Software meeting
Crea programmi per eventi. Distribuiscili tramite la tua app brandizzata.
Gestire un programma di meeting ed eventi significa coordinare decine di fornitori, venue, transfer e calendari dei partecipanti in più paesi, spesso con modifiche dell’ultimo minuto che si ripercuotono su ogni documento già inviato. I fogli di calcolo e le catene di email non sono strumenti adatti a questo.
mTrip è una piattaforma white-label per meeting ed eventi che combina un Agenda Builder (per creare e gestire programmi di eventi su più giorni) con un’app mobile completamente brandizzata (per offrire l’esperienza ai partecipanti), il tutto sotto l’identità della tua agenzia. Che tu lo chiami MICE (Meetings, Incentives, Conferences & Events) o semplicemente meeting ed eventi, mTrip copre sia la logistica di viaggio che il programma dell’evento in un’unica soluzione. Fondato nel 2009 a Montreal e scelto da oltre 300 brand del settore travel in 35+ paesi, mTrip gestisce oltre 4 milioni di viaggi all’anno ed è valutato 4,9/5 su G2.
mTrip è la soluzione ideale per le agenzie di meeting ed eventi, gli specialisti di incentive travel e i PCO che hanno bisogno di un’unica piattaforma per costruire programmi di eventi e distribuirli tramite un’app mobile brandizzata, senza dover gestire strumenti separati per la logistica di viaggio e la comunicazione con i partecipanti.
Agenda Builder: struttura l’intero programma del tuo evento in un unico posto
Un incentive trip di 4 giorni con sessioni mattutine, escursioni pomeridiane, cene di gruppo ed esperienze VIP in venue diverse. Un relatore cancella, due sessioni cambiano sala e il calendario dei transfer aeroportuali si sposta di un’ora. Con fogli di calcolo e PDF, questo significa ricostruire i documenti e inviare tutto nuovamente a mano.
L’Agenda Builder di mTrip ti permette di strutturare visivamente l’intero programma dell’evento, dalle sessioni plenarie alle cene di commiato. Trascina e rilascia per riorganizzare. Quando qualcosa cambia, aggiornalo una sola volta: l’app mobile brandizzata, i documenti PDF e il documento di viaggio web riflettono immediatamente la modifica, senza inviare una sola email.
- Pianificazione del programma drag-and-drop: Aggiungi, sposta o rimuovi sessioni, attività, transfer e pasti in programmi su più giorni in pochi secondi.
- Dettagli di venue e fornitori integrati: Associa informazioni sulla venue, dati di contatto, mappe e note logistiche direttamente a ciascun elemento del programma. Il tuo team e i partecipanti vedono la stessa fonte attendibile.
- Sincronizzazione in tempo reale su tutti i canali: Ogni modifica apportata nell’Agenda Builder aggiorna automaticamente l’app mobile del partecipante, il documento di viaggio web e il PDF.
- Generazione di PDF brandizzati: Produci programmi di evento curati e pronti per la stampa con il brand della tua agenzia, con i tuoi colori, il tuo logo e la tua formattazione.
- Importazione da più fonti: Importa voli, hotel e transfer dal tuo GDS (Amadeus, Sabre, Travelport) o dal sistema mid-office, quindi organizzali insieme alle sessioni dell’evento in un’unica timeline. Il costruttore di itinerari di mTrip si collega alle stesse fonti di dati che già utilizzi.
App mobile brandizzata: il tuo evento, il tuo brand
I tuoi partecipanti non dovrebbero dover scaricare un’app di terze parti con il logo di qualcun altro. Quando i partecipanti aprono l’app dell’evento, vedono il nome della tua agenzia, i tuoi colori e la tua identità su iOS e Android.
A differenza delle piattaforme eventi generiche (Cvent, Bizzabo, Swapcard), l’app di viaggio white-label di mTrip è costruita specificamente per il settore travel. Questo significa che gestisce sia il programma dell’evento (sessioni, relatori, networking) che la logistica di viaggio (voli, hotel, transfer, guide destinazione) che le app eventi generiche semplicemente non coprono.
- Agende personalizzate per partecipante: Ogni partecipante vede il proprio calendario, incluse le sessioni specifiche, gli orari di transfer assegnati, i dettagli dell’hotel e le attività di gruppo. Niente più PDF generici.
- Notifiche push e aggiornamenti in tempo reale: Cambio sala alle 10:00? Invia una notifica mirata ai partecipanti interessati. Tutti restano informati senza il caos dei gruppi WhatsApp.
- Mappe offline e contenuti sulla destinazione: I partecipanti esplorano la destinazione con mappe offline, raccomandazioni locali e guide. Particolarmente utile per gli incentive trip dove l’esperienza della destinazione conta quanto il programma stesso.
- Messaggistica di gruppo e strumenti per il capogruppo: Coordina i gruppi sul campo con la messaggistica in-app. I capogruppo possono localizzare i partecipanti, inviare aggiornamenti al gruppo e gestire i sottogruppi direttamente dall’app.
