Guia do comprador · Duty of care
Como avaliar software de duty of care: um checklist para TMCs e equipes de viagens corporativas
Por mTrip · Publicado em 24 de setembro de 2026
Para avaliar um software de duty of care, pegue uma viagem real do seu programa e peça a cada fornecedor que faça a demonstração ao vivo: buscar o roteiro nos seus sistemas de reservas, localizar o viajante, enviar um alerta direcionado, verificar o perfil de risco do destino e mostrar como a plataforma armazena documentos e trata o consentimento. Este checklist traz as oito perguntas que você deve fazer a qualquer fornecedor de software de duty of care ou gestão de riscos, e como deve ser uma boa resposta.
Por que os requisitos de software de duty of care estão mudando?
Antigamente, os gestores de viagens compravam uma ferramenta de itinerários e depois acrescentavam um fornecedor de risco, uma ferramenta de rastreamento e um repositório de documentos. Cada uma vinha com seu próprio login, sua própria lista de viajantes e seu próprio contrato de tratamento de dados.
Hoje, RH, jurídico, segurança da informação e compras também participam da decisão. Eles perguntam se você consegue localizar cada viajante durante um incidente, quem recebe qual alerta e onde ficam armazenadas as cópias de passaporte e visto. Eles querem um único sistema de registro e relatórios claros, e agora avaliam o software de gestão de riscos junto com a entrega dos roteiros no mesmo RFP.
A lacuna de visibilidade
Em uma pesquisa da GBTA Foundation com 148 gestores de viagens dos Estados Unidos (2017), metade afirmou conseguir localizar todos os funcionários em até duas horas após uma crise, e 29% não sabiam quanto tempo isso levaria. Apenas 20% usavam tecnologia para capturar reservas feitas fora do programa. Em uma pesquisa complementar da GBTA com 735 viajantes corporativos europeus, mais de 60% haviam feito reservas fora dos canais da empresa. Os números têm alguns anos, mas as lacunas que eles descrevem são exatamente o que este checklist avalia.
Uma lista de recursos não vai fechar essas lacunas. Um teste ao vivo com os seus próprios dados, sim.
Checklist de software de duty of care
Escolha uma viagem do último trimestre que tenha pelo menos um voo, um hotel e uma reserva feita fora do seu programa. Peça a cada fornecedor de software de duty of care que trabalhe essas oito perguntas com esse caso durante a demonstração e avalie cada resposta para o seu RFP.
1. Ele se conecta a todos os sistemas que armazenam seus roteiros?
Verifique: conexões ativas com seu GDS, ferramentas de reserva online, mid-office e back office, de modo que toda viagem chegue à plataforma independentemente de onde foi reservada e a lista de viajantes nunca dependa de uma planilha.
Na mTrip: os roteiros são sincronizados a partir de Amadeus, Sabre e Travelport, de ferramentas de reserva online como Concur e Cytric, e de sistemas de mid-office e back office, os mesmos dados que alimentam a gestão de roteiros.
2. O rastreamento do viajante depende apenas do PNR?
Verifique: um rastreamento que continue funcionando mesmo quando o viajante reserva parte da viagem por conta própria. Um PNR só mostra o que passou pelos seus canais de reserva. Quando um viajante reserva um hotel ou um trem em um site de consumidor, ferramentas que dependem só do PNR o perdem de vista. Essas reservas feitas fora do programa, muitas vezes chamadas de leakage, criam os pontos cegos que mais prejudicam durante um incidente.
Na mTrip: o aplicativo mTrip rastreia viajantes por GPS, de modo que um viajante que compartilha sua localização continua visível independentemente de como a reserva foi feita. Os gestores de viagem também podem adicionar reservas feitas fora do sistema principal de reservas, mantendo o roteiro completo.
3. O mapa mostra a origem de cada localização?
Verifique: uma distinção clara entre onde o roteiro indica que o viajante deveria estar e onde o celular dele informa que está. Durante um incidente, sua equipe precisa saber qual das duas informações está vendo.
Na mTrip: o rastreamento combina dados do PNR com o GPS opcional do aplicativo. Nosso guia de rastreamento de viajantes explica essa diferença.
4. Cada cliente corporativo pode ter seu próprio painel de riscos?
Verifique: um login separado para o gestor de risco ou de viagens do seu cliente, que mostre apenas os viajantes da empresa dele, com regras de alerta configuradas para aquela conta por nível de risco, tipo de risco, destinatário e canal.
