Przewodnik po podróżach służbowych
Śledzenie podróżnych: eliminowanie luk w programie podróży służbowych
Lepsza widoczność zaczyna się od kompletnych informacji o podróży, jasnej komunikacji oraz zrozumienia, co może pokazać każda metoda śledzenia.
Wyzwanie w skrócie
Śledzenie podróżnych pomaga travel managerom ustalić, gdzie pracownicy powinni się znajdować, a tam, gdzie włączone jest udostępnianie lokalizacji – gdzie faktycznie wskazują ich urządzenia. Poziom adopcji aplikacji, rezerwacje dokonane poza programem korporacyjnym oraz niezgłoszone zmiany mogą jednak powodować luki w tym obrazie.
Adopcja aplikacji · Rezerwacje poza programem · Zmienione plany
Zrozumieć dane
PNR i GPS odpowiadają na różne pytania
Dane z planu podróży / PNR
Gdzie powinien znajdować się podróżny?
Passenger Name Record (PNR) zawiera informacje o rezerwacjach. Loty, hotele i inne dane z planu podróży pozwalają wywnioskować planowaną lokalizację podróżnego. Ta metoda nie wymaga od podróżnego instalowania aplikacji mobilnej.
Jej użyteczność zależy od kompletności i aktualności planu podróży. Sama rezerwacja nie potwierdza, że podróżny faktycznie zrealizował plan.
GPS / aplikacja mobilna
Jaką lokalizację zgłasza urządzenie?
Udostępnianie lokalizacji za pośrednictwem aplikacji dodaje do obrazu lokalizację urządzenia. W mTrip udostępnianie GPS jest dobrowolne i kontrolowane przez podróżnego.
W tej metodzie kluczowe znaczenie mają poziom adopcji aplikacji oraz uprawnienia lokalizacyjne. Travel managerowie powinni odróżniać lokalizację urządzenia od lokalizacji wywnioskowanej z rezerwacji.
Trzy luki do wyeliminowania
Uczyń widoczność częścią procesu pracy
01
Wyjaśnij działanie aplikacji
Jasno przedstaw jej codzienną wartość oraz opcje udostępniania lokalizacji.
02
Uwzględnij całą podróż
Zapewnij podróżnym możliwość zgłaszania rezerwacji dokonanych poza programem.
03
Aktualizuj plany na bieżąco
Ułatw zgłaszanie zmian i anulowań.
01 / Adopcja aplikacji
Zbuduj zaufanie, zanim poprosisz podróżnych o udostępnienie lokalizacji
Podróżni mogą wahać się przed instalacją kolejnej aplikacji lub udostępnieniem swojej lokalizacji. Wyjaśnij, w jaki sposób aplikacja wspiera podróż i jakie mają oni możliwości wyboru, zamiast traktować adopcję jako cel liczby pobrań.
- Pokaż przydatne funkcje codziennego użytku, takie jak plany podróży i dokumenty podróży.
- Wyjaśnij, jakie informacje o lokalizacji są udostępniane, kto ma do nich dostęp i jak kontrolowane jest udostępnianie.
- Zapewnij prostą instrukcję konfiguracji oraz jasny kontakt do wsparcia.
- Zachowaj pokrycie oparte na planie podróży dla podróżnych, którzy nie korzystają z udostępniania GPS.
02 / Rezerwacje poza programem
Uwzględnij rezerwacje dokonane poza programem
Rezerwacja dokonana na konsumenckiej stronie internetowej może nie trafić do systemów podróży organizacji. Może to sprawić, że część podróży pozostanie niewidoczna dla zespołu ds. podróży, nawet jeśli główna podróż została zarejestrowana.
- Zapewnij jasną ścieżkę zgłaszania potwierdzeń rezerwacji.
- Określ, które zewnętrzne informacje o rezerwacji można zaimportować, a które wymagają ręcznego wprowadzenia.
- Wyjaśnij, dlaczego udostępnianie kompletnego planu podróży pomaga zespołowi wspierać podróżnych.
- Sprawdź całą podróż, w tym samodzielnie zarezerwowane hotele lub dodatkowe wyjazdy.
Rozwiązanie mTrip do śledzenia podróżnych umożliwia ręczne dodawanie rezerwacji dokonanych poza główną platformą rezerwacyjną. Potwierdź źródła danych i sposób działania obowiązujące w Państwa programie.
03 / Zmienione plany
Rezerwacja nie jest dowodem na to, że podróż się odbyła
Podróżny może opóźnić wyjazd, zmienić hotel, odwołać spotkanie lub zrezygnować z podróży. Jeśli plan podróży pozostaje niezmieniony, zespół ds. podróży może opierać się na nieaktualnych danych.
- Ułatw zgłaszanie zmian poprzez znany kontakt lub proces.
- Wykorzystaj komunikację przed wyjazdem, aby zachęcić podróżnych do zgłaszania aktualizacji.
- Rejestruj anulowania i zmiany w systemach wykorzystywanych do śledzenia.
- Reagując na incydent, potwierdź sytuację podróżnego, zamiast polegać wyłącznie na zarezerwowanym planie podróży.
Zastosuj to w praktyce
Przeanalizuj luki wspólnie z zespołem ds. podróży
Wykorzystaj przykładową podróż, aby sprawdzić, skąd pochodzą dane o rezerwacjach, jak dodawane są rezerwacje spoza programu i kto odpowiada za zmiany w ostatniej chwili.
01
Określ źródło każdej lokalizacji
Odróżniaj szacunki oparte na planie podróży od danych GPS.
02
Przetestuj proces obsługi wyjątków
Przejdź przez scenariusz rezerwacji spoza programu, anulowania oraz zmiany hotelu.
03
Ułatw komunikację
Upewnij się, że podróżni wiedzą, jak aktualizować plany i kontaktować się z zespołem.
Uwaga dotycząca zakresu: mTrip łączy śledzenie GPS i śledzenie oparte na planie podróży w ramach oferty śledzenia podróżnych. Śledzenie oraz zarządzanie ryzykiem to opcjonalne, płatne funkcje – zakres dla Państwa programu warto omówić z zespołem mTrip.
Zyskaj pełniejszy obraz swoich podróżnych
Poznaj opcje śledzenia i sposób, w jaki wpisują się w proces podróży służbowych w Państwa firmie.