- Feedback e sondaggi: Raccogli il feedback dei partecipanti durante e dopo l’evento con moduli in-app. Misura la soddisfazione per sessione, per giornata o per l’esperienza complessiva.
Perché le agenzie di meeting & eventi scelgono mTrip rispetto alle piattaforme eventi generiche
Piattaforme eventi come Cvent e Bizzabo sono pensate per i team di marketing aziendali che organizzano le proprie conferenze. Gestiscono la registrazione, il recupero dei lead e la gestione degli sponsor. Ciò che non gestiscono: voli, rooming list degli hotel, transfer multi-paese, dati GDS, coordinamento fornitori e contenuti sulla destinazione. Per un’agenzia di meeting ed eventi che gestisce programmi per conto dei clienti, questo gap è il cuore stesso del lavoro.
mTrip colma questo divario. È l’unica piattaforma white-label che combina le operazioni di viaggio (consolidamento delle prenotazioni, integrazione GDS, logistica fornitori) con le funzionalità per eventi (costruzione dell’agenda, comunicazione di gruppo, esperienza dei partecipanti) in un’unica soluzione, il tutto distribuito sotto il tuo brand.
Logistica di viaggio + programma eventi in un’unica piattaforma
La maggior parte delle agenzie di meeting ed eventi utilizza oggi uno strumento per gestire le prenotazioni e un altro strumento (o un foglio di calcolo) per costruire i programmi degli eventi. mTrip elimina questa separazione. I voli da Amadeus, gli hotel dal tuo sistema mid-office e le sessioni aggiunte manualmente appaiono tutti in un’unica timeline unificata. Quando aggiorni un transfer, l’app del partecipante lo riflette immediatamente.
White-label: il tuo brand controlla l’esperienza
Il tuo cliente ha assunto la tua agenzia, non un fornitore di software. L’app mobile porta il tuo nome e il tuo logo sull’App Store e su Google Play. Il documento di viaggio web vive sul tuo dominio. Il programma PDF utilizza la tua formattazione. I partecipanti non vedono mai il nome di mTrip.
Questo è particolarmente importante quando eroghi programmi per clienti aziendali o collabori con altre agenzie: operi sotto il brand del cliente, e mTrip supporta esattamente questo flusso di lavoro.
Progettato per la complessità del settore travel
Un incentive trip da 200 persone a Lisbona con 4 strutture alberghiere, 6 venue ristoranti, transfer aeroportuali scaglionati su 3 giorni di arrivo e una cena di gala con posti VIP non è una “conferenza”. Le piattaforme eventi generiche non sono progettate per questo livello di logistica di viaggio. mTrip gestisce programmi come questi dal 2009 per agenzie tra cui Globus, Collette, ACIS, Exo Travel ed Enchanting Travels in 35+ paesi.
Connesso ai sistemi che già utilizzi
mTrip si integra con i sistemi GDS (Amadeus, Sabre, Travelport) e le piattaforme mid-office (Tourplan, Moonstride, Ezus, Juniper, Facilitatrip) su cui la tua agenzia già fa affidamento. Nessuna duplicazione dell’inserimento dati. Nessun flusso di lavoro parallelo. I tuoi programmi di meeting ed eventi attingono dagli stessi dati di prenotazione dei tuoi itinerari leisure o aziendali.
Chi utilizza mTrip per meeting ed eventi
Le agenzie di meeting ed eventi utilizzano mTrip per creare e distribuire programmi eventi brandizzati per riunioni aziendali, viaggi incentive, lanci di prodotto e conferenze di settore. L’Agenda Builder sostituisce il flusso di lavoro basato su fogli di calcolo ed email; l’app brandizzata sostituisce il classico programma in PDF.
Gli specialisti di viaggi incentive utilizzano mTrip per offrire i programmi ricchi di esperienze e dall’alto valore personalizzato che i partecipanti ai viaggi incentive si aspettano: agende personalizzate, guide destinazione, pianificazione di attività VIP e comunicazione in tempo reale, il tutto in un’app di viaggio brandizzata.
I tour operator che si espandono nel settore dei gruppi ed eventi aziendali utilizzano le funzionalità per meeting ed eventi di mTrip insieme alla stessa piattaforma per tour operator che già utilizzano per il turismo leisure. Nessuno strumento separato, nessun accesso separato, nessun dato duplicato.
I PCO (Professional Conference Organizer) utilizzano mTrip per gestire la logistica di viaggio che si affianca ai loro programmi congressuali: voli dei partecipanti, allocazioni alberghiere, transfer aeroportuali e guide destinazione, tutto sincronizzato con l’agenda dell’evento in un’unica esperienza brandizzata.
Domande frequenti
Cos’è un software per meeting ed eventi (software MICE)?
