Guia de viagens corporativas
Monitoramento de viajantes: feche as lacunas do seu programa de viagens corporativas
Mais visibilidade começa com informações completas sobre a viagem, comunicação clara e o entendimento do que cada método de monitoramento pode mostrar.
O desafio em resumo
O monitoramento de viajantes ajuda os gestores de viagens a entender onde os funcionários deveriam estar e, quando o compartilhamento de localização está ativado, onde seus dispositivos indicam que estão. A adesão ao aplicativo, reservas feitas fora do programa corporativo e mudanças não informadas podem deixar lacunas nessa visão.
Adesão ao aplicativo · Reservas fora do programa · Mudanças de plano
Entenda os dados
Localizador (PNR) e GPS respondem perguntas diferentes
Dados do roteiro / localizador
Onde o viajante deveria estar?
Um localizador, ou PNR, contém as informações da reserva. Voos, hotéis e outros detalhes do roteiro ajudam a inferir onde o viajante deveria estar. Essa abordagem não exige que o viajante instale um aplicativo.
Sua utilidade depende da completude e da atualização do roteiro. Uma reserva, por si só, não confirma que o viajante seguiu o planejado.
GPS / aplicativo
Qual localização o dispositivo reporta?
O compartilhamento de localização pelo aplicativo acrescenta a localização do dispositivo a essa visão. Na mTrip, o compartilhamento de GPS é opcional e controlado pelo viajante.
A adesão ao aplicativo e as permissões de localização são determinantes nesse método. Os gestores devem diferenciar a localização do dispositivo da localização inferida a partir das reservas.
Três lacunas a resolver
Torne a visibilidade parte do fluxo de trabalho
01
Explique o aplicativo
Deixe claro o valor do uso diário e as opções de compartilhamento de localização.
02
Capture a viagem completa
Dê aos viajantes uma forma de informar reservas feitas fora do programa.
03
Mantenha os planos atualizados
Facilite a comunicação de alterações e cancelamentos.
01 / Adesão ao aplicativo
Construa confiança antes de pedir que os viajantes compartilhem a localização
Os viajantes podem hesitar em instalar mais um aplicativo ou compartilhar sua localização. Explique como o aplicativo apoia a viagem e quais escolhas eles têm, em vez de tratar a adesão apenas como uma meta de downloads.
- Mostre funcionalidades úteis no dia a dia, como roteiros e documentação da viagem.
- Explique quais informações de localização são compartilhadas, quem pode acessá-las e como o compartilhamento é controlado.
- Forneça orientações simples de configuração e um contato de suporte claro.
- Mantenha a cobertura baseada no roteiro disponível para viajantes que não usam o compartilhamento de GPS.
02 / Reservas fora do programa
Dê visibilidade a reservas feitas fora do programa corporativo
Uma reserva feita em um site de consumo pode não aparecer nos sistemas de viagem da organização. Isso pode deixar parte da viagem invisível para a equipe de viagens, mesmo quando a viagem principal está registrada.
- Ofereça um caminho claro para o envio de confirmações de reserva.
- Identifique quais informações de reservas externas podem ser importadas e quais exigem entrada manual.
- Explique por que compartilhar o roteiro completo ajuda a equipe a dar suporte aos viajantes.
- Verifique a viagem completa, incluindo hotéis reservados de forma independente ou trechos extras.
A solução de monitoramento de viajantes da mTrip permite adicionar manualmente reservas feitas fora do mecanismo de reservas principal. Confirme as fontes de dados e o fluxo de trabalho do seu programa.
03 / Mudanças de planos
Uma reserva não é prova de que a viagem aconteceu
Um viajante pode adiar a partida, trocar de hotel, cancelar uma reunião ou decidir não viajar. Se o roteiro permanecer inalterado, a equipe de viagens pode estar trabalhando com um plano desatualizado.
- Facilite o relato de mudanças por meio de um contato ou processo conhecido.
- Use comunicações antes da partida para incentivar os viajantes a informar atualizações.
- Registre cancelamentos e mudanças nos sistemas usados para monitoramento.
- Ao responder a um incidente, confirme a situação do viajante em vez de confiar apenas no roteiro reservado.
Coloque em prática
Revise as lacunas com sua equipe de viagens
Use uma viagem representativa para verificar de onde vêm os dados de reserva, como as reservas externas são adicionadas e quem cuida das mudanças de última hora.
01
Identifique a origem de cada localização
Diferencie estimativas baseadas no roteiro das informações de GPS.
02
Teste o processo de exceção
Simule uma reserva externa, um cancelamento e uma troca de hotel.
03
Facilite a comunicação
Garanta que os viajantes saibam como atualizar os planos e entrar em contato com a equipe.
Uma observação sobre o escopo: a mTrip combina monitoramento por GPS e por roteiro em sua oferta de monitoramento de viajantes. O monitoramento e a gestão de riscos são recursos pagos opcionais; converse com a equipe da mTrip sobre o escopo ideal para o seu programa.
Tenha uma visão mais clara dos seus viajantes
Conheça as opções de monitoramento e como elas se encaixam no fluxo de trabalho de viagens corporativas da sua empresa.