Guía de viajes corporativos
Localización de viajeros: cierra las brechas en tu programa de viajes corporativos
Una mejor visibilidad empieza con información de viaje completa, comunicación clara y una comprensión de lo que cada método de localización puede aportar.
El reto, de un vistazo
La localización de viajeros ayuda a los gestores de viajes a saber dónde se espera que esté cada empleado y, cuando la ubicación está activada, dónde indican sus dispositivos que se encuentra. La adopción de la app, las reservas fuera del programa corporativo y los cambios no comunicados pueden dejar huecos en esa visión.
Adopción de la app · Reservas fuera de programa · Cambios de planes
Entender los datos
El PNR y el GPS responden a preguntas distintas
Datos de itinerario / PNR
¿Dónde se espera que esté el viajero?
Un Passenger Name Record, o PNR, contiene la información de la reserva. Los vuelos, hoteles y demás datos del itinerario ayudan a deducir la ubicación prevista del viajero. Este método no requiere que el viajero instale ninguna app.
Su utilidad depende de lo completo y actualizado que esté el itinerario. Una reserva por sí sola no confirma que el viajero siguiera el plan previsto.
GPS / app móvil
¿Qué ubicación indica el dispositivo?
La ubicación compartida a través de la app añade la posición del dispositivo a esa visión. En mTrip, la compartición de GPS es opcional y el viajero la controla.
La adopción de la app y los permisos de ubicación son claves para este método. Los gestores deben distinguir la ubicación del dispositivo de la deducida a partir de las reservas.
Tres brechas que resolver
Integra la visibilidad en el flujo de trabajo
01
Explica la app
Deja claro su valor diario y las opciones de compartir ubicación.
02
Registra el viaje completo
Ofrece a los viajeros una forma de informar de reservas hechas fuera del programa.
03
Mantén los planes actualizados
Facilita la comunicación de cambios y cancelaciones.
01 / Adopción de la app
Genera confianza antes de pedir a los viajeros que compartan su ubicación
Los viajeros pueden dudar antes de instalar otra app o compartir su ubicación. Explica cómo la app respalda el viaje y qué opciones tienen, en lugar de tratar la adopción como un simple objetivo de descargas.
- Muestra funciones útiles del día a día, como itinerarios y documentación de viaje.
- Explica qué información de ubicación se comparte, quién puede acceder a ella y cómo se controla.
- Facilita instrucciones sencillas de configuración y un contacto de soporte claro.
- Mantén disponible la cobertura basada en el itinerario para los viajeros que no compartan su GPS.
02 / Reservas fuera de programa
Da visibilidad a las reservas fuera del programa
Una reserva hecha en una web de consumo puede no aparecer en los sistemas de viajes de la organización. Esto puede dejar parte del viaje invisible para el equipo de viajes, incluso cuando el trayecto principal sí está registrado.
- Ofrece una vía clara para enviar confirmaciones de reserva.
- Identifica qué información de reservas externas se puede importar y cuál requiere entrada manual.
- Explica por qué compartir el itinerario completo ayuda al equipo a dar soporte a los viajeros.
- Revisa el viaje completo, incluidos hoteles reservados de forma independiente o desplazamientos adicionales.
La solución de localización de viajeros de mTrip permite añadir manualmente reservas hechas fuera del motor de reservas principal. Confirma las fuentes de datos y el flujo de trabajo de tu programa.
03 / Cambios de planes
Una reserva no demuestra que el viaje se realizara
Un viajero puede posponer la salida, cambiar de hotel, cancelar una reunión o decidir no viajar. Si el itinerario no se actualiza, el equipo de viajes puede estar trabajando con un plan inexacto.
- Facilita informar de cambios a través de un contacto o proceso conocido.
- Usa la comunicación previa a la salida para animar a los viajeros a notificar actualizaciones.
- Registra cancelaciones y cambios en los sistemas usados para la localización.
- Al responder a una incidencia, confirma la situación real del viajero en lugar de basarte solo en el itinerario reservado.
Llévalo a la práctica
Revisa las brechas con tu equipo de viajes
Usa un viaje representativo para comprobar de dónde vienen los datos de reserva, cómo se añaden las reservas externas y quién gestiona los cambios de última hora.
01
Identifica el origen de cada ubicación
Distingue las estimaciones basadas en el itinerario de la información GPS.
02
Prueba el proceso de excepciones
Simula una reserva externa, una cancelación y un cambio de hotel.
03
Facilita la comunicación
Asegúrate de que los viajeros sepan cómo actualizar sus planes y contactar con el equipo.
Nota sobre el alcance: mTrip combina la localización por GPS y por itinerario en su solución de localización de viajeros. La localización y la gestión de riesgos son funcionalidades de pago opcionales; consulta el alcance de tu programa con nuestro equipo en España.
Obtén una visión más clara de tus viajeros
Descubre las opciones de localización y cómo encajan en tu flujo de trabajo de viajes corporativos.