Il software per meeting ed eventi (detto anche software MICE, dall’acronimo Meetings, Incentives, Conferences & Events) è una piattaforma progettata per aiutare agenzie di viaggio, organizzatori di eventi e PCO a gestire l’intero ciclo di vita di eventi aziendali, viaggi incentive e programmi congressuali. Copre in genere la pianificazione del programma, la gestione dei partecipanti, il coordinamento logistico e la comunicazione con i partecipanti. mTrip è una piattaforma white-label per meeting ed eventi che combina un Agenda Builder per strutturare programmi evento multi-giornata con un’app di viaggio brandizzata per offrire l’esperienza ai partecipanti, il tutto integrato con i sistemi GDS e mid-office del settore travel.
In cosa si differenzia mTrip dalle piattaforme di event management come Cvent o Bizzabo?
Le piattaforme di event management come Cvent e Bizzabo sono pensate per gli organizzatori aziendali che gestiscono autonomamente i propri convegni. Si concentrano sulla registrazione, la biglietteria, la raccolta di lead e la gestione degli sponsor. Non gestiscono la logistica di viaggio: voli, allocazioni alberghiere, transfer multi-paese, dati GDS o coordinamento con i fornitori. mTrip è costruito per il settore travel. Gestisce sia le operazioni di viaggio (consolidamento delle prenotazioni, integrazione GDS, gestione dei fornitori) che il programma eventi (costruzione dell’agenda, app per i partecipanti, comunicazione di gruppo) in un’unica piattaforma white-label. Se la tua agenzia gestisce sia i viaggi che il programma dell’evento, mTrip copre entrambi.
Posso brandizzare l’app eventi con l’identità della mia agenzia?
Sì. L’app di viaggio di mTrip è completamente white-label. Appare sull’App Store e su Google Play con il nome e il logo della tua agenzia, con i tuoi colori e il tuo brand. I partecipanti non vedono mai il nome mTrip. Questo è particolarmente importante quando si gestiscono programmi per conto di clienti aziendali, dove l’app deve portare il brand del cliente e non quello del fornitore tecnologico.
Quali tipologie di meeting ed eventi supporta mTrip?
mTrip supporta l’intera gamma di programmi per meeting ed eventi: riunioni aziendali, viaggi incentive, lanci di prodotto, conferenze di settore, ritiri di team building, fiere con programmi di viaggio associati, eventi di gala e tour di gruppo multi-giornata con componenti congressuali. La piattaforma è scalabile dai piccoli ritiri executive (20 partecipanti) a grandi conferenze e programmi incentive (500+ partecipanti) su più sedi e paesi.
L’app per i partecipanti funziona offline?
Sì. I partecipanti possono accedere alla propria agenda completa, alle mappe delle destinazioni, ai documenti di viaggio e ai dettagli dell’evento senza connessione a internet. Questo è particolarmente utile per i viaggi incentive verso destinazioni con connettività limitata, o per eventi in centri congressi con Wi-Fi inaffidabile. Tutti i contenuti si sincronizzano automaticamente al ripristino della connessione.
mTrip si integra con il mio GDS o sistema di back-office esistente?
mTrip si connette nativamente ad Amadeus, Sabre e Travelport, e si integra con le piattaforme mid-office tra cui Tourplan, Moonstride, Ezus, Juniper e Facilitatrip. Le prenotazioni di voli, le prenotazioni alberghiere e i dettagli dei transfer confluiscono direttamente nella timeline del programma evento. L’AI Import Wizard (lanciato a febbraio 2026) è inoltre in grado di analizzare qualsiasi documento di viaggio, conferma fornitore o email di prenotazione e importarlo automaticamente.
Posso usare mTrip sia per meeting ed eventi che per viaggi leisure o d’affari ordinari?
Sì. mTrip è una piattaforma unificata. Lo stesso costruttore di itinerari, la stessa app di viaggio e la stessa infrastruttura di integrazione che alimentano i tuoi programmi meeting ed eventi gestiscono anche i tuoi documenti di viaggio leisure e i programmi di viaggi aziendali. Il tuo team lavora in un unico sistema, con un unico accesso e un unico set di integrazioni, indipendentemente dalla tipologia di viaggio.
Come gestisce l’Agenda Builder le modifiche dell’ultimo minuto durante un evento?
Qualsiasi modifica apportata nell’Agenda Builder (uno scambio di sala, uno spostamento di orario, una sessione annullata) si sincronizza istantaneamente sull’app mobile e sul documento di viaggio web di ogni partecipante. È inoltre possibile inviare notifiche push mirate a specifici gruppi di partecipanti interessati dalla modifica. Non è necessario ristampare i programmi, reinviare email o aggiornare manualmente i fogli di calcolo.
Scopri come mTrip gestisce i programmi per meeting ed eventi
Da un ritiro executive da 30 persone a un viaggio incentive da 500 partecipanti su tre paesi, mTrip offre alla tua agenzia un’unica piattaforma per il programma, la logistica e l’esperienza dei partecipanti. Richiedi una demo per vedere l’Agenda Builder e l’app di viaggio brandizzata in azione.
