bij mTrip: combineert tracking PNR-data met opt-in GPS uit de app. Onze gids over traveller tracking legt het verschil uit.
4. Kan elke zakelijke klant een eigen risicodashboard krijgen?
Let op: een aparte login voor de risico- of travel manager van je klant die alleen de reizigers van dat bedrijf toont, met alertregels die voor dat account zijn ingesteld op risiconiveau, risicotype, ontvanger en kanaal.
Bij mTrip: krijgt de risicomanager van elke klant eigen toegang tot het disruption dashboard (vluchten en risico-events), traveller tracking om snel te reageren, en landrisicoprofielen om bestemmingen voor vertrek te beoordelen. Ze zien alleen hun eigen reizigers, ontvangen alerts op basis van regels, sturen reizigers berichten via push, e-mail of sms, en exporteren rapportages. De risk alert-regelengine werkt per account.
5. Hoe snel kun je een massanotificatie naar één land sturen?
Let op: filteren op land, de betrokken reizigers selecteren en een bericht versturen vanaf hetzelfde scherm, binnen enkele minuten.
Bij mTrip: filter je het dashboard op account, land of reiziger en stuur je hen rechtstreeks een bericht.
6. Hoe wordt de reiziger vóór vertrek geïnformeerd over de bestemming?
Let op: een briefing die automatisch vóór vertrek naar elke reiziger wordt gestuurd, opgebouwd uit zijn reisprogramma, zodat niemand in je team deze handmatig hoeft te schrijven en niemand zonder vertrekt.
Bij mTrip: komt pre-travel advice per e-mail binnen vóór de reis, gepersonaliseerd voor de bestemming: risiconiveau en actuele reisadviezen, noodcontacten, vereiste documentatie, recente gezondheids- en veiligheidsmeldingen, en lokale evenementen die de reis kunnen beïnvloeden. Dit is gebaseerd op landrisicoprofielen voor 206 landen en gebieden, dagelijks bijgewerkt.
7. Volgt het zowel vluchtverstoringen als veiligheidsrisico’s?
Let op: vertragingen, annuleringen en risico-events gekoppeld aan dezelfde reizigers in één dashboard, zodat je team niet hoeft te schakelen tussen een vluchttool en een risicotool.
Bij mTrip: toont het disruption dashboard vluchtgebeurtenissen van meer dan 900 luchtvaartmaatschappijen samen met risicomeldingen, gekoppeld aan actieve boekingen.
8. Kan IT-security de leverancier grondig beoordelen?
Let op: documentatie over gegevensverwerking, hosting en AVG die je security-team kan beoordelen.
Bij mTrip: vraag je mTrip-contactpersoon tijdens de evaluatie om onze securitydocumentatie.
Data, documenten en toestemming: wat je moet vragen
Vragen over beveiliging en privacy bepalen vaak welke travel risk management software je kiest. Vraag elke leverancier deze vier vragen schriftelijk te beantwoorden.
Hoe verwerk je persoonsgegevens?
Verwacht een duidelijk antwoord over de AVG. mTrip verwerkt persoonsgegevens van reizigers conform de AVG.
Waar worden paspoort- en visumkopieën bewaard?
Vraag hoe de leverancier gevoelige documenten opslaat en wie daar toegang tot heeft. mTrip bewaart reisbescheiden versleuteld, in dezelfde app als het reisprogramma.
Wie bepaalt of locatie wordt gedeeld?
Dat zou de reiziger zelf moeten zijn. Bij mTrip is GPS-tracking opt-in, en reizigers die dit afwijzen blijven gedekt via hun reisprogrammagegevens. Leg reizigers uit wat de app deelt en wie dat ziet. Duidelijke antwoorden vergroten de adoptie meer dan welke verplichting ook.
Hoe scheid je onze klanten van elkaar?
Een TMC moet elk zakelijk account gescheiden houden. mTrip activeert risicobeheer per account, met eigen huisstijl, domein, alertregels en instellingen voor de risicoleverancier. De risicomanager van elke klant logt in en ziet alleen de reizigers van het eigen bedrijf.
Moet je losstaande travel risk management tools vervangen of koppelen?
De meeste programma’s betalen al voor een risk intelligence provider. Deze specialisten hebben analisten in dienst die events verifiëren en alerts en bestemmingsonderzoek publiceren, die reisplatforms via API’s ontvangen. Behoud die leverancier. mTrip integreert externe risk intelligence en kan meerdere leveranciers gelijktijdig laten draaien, toegewezen per zakelijke klant, zodat de alerts naast het reisprogramma verschijnen.
