Nouveauté produit · Voyages d’affaires
Conseils avant le départ : renforcez votre devoir de diligence
Aidez vos voyageurs à mieux connaître leur destination avant le départ.
La fonctionnalité Conseils avant le départ de mTrip envoie automatiquement aux voyageurs, avant leur voyage, un e-mail personnalisé selon leur destination. Il réunit niveaux de risque, recommandations aux voyageurs, contacts d’urgence, formalités requises et alertes pertinentes pour faciliter la préparation avant le départ.
Pour les TMC et les travel managers, c’est une étape proactive de plus dans le logiciel de gestion des risques voyages mTrip : les voyageurs reçoivent des informations utiles sur leur destination avant de partir, en complément des outils de suivi et de communication utilisés pendant le voyage.
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Qu’est-ce que Conseils avant le départ ?
Conseils avant le départ est une fonctionnalité de la solution de gestion des risques mTrip. Elle transmet aux voyageurs, par e-mail et avant leur départ, des informations sur leur destination. Le message est personnalisé selon la destination et les aide à se préparer grâce à des informations pratiques et de sécurité pertinentes.
Elle intervient à l’étape de préparation d’une politique de déplacements professionnels. Les voyageurs peuvent consulter le contexte de risque de la destination et les contacts utiles avant leur arrivée, tandis que les travel managers relient cette préparation à leur dispositif plus large d’assistance aux voyageurs.
Que contient l’e-mail envoyé avant le voyage ?
L’e-mail Conseils avant le départ réunit quatre catégories d’informations :
Risques et recommandations pour la destination
Le niveau de risque de la destination et les recommandations aux voyageurs en vigueur aident à comprendre les conditions propres à leur voyage.
Contacts et formalités
Les contacts d’urgence et les documents requis donnent aux voyageurs des informations pratiques à consulter avant le départ.
Alertes sanitaires et de sécurité
Les alertes récentes de santé ou de sécurité attirent l’attention sur les situations susceptibles d’affecter la destination.
Événements locaux
Les informations sur les événements locaux aident les voyageurs à anticiper leurs éventuelles répercussions sur leur programme de voyage.
Où se place Conseils avant le départ dans la gestion des risques ?
Les informations avant le départ sont un volet de l’accompagnement des voyageurs. La plateforme mTrip réunit plus largement alertes, visibilité sur les voyageurs, communication directe et informations par pays. Les équipes voyages peuvent ainsi préparer le voyage en amont, puis réagir à l’évolution de la situation.
Suivre les perturbations et les alertes de risque
Des alertes en temps réel informent les voyageurs et les travel managers d’événements tels que grèves, catastrophes naturelles et menaces pour la sécurité. Conseils avant le départ apporte le contexte de la destination avant le départ ; les alertes permettent de rester informé à mesure que la situation évolue.
Localiser les voyageurs grâce aux données d’itinéraire et de géolocalisation
Le suivi des voyageurs s’appuie sur les données d’itinéraire et de géolocalisation pour aider les équipes voyages à localiser les voyageurs. Il complète l’e-mail envoyé avant le voyage en offrant une visibilité pendant le déplacement.
Communiquer directement avec les voyageurs
La plateforme prend en charge les notifications push, les SMS et les e-mails. Ces canaux permettent aux équipes voyages de joindre les voyageurs dans le cadre de leur réponse, en complément des informations de destination transmises avant le départ.
Consulter les informations par pays
Les informations par pays couvrent la sécurité, la santé et des détails pratiques pour voyager, comme la législation locale et les contacts d’urgence. Elles apportent un éclairage supplémentaire aux travel managers qui évaluent une destination et accompagnent leurs voyageurs.
Questions fréquentes sur Conseils avant le départ
Comment les voyageurs reçoivent-ils ces conseils ?
Les voyageurs reçoivent automatiquement un e-mail personnalisé avant leur voyage. Les informations sont adaptées à leur destination.
À qui s’adresse cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité aide les travel managers et les TMC à préparer et à accompagner les voyageurs d’affaires.
L’e-mail remplace-t-il les alertes pendant le voyage ?
Non. L’e-mail sert à préparer le départ. Les alertes de risque et les outils de communication de la plateforme jouent un autre rôle : ils interviennent lorsque la situation évolue pendant le voyage.
L’utilisation de la plateforme garantit-elle la sécurité des voyageurs ?
Non. La plateforme fournit des informations, une visibilité et des outils de communication qui soutiennent votre démarche en matière de devoir de diligence. Les politiques voyages, les décisions et les procédures de réaction de vos équipes restent essentielles.
Intégrez la préparation avant le départ à votre politique voyages.
Découvrez Conseils avant le départ et l’ensemble de la plateforme de gestion des risques mTrip avec notre équipe.