出張管理ガイド
出張者トラッキング：出張管理プログラムの抜け漏れをなくす
可視性を高める第一歩は、完全な旅程情報、明確なコミュニケーション、そして各トラッキング手法で分かることを理解することです。
データを理解する
PNRとGPSでは分かることが異なります
旅程・PNRデータ
出張者はどこにいる予定か？
PNR（Passenger Name Record）には予約情報が含まれています。航空券やホテルなどの旅程情報から、出張者の予定所在地を推測できます。この方法では、出張者がモバイルアプリをインストールする必要はありません。
この方法の有効性は、旅程情報の網羅性と最新性に左右されます。予約情報だけでは、出張者が実際に予定通り行動したかどうかは確認できません。
GPS・モバイルアプリ
デバイスが報告する位置情報は？
アプリによる位置情報共有により、デバイスの位置情報を把握できます。mTripでは、GPS共有はオプトイン方式で、出張者自身が管理します。
この方法では、アプリの利用状況と位置情報の許可設定が重要です。トラベルマネージャーは、デバイスの位置情報と予約情報から推測した所在地を区別する必要があります。
対応すべき3つのギャップ
可視性を業務フローに組み込む
01
アプリについて説明する
日常的な活用価値と位置情報共有の選択肢を明確に伝えます。
02
旅程全体を把握する
プログラム外で行った予約を報告できる仕組みを出張者に提供します。
03
予定を最新の状態に保つ
変更やキャンセルを簡単に伝えられるようにします。
01／アプリの利用
位置情報の共有を依頼する前に信頼関係を築く
出張者は、新たにアプリをインストールしたり位置情報を共有したりすることに抵抗を感じる場合があります。そのため、導入をダウンロード数の目標として扱うのではなく、アプリが旅行をどう支援するのか、どのような選択肢があるのかを丁寧に説明することが大切です。
- 日程表や旅行書類など、日常的に役立つ機能を紹介します。
- どの位置情報が共有されるのか、誰がアクセスできるのか、共有をどう管理できるのかを説明します。
- 簡単な設定ガイドと明確なサポート窓口を提供します。
- GPS共有を利用しない出張者にも、旅程情報に基づく把握を維持します。
02／プログラム外の予約
プログラム外の予約を可視化する
一般消費者向けサイトで行われた予約は、企業の出張管理システムに反映されないことがあります。そのため、主要な旅程は記録されていても、旅行の一部がトラベルチームから見えなくなる可能性があります。
- 予約確認書を提出できる明確な手順を用意します。
- 外部予約情報のうち、取り込み可能なものと手動入力が必要なものを整理します。
- 旅程全体を共有することが、チームによる出張者サポートにどう役立つかを説明します。
- 個別に予約したホテルや寄り道も含め、旅程全体を確認します。
mTripの出張者トラッキングソリューションでは、メインの予約エンジン以外で行われた予約を手動で追加できます。貴社プログラムのデータソースと業務フローを確認してください。
03／予定変更
予約は旅行が実際に行われた証拠にはなりません
出張者は出発を延期したり、ホテルを変更したり、会議をキャンセルしたり、あるいは出張自体を取りやめたりすることがあります。日程表が更新されないままだと、トラベルチームは実態と異なる計画をもとに対応することになりかねません。
- 既知の連絡先や手順を通じて、変更を簡単に報告できるようにします。
- 出発前のコミュニケーションを活用し、出張者に更新情報の報告を促します。
- キャンセルや変更をトラッキングに使用するシステムに記録します。
- 有事の際は、予約済みの日程表だけに頼らず、出張者本人の状況を確認します。
実践に移す
トラベルチームとギャップを見直す
代表的な出張を例に、予約データの出所、プログラム外予約の追加方法、直前の変更を誰が対応するのかを確認しましょう。
01
各所在地情報の出所を特定する
日程表に基づく推測とGPS情報を区別します。
02
例外対応プロセスを検証する
プログラム外の予約、キャンセル、ホテル変更のケースを一通り確認します。
03
コミュニケーションを容易にする
出張者が予定の更新方法とチームへの連絡方法を把握できるようにします。
適用範囲について：mTripの出張者トラッキング機能は、GPSと日程表に基づくトラッキングを組み合わせています。トラッキングと危機管理はオプションの有償機能です。貴社プログラムに適用する範囲については、mTripチームまでご相談ください。
出張者の状況をより明確に把握
トラッキングオプションと、貴社の出張管理フローへの適合方法をご確認ください。
