出張ガイド
出張者の所在確認：出張プログラムの抜け漏れをなくす
出張者の状況を正確に把握するには、漏れのない旅程情報、明確なコミュニケーション、そして各追跡手法が示す情報を理解することが第一歩です。
データを理解する
PNRとGPSでは分かることが異なります
行程表／PNRデータ
出張者はどこにいると想定されているか？
PNR（Passenger Name Record）には予約情報が含まれます。フライトやホテルなど、その他の行程表の詳細から、出張者の想定される所在地を推測できます。この方法では、出張者がアプリをインストールする必要はありません。
その有用性は、行程表の網羅性と最新性に左右されます。予約があるからといって、出張者が計画どおりに行動したことが確認できるわけではありません。
GPS／アプリ
デバイスはどの位置情報を報告するか？
アプリによる位置情報共有を加えることで、デバイスの位置情報も把握できるようになります。mTripでは、GPS共有はオプトインであり、出張者自身が管理します。
この方法では、アプリの利用率と位置情報の許可設定が重要になります。出張管理者は、デバイスの位置情報と予約情報から推測した位置情報を区別する必要があります。
対応すべき3つの課題
可視性を業務フローに組み込む
01
アプリについて説明する
日常的なメリットと位置情報共有の選択肢を明確に伝えます。
02
出張全体を把握する
プログラム外で行った予約を報告できる手段を出張者に提供します。
03
予定を最新に保つ
変更やキャンセルを簡単に伝えられるようにします。
01／アプリの利用率
位置情報の共有を依頼する前に信頼関係を築く
出張者は、新たなアプリのインストールや位置情報の共有に抵抗を感じる場合があります。利用率をダウンロード数の目標として捉えるのではなく、アプリが出張をどのように支援するか、そしてどのような選択肢があるかを説明しましょう。
- 日程表や旅行書類など、日常的に役立つ機能を紹介します。
- どのような位置情報が共有されるか、誰がアクセスできるか、共有がどのように管理されるかを説明します。
- 簡単な設定ガイドと明確なサポート窓口を用意します。
- GPS共有を利用しない出張者のためにも、行程表に基づく把握手段を維持します。
02／プログラム外の予約
プログラム外の予約も把握する
一般消費者向けサイトで行われた予約は、組織の出張管理システムに記録されないことがあります。出張全体は記録されていても、一部の行程が旅行管理チームから見えなくなる場合があります。
- 予約確認書を提出するための明確な手順を用意します。
- 外部の予約情報のうち、取り込み可能なものと手動入力が必要なものを整理します。
- 日程全体を共有することが、チームによる出張者サポートにどう役立つかを説明します。
- 個別に予約したホテルや立ち寄り先も含め、出張全体を確認します。
mTripの出張者の所在確認ソリューションでは、主要な予約エンジン以外で行われた予約も手動で追加できます。プログラムにおけるデータソースと運用フローをご確認ください。
03 / 予定変更
予約があっても、出張が実施されたとは限りません
出張者は出発を延期したり、宿泊先を変更したり、会議をキャンセルしたり、出張自体を取りやめたりすることがあります。日程表が更新されないままだと、旅行管理チームは実態と異なる計画をもとに対応することになりかねません。
- 既知の連絡先や手順を通じて、変更を簡単に報告できるようにします。
- 出発前のコミュニケーションを活用し、出張者に更新事項の報告を促します。
- キャンセルや変更を、追跡に使用しているシステムに記録します。
- インシデント対応時には、予約済みの日程表だけに頼らず、出張者の状況を確認します。
実践のポイント
旅行管理チームと共に不足点を確認する
代表的な出張事例を使って、予約データの出所、プログラム外の予約の追加方法、直前の変更への対応者を確認します。
01
出張者の所在情報の出所を特定する
日程表に基づく推定とGPS情報を区別します。
02
例外対応プロセスを検証する
プログラム外の予約、キャンセル、宿泊先変更のケースを一通り確認します。
03
連絡をしやすくする
出張者が計画の更新方法とチームへの連絡方法を把握できるようにします。
対象範囲について： mTripは出張者の所在確認サービスにおいて、GPSと日程表に基づく追跡を組み合わせています。所在確認と危機管理はオプションの有料機能です。プログラムに適した範囲については、mTripチームにご相談ください。
出張者の状況をより明確に把握
所在確認の選択肢と、貴社の出張管理ワークフローへの適合方法をご確認ください。