Gids voor reisbureaus · CRM voor reisbureaus
Een CRM kiezen voor je reisbureau: waar let je op, en wat dekt geen CRM?
Een praktische koopgids voor reisbureaus, touroperators en DMC’s. Zes criteria die ertoe doen, de signalen om te vermijden en de laag die geen enkele CRM biedt.
Basis
Wat een CRM voor een reisbureau echt doet
Je CRM is het archief van alles wat je over een klant weet. Wie ze zijn, wat ze hebben geboekt, waar ze van houden, wat ze afwijzen, wat ze jou schuldig zijn en wat jij hen. Kies je goed, dan verdient het zich terug bij de eerste herhaalboeking. Kies je verkeerd, dan kopieer je aan het eind van elke maand namen naar spreadsheets.
Deze gids is voor reisbureaus, touroperators en DMC’s die een CRM kiezen. Je vindt de criteria die ertoe doen, de signalen om te vermijden en het ene wat geen CRM je biedt. Geen ranglijsten van leveranciers. Jij kent je bedrijf beter dan welke toplijst dan ook.
Een CRM voor een reisbureau heeft drie taken.
De klant vastleggen. Namen, reizen, medereizigers, loyaltynummers, dieetwensen, vervaldata van visa, wat ze de vorige keer afwezen en waarom. Zo uitgebreid dat de volgende offerte zichzelf schrijft.
De pipeline bijhouden. Binnenkomende leads, uitgaande offertes, bevestigde boekingen, geplande follow-ups. Een helder overzicht van wat er deze week, deze maand en dit kwartaal speelt.
De geldkant afhandelen. Verdiende commissies, verstuurde facturen, ontvangen betalingen, openstaande afrekeningen met leveranciers. Hier haken de meeste generieke CRM’s af bij reisbureaus.
Kan een CRM deze drie taken niet goed uitvoeren, dan is het de verkeerde CRM voor je reisbureau, hoe fraai de interface ook is.
De checklist
Zes criteria bij het kiezen van een CRM voor je reisbureau
Hang deze criteria aan de muur voor je eerste demo. Ze scheiden een CRM dat over twee jaar nog bij je bedrijf past van een CRM dat je binnen twaalf maanden vervangt.
01
Commissiebeheer
Het grootste verschil tussen een CRM voor reisbureaus en een generieke CRM. Kan het commissies bijhouden per boeking, per leverancier en per reisadviseur? Kan het vergelijken wat je is beloofd met wat er echt binnenkomt? Zo niet, dan bouw je dit na in een spreadsheet en vertrouw je de CRM ook voor andere zaken niet meer.
02
Diepgang van reizigersprofielen
Kijk naar het contactrecord. Kun je twee reizigers op één reis opslaan? Een medereiziger met een ander paspoort? Loyaltynummers van drie luchtvaartmaatschappijen? Dieetwensen die tijdens een rondreis tellen? De CRM moet denken in reizen en reizigers, niet alleen in personen en bedrijven.
03
Een pipeline voor een lang verkooptraject
De meeste reisverkopen sluit je niet binnen een week. Er gaat een offerte uit, de klant denkt na, een concurrent stuurt zijn versie, er is een gesprek, een tweede offerte en na een maand een besluit. Je CRM-pipeline heeft fases nodig die bij die praktijk passen, en herinneringen die deals levend houden zonder handmatig achteraan te bellen.
04
Koppelingen met de tools die je al gebruikt
Je CRM vormt niet het middelpunt van je systemen. Dat zijn je GDS, mid-office of backoffice. De CRM moet er netjes mee koppelen, in beide richtingen. Vraag om een live demo van de koppeling, niet om een slide met “koppelt met Amadeus”.
Een goede CRM koppelt ook met je e-mail, je reisplanner, je systeem voor het automatisch versturen van reisdocumenten en je marketingautomatisering.
05
Prijzen die met je meegroeien
Per gebruiker? Per contact? Per boeking? Per functie? CRM’s voor reisbureaus rekenen op alle vier de manieren af. Reken het door voor waar je bedrijf over twee jaar staat, niet voor waar het nu staat. De CRM die bij tien contacten het goedkoopst is, is bij duizend vaak het duurst.
06
Support die de reisbranche begrijpt
Kan het supportteam niet uitleggen wat een GDS is of hoe een reisprogramma voor individuele reizen eruitziet, dan ben je het eerste jaar bezig het hun te leren. Vraag wie er vrijdagavond om 22.00 uur tijdens een verstoring het ticket beantwoordt.
Waarschuwingssignalen
Rode vlaggen bij het beoordelen van een CRM voor reisbureaus
Elk van deze punten is reden om je beslissing uit te stellen. Zie je er twee of meer, haak dan af.
- “Alles-in-één”-platforms die CRM, het samenstellen van reisprogramma’s, het versturen van reisdocumenten en een reisapp in één tool beloven, maar nergens echt diepgang bieden.
- Generieke CRM’s met een “travel”-voorinstelling die er aan de voorkant op is geplakt.
- Commissiebeheer dat alleen werkt als elke boeking via hun eigen boekingsengine loopt.
- Een prijsmodel waarbij je een duurder pakket moet nemen voor een basiskoppeling.
- Een verkoopproces waarin je niet in contact komt met een huidige klant van jouw omvang.
De ontbrekende laag
Wat geen enkele CRM dekt
Dit leren de meeste reisbureaus pas door schade en schande. Een CRM beheert de klantrelatie. Het beheert niet de reis zelf.
Een CRM kan vastleggen dat je klant in maart een reis naar Kenia heeft geboekt. Maar het kan geen reisprogramma per dag samenstellen, het voorstel niet omzetten in een leesbaar document in jouw huisstijl, geen pdf-vouchers en tickets maken en de reiziger op de vertrekdag geen reisapp geven.
Dat is een andere categorie tool: een reisplanner met automatisch reisdocumenten versturen en een reisapp voor reizigers. Die werkt naast je CRM, niet erin. Deze laag bepaalt of de reis aanvoelt als van jou of als een Word-document.
Waar mTrip past
mTrip is geen CRM. Het werkt naast jouw CRM.
Eén platform dekt drie lagen van de reis zelf. Je stelt het reisprogramma samen, met boekingen uit Amadeus, Sabre, Travelport, de belangrijkste mid-office-systemen, Zapier en onze API. Je levert het aan de reiziger als pdf in jouw huisstijl, als weblink en als reisapp. En met één wijziging houd je alle drie gelijk.
Reisrisicomanagement is een optionele betaalde module, vandaag beschikbaar voor zakenreizen.
Heb je eenmaal een CRM gekozen, dan is dit de laag die je daarna nodig hebt.
Klaar voor de volgende laag?
Ontdek de laag naast jouw CRM
Reisplanner, reisdocumenten in jouw huisstijl en een reisapp voor reizigers, vanuit één platform. Eerst een demo van 30 minuten, daarna een gratis proefperiode.