Guía para agencias · CRM de viajes
Cómo elegir un CRM para tu agencia de viajes y qué no cubre ninguno
Una guía práctica de compra para agencias de viajes, turoperadores y DMC. Seis criterios clave, las señales de alerta que conviene evitar y la capa que ningún CRM te ofrece.
Fundamentos
Qué hace realmente un CRM para una agencia de viajes
Tu CRM es el archivador de todo lo que sabes de un cliente: quién es, qué ha reservado, qué le gusta, qué rechaza, qué te debe y qué le debes. Bien elegido, se amortiza con la primera reserva repetida. Mal elegido, acabas copiando nombres en hojas de cálculo a final de cada mes.
Esta guía está pensada para agencias de viajes, turoperadores y DMC que van a elegir un CRM. Recoge los criterios que importan, las señales de alerta que conviene evitar y lo único que ningún CRM te da. No hay rankings de proveedores. Tú conoces tu negocio mejor que cualquier lista.
Un CRM para una agencia de viajes tiene tres funciones.
Conocer al cliente. Nombres, viajes, acompañantes, números de fidelización, necesidades alimentarias, caducidad de visados, qué rechazó la última vez y por qué. Con tanto detalle que el siguiente presupuesto se escriba solo.
Seguir el pipeline. Leads que entran, presupuestos que salen, reservas confirmadas y seguimientos programados. Una visión clara de lo que ocurre esta semana, este mes y este trimestre.
Gestionar la parte económica. Comisiones devengadas, facturas emitidas, pagos recibidos y liquidaciones pendientes con proveedores. En las agencias, aquí es donde fallan la mayoría de los CRM genéricos.
Si un CRM no resuelve bien estas tres funciones, no es el adecuado para tu agencia, por muy cuidada que esté su interfaz.
La lista de verificación
Seis criterios para elegir un CRM para una agencia de viajes
Ten estos criterios a la vista antes de tu primera demo. Distinguen un CRM que seguirá encajando en tu negocio dentro de dos años de uno que tendrás que sustituir en menos de doce meses.
01
Seguimiento de comisiones
Es la mayor diferencia entre un CRM de viajes y uno genérico. ¿Puede registrar comisiones por reserva, por proveedor y por agente? ¿Puede conciliar lo que te prometieron con lo que realmente llegó? Si no, acabarás reconstruyéndolo en una hoja de cálculo y dejarás de fiarte del CRM para todo lo demás.
02
Profundidad del perfil del viajero
Fíjate en la ficha de contacto. ¿Permite registrar a dos viajeros en un mismo viaje? ¿Un acompañante con otro pasaporte? ¿Números de fidelización de tres aerolíneas? ¿Necesidades alimentarias que importan durante el circuito? El CRM debe pensar en viajes y viajeros, no solo en personas y empresas.
03
Un pipeline adaptado a un ciclo de venta largo
La mayoría de las ventas de viajes no se cierran en una semana. Se envía un presupuesto, el cliente lo piensa, un competidor manda el suyo, hay una llamada, un segundo presupuesto y una decisión al cabo de un mes. El pipeline de tu CRM necesita etapas que reflejen esa realidad y recordatorios que mantengan vivas las oportunidades sin tener que perseguirlas a mano.
04
Integraciones con las herramientas que ya usas
Tu CRM no es el centro de tu stack tecnológico. Lo es tu GDS, tu mid-office o tu backoffice. El CRM debe conectarse con ellos de forma limpia y en ambos sentidos. Pide una demo en vivo de la integración, no una diapositiva que diga «se integra con Amadeus».
Un buen CRM también se conecta con tu correo electrónico, tu creador de itinerarios, tu sistema de envío de documentación y tu automatización de marketing.
05
Precios que escalan contigo
¿Por usuario? ¿Por contacto? ¿Por reserva? ¿Por funcionalidad? Los CRM para agencias de viajes cobran de las cuatro maneras. Calcula el coste según dónde estará tu negocio dentro de dos años, no donde está hoy. El CRM más barato con diez contactos suele ser el más caro con mil.
06
Soporte que entiende de viajes
Si el equipo de soporte no sabe explicar qué es un GDS o cómo es un itinerario FIT, pasarás el primer año enseñándoles. Pregunta quién atiende la incidencia a las 22:00 de un viernes, en pleno imprevisto.
Señales de alerta
Señales de alerta al evaluar un CRM para viajes
Una sola de estas señales ya justifica tomarse más tiempo para decidir. Si hay dos o más, es mejor descartar la opción.
- Plataformas “todo en uno” que prometen CRM, creación de itinerarios, envío de documentación de viaje y una app en una sola herramienta, pero no resuelven nada a fondo.
- CRM genéricos con una configuración de “viajes” añadida por encima.
- Un seguimiento de comisiones que solo funciona si todas las reservas pasan por su motor de reservas.
- Precios que te obligan a subir de plan para tener una integración básica.
- Un proceso de venta que no te pone en contacto con un cliente actual de tu tamaño.
La capa que falta
Lo que ningún CRM cubre
Esta es la parte que muchas agencias descubren por las malas. Un CRM gestiona la relación con el cliente, pero no gestiona el viaje.
Puede guardar que tu cliente reservó un viaje a Kenia en marzo. No puede crear el itinerario día a día, dar a la propuesta un formato legible y con tu marca, generar los bonos y billetes en PDF ni entregar al viajero una aplicación el día de la salida.
Es otra categoría de herramienta: un creador de itinerarios con envío de documentación de viaje y app del viajero. Funciona junto a tu CRM, no dentro de él, y es la capa que decide si el viaje transmite tu estilo o parece un documento de Word.
Dónde encaja mTrip
mTrip no es un CRM. Funciona junto al tuyo.
Una sola plataforma cubre tres capas del propio viaje. Primero, la creación del itinerario, con reservas importadas desde Amadeus, Sabre, Travelport, los principales mid-office, Zapier y nuestra API. Después, su entrega al viajero como PDF con tu marca, enlace web y app. Y por último, mantener todos esos formatos sincronizados con una sola edición.
Gestión de riesgos es un módulo opcional de pago, disponible hoy para viajes de negocios.
Cuando ya hayas elegido un CRM, esta es la capa que necesitarás a continuación.
¿Quieres ver la siguiente capa?
Descubre la capa que complementa tu CRM.
Creador de itinerarios, documentación de viaje con tu marca y app del viajero, todo en una sola plataforma. Una demo de 30 minutos y después una prueba gratuita.