Na mTrip: cada gestor de risco do cliente tem acesso próprio ao painel de imprevistos (voos e eventos de risco), rastreamento de viajantes para reagir com rapidez e perfis de risco por país para avaliar destinos antes da partida. Eles veem apenas os próprios viajantes, recebem alertas conforme regras definidas, enviam mensagens aos viajantes por push, e-mail ou SMS e exportam relatórios. O mecanismo de regras de alerta de risco funciona por conta.
5. Com que rapidez você consegue enviar uma notificação em massa para um país?
Verifique: filtrar por país, selecionar os viajantes afetados e enviar uma mensagem na mesma tela, em minutos.
Na mTrip: você filtra o painel por conta, país ou viajante e envia a mensagem diretamente.
6. Como o viajante é informado sobre o destino antes de partir?
Verifique: um briefing enviado automaticamente a cada viajante antes da partida, gerado a partir do roteiro dele, para que ninguém da sua equipe precise escrevê-lo manualmente e nenhum viajante parta sem recebê-lo.
Na mTrip: o aviso pré-viagem chega por e-mail antes da viagem, personalizado para o destino: nível de risco e alertas atuais, contatos de emergência, documentação exigida, alertas recentes de saúde e segurança, e eventos locais que possam afetar a viagem. Ele se baseia em perfis de risco de 206 países e territórios, atualizados diariamente.
7. Ele monitora tanto imprevistos de voo quanto riscos de segurança?
Verifique: atrasos, cancelamentos e eventos de risco associados aos mesmos viajantes em um único painel, para que sua equipe não precise alternar entre uma ferramenta de voos e uma ferramenta de riscos.
Na mTrip: o painel de imprevistos mostra juntos os eventos de voo de mais de 900 companhias aéreas e os alertas de risco, associados às reservas ativas.
8. A equipe de segurança de TI consegue avaliar o fornecedor com rigor?
Verifique: documentação sobre tratamento de dados, hospedagem e GDPR que sua equipe de segurança possa avaliar.
Na mTrip: peça ao seu contato na mTrip nossa documentação de segurança durante a avaliação.
Dados, documentos e consentimento: o que perguntar
As perguntas sobre segurança e privacidade costumam definir qual software de gestão de riscos de viagem você vai escolher. Peça a cada fornecedor que responda por escrito a estas quatro questões.
Como você trata os dados pessoais?
Espere uma resposta direta sobre o GDPR. A mTrip trata os dados pessoais dos viajantes em conformidade com o GDPR.
Onde ficam as cópias de passaporte e visto?
Pergunte como o fornecedor armazena documentos sensíveis e quem pode acessá-los. A mTrip mantém os documentos de viagem em armazenamento criptografado, no mesmo aplicativo do roteiro.
Quem controla o compartilhamento de localização?
O viajante. Na mTrip, o rastreamento por GPS é opcional (opt-in), e os viajantes que optam por não ativá-lo continuam cobertos pelos dados do roteiro. Explique aos viajantes o que o aplicativo compartilha e quem tem acesso a isso. Respostas claras aumentam a adesão mais do que qualquer obrigatoriedade.
Como vocês separam nossos clientes?
Uma TMC precisa manter cada conta corporativa separada das demais. A mTrip ativa a gestão de riscos por conta, com marca, domínio, regras de alerta e configurações de fornecedor de risco próprios. O gestor de risco de cada cliente acessa o sistema e vê apenas os viajantes da própria empresa.
Você deve substituir as ferramentas independentes de gestão de riscos de viagem ou integrá-las?
A maioria dos programas já paga por um fornecedor de inteligência de risco. Esses especialistas contam com analistas que verificam eventos e publicam alertas e pesquisas sobre destinos, que as plataformas de viagem recebem via API. Mantenha o seu. A mTrip integra fontes externas de inteligência de risco e pode operar com vários fornecedores ao mesmo tempo, atribuídos por cliente corporativo, de modo que os alertas apareçam junto do roteiro.