De winst van consolidatie zit in de tools daaromheen. Losse producten voor tracking, massanotificatie, documentopslag en het afleveren van reisprogramma’s hebben elk hun eigen reizigersdatafeed nodig. Duty of care software die wordt gevoed door je GDS en mid-office vervangt die feeds door één geheel.
| Onderdeel | Losse tools | Eén platform |
|---|---|---|
| Incidentrespons | Een e-mail van de leverancier handmatig afzetten tegen een spreadsheet met reizigers | Getroffen reizigers identificeren vanuit live reisprogramma’s, in één overzicht |
| Monitoring van verstoringen | Vluchtalerts in de ene tool, risicoalerts in de andere | Vluchtverstoringen en risico-events in één dashboard |
| Beoordeling van leveranciers | Meerdere leveranciers, verwerkersovereenkomsten en beveiligingsbeoordelingen | Eén leverancier, één overeenkomst, één beveiligingsbeoordeling |
| Ervaring van de reiziger | Een apart veiligheidsapp met eigen login | Alerts in dezelfde app met de eigen huisstijl waarin ook het reisprogramma staat |
Controleer nog één ding: wat de software aan anderen overlaat. mTrip stuurt geen beveiligingsteams, organiseert geen evacuaties en biedt geen medische bijstand. Jouw team of jouw assistanceleverancier verzorgt de respons, en het platform vertelt hen wie er getroffen is, waar deze persoon zich bevindt en hoe hij of zij te bereiken is.
Bekijk de volledige lijst met modules op de pagina mTrip travel risk management software, of hoe dit past binnen een bredere TMC-oplossing op software voor TMC’s.
Veelgestelde vragen van kopers
Welke vragen moet ik een leverancier van zorgplichtsoftware stellen?
Vraag de leverancier om te koppelen met de systemen waarin jouw reisprogramma’s staan, en laat vervolgens een echte reis uit jouw programma doorlopen: voeg een boeking buiten het programma toe, laat de reiziger op de kaart zien met de bron van de locatie, verstuur een gerichte melding, stuur een bericht naar iedereen in één land en open het risicoprofiel van de bestemming. Vraag daarna om schriftelijke antwoorden over de AVG, documentopslag, toestemming en scheiding tussen klanten.
Hoe test ik traveller tracking tijdens een demo?
Gebruik een reis waarbij het hotel is gewijzigd of waarbij een boeking buiten het programma is gemaakt. Controleer of de leverancier de reiziger nog steeds via GPS uit de app kan lokaliseren, of je de ontbrekende boeking kunt toevoegen, en of de kaart locaties op basis van het reisprogramma onderscheidt van GPS-locaties.
Wat heeft IT-security nodig van een leverancier van zorgplichtsoftware?
IT-securityteams vragen doorgaans om documentatie over architectuur, hosting, gegevensverwerking en de AVG, plus informatie over hoe de leverancier gevoelige documenten zoals paspoortkopieën opslaat. Vraag dit tijdig op, zodat de beoordeling het project niet vertraagt.
Kun je reizigers volgen die een deel van hun reis zelf boeken?
Met mTrip kan dat wel. De tracking combineert PNR-gegevens met GPS uit de mTrip-app, waardoor een reiziger die zijn locatie deelt zichtbaar blijft, ongeacht hoe elk deel van de reis is geboekt. Het delen van GPS-gegevens is opt-in en wordt door de reiziger zelf bepaald.
Hoe worden reizigers vóór vertrek geïnformeerd?
mTrip stuurt elke reiziger vóór de reis een persoonlijk reisadvies per e-mail, gebaseerd op zijn of haar reisprogramma. Dit advies bevat het risiconiveau en de reisadviezen voor de bestemming, noodcontacten, vereiste documentatie, recente gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen en lokale evenementen.
Kan een TMC zijn zakelijke klanten toegang geven tot het risicodashboard?
Met mTrip kan dat wel. De risicomanager van elke zakelijke klant krijgt een eigen login voor het verstoringsdashboard, traveller tracking en landenrisicoprofielen, beperkt tot de eigen reizigers. Zij kunnen meldingen ontvangen, hun reizigers berichten sturen en rapportages exporteren, terwijl de TMC overzicht houdt over alle accounts.
Kunnen we onze huidige risk intelligence-leverancier behouden?
Met mTrip kan dat wel. De risicobeheersoftware van mTrip integreert externe risk intelligence-leveranciers en kan er meerdere tegelijk inzetten, toegewezen per zakelijke klant.
Hebben reizigers een aparte veiligheidsapp nodig?
Een aparte app verlaagt het gebruik. Bij mTrip verschijnen risicomeldingen en reisadvies vóór vertrek binnen dezelfde zakenreisapp in de huisstijl van de klant die ook het reisprogramma en de reisbescheiden van de reiziger bevat.
Garandeert zorgplichtsoftware de veiligheid van reizigers?
Geen platform kan dat garanderen. Software geeft jouw team informatie, overzicht en communicatiemiddelen. Je reisbeleid, beslissingen en reactieprocedures blijven essentieel.
Doorloop deze checklist met mTrip
Neem een echt reisprogramma uit jouw programma mee en ontdek hoe de zorgplicht- en risicobeheersoftware van mTrip antwoord geeft op alle acht vragen.