Guia do comprador · Duty of care

Como avaliar software de duty of care: um checklist para TMCs e equipes de viagens corporativas

Por mTrip · Publicado em 24 de setembro de 2026

Para avaliar um software de duty of care, pegue uma viagem real do seu programa e peça a cada fornecedor que a execute ao vivo: que puxe o roteiro dos seus sistemas de reserva, localize o viajante, envie um alerta direcionado, verifique o perfil de risco do destino e mostre como a plataforma armazena documentos e trata o consentimento. Este checklist traz as oito perguntas que você deve fazer a qualquer fornecedor de software de duty of care ou de gestão de riscos, e como deve ser uma boa resposta.

Por que os requisitos de software de duty of care estão mudando?

Os gestores de viagens costumavam comprar uma ferramenta de roteiros e depois adicionar um fornecedor de risco, uma ferramenta de monitoramento e um cofre de documentos. Cada uma vinha com seu próprio login, sua própria lista de viajantes e seu próprio acordo de processamento de dados.

Hoje, RH, jurídico, segurança de TI e compras participam dessas decisões. Eles perguntam se você consegue localizar cada viajante durante um incidente, quem recebe cada alerta e onde ficam as cópias de passaporte e visto. Eles querem um único sistema de registro e relatórios claros, e agora avaliam o software de gestão de riscos junto com a entrega de roteiros na mesma RFP.

A lacuna de visibilidade

Em uma pesquisa da GBTA Foundation com 148 gestores de viagens nos Estados Unidos (2017), metade afirmou conseguir localizar todos os funcionários em até duas horas após uma crise, e 29% não sabiam quanto tempo isso levaria. Apenas 20% usavam tecnologia para capturar reservas feitas fora do programa. Em uma pesquisa complementar da GBTA com 735 viajantes corporativos europeus, mais de 60% haviam reservado fora dos canais da empresa. Os números têm alguns anos, e as lacunas que eles descrevem são exatamente as que este checklist avalia.

Uma lista de recursos não vai fechar essas lacunas. Um teste ao vivo com seus próprios dados, sim.

O checklist de software de duty of care

Escolha uma viagem do trimestre passado com pelo menos um voo, um hotel e uma reserva feita fora do seu programa. Peça a cada fornecedor de software de duty of care que trabalhe essas oito perguntas com esse exemplo durante a demonstração e pontue cada resposta para o seu RFP.

1. O sistema se conecta a todas as fontes onde seus roteiros estão armazenados?

O que verificar: conexões ativas com seu GDS, ferramentas de reserva online, mid-office e back office, para que toda viagem chegue à plataforma independentemente de onde foi reservada e a lista de viajantes nunca dependa de uma planilha.

Na mTrip: os roteiros são sincronizados a partir do Amadeus, Sabre e Travelport, de ferramentas de reserva online como Concur e Cytric, e de sistemas de mid-office e back office, os mesmos dados que alimentam a gestão de roteiros.

2. O monitoramento de viajantes depende apenas do localizador (PNR)?

O que verificar: um monitoramento que continue funcionando mesmo quando o viajante reserva parte da viagem por conta própria. Um PNR só mostra o que passou pelos seus canais de reserva. Quando o viajante reserva um hotel ou um trem em um site de consumo, as ferramentas que dependem só do PNR o perdem de vista. Essas reservas fora do programa, muitas vezes chamadas de leakage, criam os pontos cegos que mais prejudicam durante um incidente.

Na mTrip: o aplicativo mTrip monitora viajantes por GPS, então um viajante que compartilha sua localização permanece visível independentemente de como a reserva foi feita. Os gestores de viagens também podem adicionar reservas feitas fora do motor de reservas principal, mantendo o roteiro completo.

3. O mapa mostra a origem de cada localização?

O que verificar: uma distinção clara entre onde o roteiro indica que o viajante deveria estar e onde o celular dele realmente o localiza. Durante um incidente, sua equipe precisa saber qual das duas informações está vendo.

Na mTrip: o monitoramento combina dados do PNR com GPS opcional do aplicativo. Nosso guia de monitoramento de viajantes explica essa diferença.

4. Cada cliente corporativo pode ter seu próprio painel de risco?

O que verificar: um login separado para o gestor de risco ou de viagens do seu cliente, que mostre apenas os viajantes da empresa dele, com regras de alerta configuradas para aquela conta por nível de risco, tipo de risco, destinatário e canal.