É nas ferramentas ao redor disso que a consolidação traz ganhos. Produtos separados para rastreamento, notificação em massa, armazenamento de documentos e entrega de roteiros exigem, cada um, sua própria fonte de dados dos viajantes. Um software de duty of care alimentado pelo seu GDS e back office substitui essas fontes por uma única.
| Área | Ferramentas separadas | Uma única plataforma |
|---|---|---|
| Resposta a incidentes | Cruzar o e-mail de um fornecedor com uma planilha de viajantes | Identificar os viajantes afetados a partir dos roteiros ativos em uma única tela |
| Monitoramento de imprevistos | Alertas de voo em uma ferramenta, alertas de risco em outra | Interrupções de voo e eventos de risco em um único painel |
| Análise do fornecedor | Vários fornecedores, acordos de tratamento de dados e análises de segurança | Um fornecedor, um acordo, uma análise de segurança |
| Experiência do viajante | Um aplicativo de segurança e um login à parte | Alertas dentro do aplicativo com a marca do cliente, que já contém o roteiro |
Verifique mais um ponto: o que o software deixa a cargo de outros. A mTrip não envia equipes de segurança, não organiza evacuações nem presta assistência médica. Sua equipe ou seu provedor de assistência é quem conduz a resposta, e a plataforma informa quem foi afetado, onde essas pessoas estão e como contatá-las.
Veja a lista completa de módulos na página mTrip software de gestão de riscos de viagem, ou como isso se encaixa em um conjunto mais amplo de soluções para TMCs em software para TMCs.
Perguntas frequentes de compradores
O que devo perguntar a um fornecedor de software de duty of care?
Peça ao fornecedor para conectar aos sistemas que armazenam seus roteiros e, em seguida, rodar uma viagem real do seu programa: adicione uma reserva feita fora do programa, mostre o viajante no mapa com a origem da localização, envie um alerta segmentado, envie uma mensagem para todos em um país e abra o perfil de risco do destino. Depois, peça respostas por escrito sobre GDPR, armazenamento de documentos, consentimento e separação entre clientes.
Como testar o rastreamento de viajantes durante uma demonstração?
Use uma viagem com um hotel alterado ou uma reserva feita fora do programa. Verifique se o fornecedor ainda consegue localizar o viajante por GPS pelo aplicativo, se é possível adicionar a reserva faltante e se o mapa diferencia localizações baseadas no roteiro das localizações por GPS.
O que a equipe de segurança de TI precisa de um fornecedor de software de duty of care?
As equipes de segurança de TI geralmente pedem documentação sobre arquitetura, hospedagem, tratamento de dados e GDPR, além de como o fornecedor armazena documentos sensíveis, como cópias de passaporte. Solicite isso desde o início para que a análise não atrase o projeto.
É possível rastrear viajantes que reservam parte da viagem por conta própria?
Com o mTrip, sim. O rastreamento combina dados de PNR com GPS do aplicativo mTrip, de modo que um viajante que compartilha sua localização continua visível independentemente de como cada parte da viagem foi reservada. O compartilhamento de GPS é opcional e controlado pelo viajante.
Como os viajantes são orientados antes da partida?
O mTrip envia a cada viajante um e-mail personalizado com orientações pré-viagem antes do embarque, gerado a partir do roteiro. Ele traz o nível de risco do destino e alertas oficiais, contatos de emergência, documentação exigida, alertas recentes de saúde e segurança, e eventos locais.
Uma TMC pode dar acesso ao painel de risco para seus clientes corporativos?
Com o mTrip, sim. O gestor de risco de cada cliente corporativo recebe login próprio para o painel de interrupções, o rastreamento de viajantes e os perfis de risco por país, limitado aos seus próprios viajantes. Eles podem receber alertas, enviar mensagens aos seus viajantes e exportar relatórios, enquanto a TMC mantém a supervisão de todas as contas.
Podemos manter nosso fornecedor de risk intelligence atual?
Com o mTrip, sim. O software de gestão de riscos do mTrip integra fornecedores externos de risk intelligence e pode rodar vários ao mesmo tempo, atribuídos por cliente corporativo.
Os viajantes precisam de um aplicativo de segurança separado?
Um aplicativo separado reduz a adoção. No mTrip, os alertas de risco e as orientações pré-viagem aparecem dentro do mesmo aplicativo de viagens corporativas com a marca do cliente que armazena o roteiro e os documentos do viajante.
O software de duty of care garante a segurança do viajante?
Nenhuma plataforma pode garantir isso. O software oferece à sua equipe informação, visibilidade e ferramentas de comunicação. Suas políticas de viagem, decisões e procedimentos de resposta continuam sendo essenciais.
Aplique este checklist no mTrip
Traga um roteiro real do seu programa e veja como o software de duty of care e gestão de riscos do mTrip responde às oito perguntas.