Na mTrip: o gestor de risco de cada cliente tem seu próprio acesso ao painel de imprevistos (voos e eventos de risco), monitoramento de viajantes para reagir rapidamente, e perfis de risco por país para avaliar destinos antes da partida. Eles veem apenas os próprios viajantes, recebem alertas conforme as regras definidas, enviam mensagens aos viajantes por push, e-mail ou SMS, e exportam relatórios. O mecanismo de regras de alertas de risco funciona por conta.

5. Em quanto tempo você consegue enviar uma notificação em massa para um país?

O que verificar: filtrar por país, selecionar os viajantes afetados e enviar uma mensagem na mesma tela, em poucos minutos.

Na mTrip: você filtra o painel por conta, país ou viajante e envia a mensagem diretamente.

6. Como o viajante é informado sobre o destino antes de partir?

O que verificar: um briefing enviado automaticamente a cada viajante antes da partida, gerado a partir do roteiro dele, para que ninguém na sua equipe precise escrevê-lo manualmente e nenhum viajante parta sem recebê-lo.

Na mTrip: o aviso pré-viagem chega por e-mail antes da viagem, personalizado para o destino: nível de risco e alertas vigentes, contatos de emergência, documentação exigida, alertas recentes de saúde e segurança, e eventos locais que possam afetar a viagem. As informações vêm dos perfis de risco por país, cobrindo 206 países e territórios, atualizados diariamente.

7. O sistema monitora imprevistos de voo além dos riscos de segurança?

O que verificar: atrasos, cancelamentos e eventos de risco associados aos mesmos viajantes em um único painel, para que sua equipe não precise alternar entre uma ferramenta de voos e uma ferramenta de risco.

Na mTrip: o painel de imprevistos mostra eventos de voo de mais de 900 companhias aéreas e alertas de risco juntos, associados às reservas ativas.

8. A equipe de segurança da informação consegue avaliar o fornecedor adequadamente?

O que verificar: documentação sobre tratamento de dados, hospedagem e GDPR que sua equipe de segurança possa avaliar.

Na mTrip: peça ao seu contato na mTrip a documentação de segurança durante a avaliação.

Dados, documentos e consentimento: o que perguntar

Questões de segurança e privacidade costumam decidir qual software de gestão de riscos voyages você vai comprar. Peça que cada fornecedor responda por escrito a estas quatro perguntas.

Como vocês processam dados pessoais?

Espere uma resposta direta sobre a GDPR. A mTrip processa os dados pessoais do viajante em conformidade com a GDPR.

Onde ficam as cópias de passaporte e visto?

Pergunte como o fornecedor armazena documentos sensíveis e quem pode acessá-los. A mTrip guarda a documentação da viagem em armazenamento criptografado, dentro do mesmo aplicativo que o roteiro.

Quem controla o compartilhamento de localização?

O viajante deve controlar. Na mTrip, o rastreamento por GPS é opt-in, e os viajantes que optam por não ativá-lo continuam cobertos pelos dados do roteiro. Explique ao viajante o que o aplicativo compartilha e quem tem acesso. Respostas claras aumentam a adesão mais do que qualquer obrigatoriedade.

Como vocês separam os nossos clientes?

Uma TMC precisa manter cada conta corporativa separada das demais. A mTrip ativa a gestão de riscos por conta, com marca, domínio, regras de alerta e configurações de fornecedor de risco próprios. O gestor de risco de cada cliente faz login e vê apenas os viajantes da própria empresa.

Você deve substituir as ferramentas isoladas de gestão de riscos voyages ou integrá-las?

A maioria dos programas já paga por um fornecedor de inteligência de risco. Esses especialistas têm analistas que verificam eventos e publicam alertas e pesquisas sobre destinos, que as plataformas de viagem recebem via API. Mantenha o seu. A mTrip integra inteligência de risco externa e pode operar com vários fornecedores ao mesmo tempo, atribuídos por cliente corporativo, de forma que os alertas aparecem junto ao roteiro.

É nas ferramentas ao redor dele que a consolidação compensa. Produtos separados para rastreamento, notificação em massa, armazenamento de documentos e entrega de roteiro exigem, cada um, a própria fonte de dados do viajante. Um software de duty of care alimentado pelo seu GDS e back office substitui essas fontes separadas por uma só.

Área	Ferramentas separadas	Uma plataforma
Resposta a incidentes	Cruzar manualmente o e-mail de um fornecedor com uma planilha de viajantes	Identificar os viajantes afetados a partir dos roteiros em tempo real, em uma única tela
Monitoramento de imprevistos	Alertas de voo em uma ferramenta, alertas de risco em outra	Imprevistos de voo e eventos de risco em um único painel
Avaliação de fornecedor	Vários fornecedores, vários contratos de processamento de dados e várias avaliações de segurança	Um fornecedor, um contrato, uma avaliação de segurança
Experiência do viajante	Um aplicativo de segurança separado, com login próprio	Alertas dentro do aplicativo com a sua marca que já traz o roteiro

Verifique mais um ponto: o que o software deixa a cargo de terceiros. A mTrip não envia equipes de segurança, não organiza evacuações nem presta assistência médica. A resposta fica a cargo da sua equipe ou do seu fornecedor de assistência, e a plataforma informa quem foi afetado, onde a pessoa está e como entrar em contato.

Veja a lista completa de módulos na página do software de gestão de riscos voyages da mTrip, ou como ele se encaixa em um stack mais amplo de TMC em software para TMCs.

Perguntas frequentes dos compradores

O que devo perguntar a um fornecedor de software de duty of care?

Peça ao fornecedor para conectar aos sistemas que armazenam seus roteiros e, em seguida, rode uma viagem real do seu programa: inclua uma reserva feita fora do programa, mostre o viajante no mapa com a origem da localização, envie um alerta direcionado, envie uma mensagem para todos em um país e abra o perfil de risco do destino. Depois, peça respostas por escrito sobre GDPR, armazenamento de documentos, consentimento e separação entre clientes.

Como testar o monitoramento de viajantes durante uma demonstração?

Use uma viagem com um hotel alterado ou uma reserva feita fora do programa. Verifique se o fornecedor ainda consegue localizar o viajante por GPS pelo aplicativo, se é possível incluir a reserva faltante e se o mapa diferencia as localizações baseadas no roteiro das localizações por GPS.

O que a equipe de segurança da informação precisa de um fornecedor de software de duty of care?

As equipes de segurança da informação costumam pedir documentação sobre arquitetura, hospedagem, tratamento de dados e GDPR, além de como o fornecedor armazena documentos sensíveis, como cópias de passaporte. Solicite isso com antecedência para que a análise não atrase o projeto.

É possível monitorar viajantes que reservam parte da viagem por conta própria?

Com o mTrip, sim. O monitoramento combina dados do localizador (PNR) com GPS do aplicativo mTrip, então um viajante que compartilha sua localização permanece visível independentemente de como cada parte da viagem foi reservada. O compartilhamento de GPS é opcional e controlado pelo viajante.

Como os viajantes são informados antes da partida?

O mTrip envia a cada viajante um e-mail personalizado de orientação pré-viagem antes da partida, gerado a partir do roteiro dele. O e-mail aborda o nível de risco e os avisos do destino, contatos de emergência, documentação necessária, alertas recentes de saúde e segurança, e eventos locais.

Uma TMC pode dar aos seus clientes corporativos acesso ao painel de riscos?

Com o mTrip, sim. O gestor de risco de cada cliente corporativo recebe seu próprio login para o painel de imprevistos, o monitoramento de viajantes e os perfis de risco por país, limitado aos próprios viajantes. Eles podem receber alertas, enviar mensagens aos seus viajantes e exportar relatórios, enquanto a TMC mantém a supervisão de todas as contas.

É possível manter nosso fornecedor atual de inteligência de risco?

Com o mTrip, sim. O software de gestão de riscos de viagem do mTrip integra fornecedores externos de inteligência de risco e pode operar vários ao mesmo tempo, atribuídos por cliente corporativo.

Os viajantes precisam de um aplicativo de segurança separado?

Um aplicativo separado reduz a adoção. No mTrip, os alertas de risco e as orientações pré-viagem aparecem dentro do mesmo aplicativo de viagens corporativas com a sua marca que reúne o roteiro e os documentos do viajante.

O software de duty of care garante a segurança dos viajantes?

Nenhuma plataforma consegue. O software oferece à sua equipe informações, visibilidade e ferramentas de comunicação. Suas políticas de viagem, decisões e procedimentos de resposta continuam sendo essenciais.