O custo real de um sistema para agência de viagens além da mensalidade

O custo total de propriedade é o valor de adquirir, implantar e operar um sistema durante um período definido. Para uma agência de viagens, ele inclui os pagamentos a fornecedores e o tempo da equipe interna.

Compare o primeiro ano separadamente dos anos seguintes. Use a mesma moeda, o mesmo período de cobrança, o mesmo tamanho de equipe e o mesmo volume de viagens em todos os orçamentos.

Por que um sistema mais barato pode custar mais para operar?

Um sistema mais barato pode sair mais caro no total se deixar trabalho manual adicional cujo valor supere a economia na assinatura, ou se a experiência que ele entrega fizer você perder clientes. Teste os dois pontos antes de decidir. O preço não mostra nenhum deles. Se duas ferramentas atendem aos seus requisitos e levam o mesmo tempo para usar, a mais barata vence no custo.

Ferramentas de preço mais baixo já podem oferecer bastante automação. A Travefy lista importação de conteúdo com IA e recursos de CRM, enquanto a Tern inclui ferramentas de IA e um CRM. Compare uma nova plataforma com as ferramentas que a sua agência usa hoje, incluindo a automação que elas já têm, em vez de presumir que a alternativa seja o trabalho manual no Word.

A confirmação de voo, o voucher do hotel e a reserva de transfer podem chegar em formatos diferentes. Alguém ainda precisa digitar os dados, organizar o roteiro, anexar os documentos, conferir as informações e compartilhar a viagem. Alterações podem repetir parte desse trabalho.

No caso da criação de roteiros, meça o processo completo, desde o recebimento das informações da reserva até a entrega do roteiro revisado. Cronometrar apenas a importação inicial deixa de fora o trabalho de conferir, corrigir e finalizar.

Uma comparação prática

Imagine uma pequena agência com dois profissionais que preparam roteiros, produzindo 30 roteiros por mês no total. A opção A anuncia US$ 35 por usuário, então a agência paga US$ 70 por mês por duas licenças. A opção B cobra US$ 200 por mês para a agência inteira nesse volume. Os dois valores são totais hipotéticos em dólares americanos. Não são orçamentos da Travefy, da Tern ou da mTrip, e o valor de US$ 200 não significa que um aplicativo totalmente white label ou integrações estejam incluídos.

O exemplo parte do princípio de que um teste cronometrado mede 30 minutos de preparação na opção A e 15 minutos na opção B, com qualidade equivalente. Inventamos essa melhoria de 15 minutos para demonstrar o cálculo. Não a interprete como uma economia esperada. Use o seu volume de viagens e tempos medidos de verdade; o preço, por si só, não comprova ganho de velocidade.

Os US$ 35 do preço anunciado viram US$ 70 quando os dois profissionais têm licença, e US$ 520 por mês quando se conta o tempo de preparação. A opção B custa US$ 130 a mais em mensalidade, mas libera 7,5 horas da equipe, avaliadas em US$ 225. Assim, a assinatura somada ao tempo de preparação valorizado fica US$ 95 mais baixa por mês nessa hipótese.

Agora some US$ 1.200 de configuração e treinamento no primeiro ano da opção B, incluindo o tempo interno de implantação. Neste exemplo, suponha que a opção A não tenha nenhum custo adicional de implementação.

Com 30 roteiros por mês, o custo de configuração absorve quase toda a economia de tempo do primeiro ano, e as duas opções terminam o ano com diferença de até US$ 60. A partir do segundo ano, a opção B sai US$ 1.140 mais barata por ano e US$ 2.220 mais barata em três anos, com a mesma hipótese. A decisão passa a depender de quanto tempo você pretende manter a plataforma e de a economia de 15 minutos se confirmar em um teste real.

O limite exato é de 15,33 minutos por roteiro, em média ao longo do primeiro ano. Isso equivale a 92 horas por ano, avaliadas em US$ 2.760. Nos anos seguintes, sem a configuração, o limite cai para 8,67 minutos por roteiro. O resultado muda conforme o volume, os custos de implementação e o valor do tempo aproveitável.

Antes de usar este método em uma decisão de compra, inclua as diferenças em integrações, suporte, outras assinaturas e trabalho operacional restante.

Tempo economizado não é dinheiro economizado automaticamente

Se os colaboradores continuam com o mesmo salário, liberar 7,5 horas por mês não reduz a folha de pagamento por si só. Neste exemplo, os pagamentos de assinatura sobem US$ 1.560 por ano, antes de quaisquer custos adicionais de configuração em dinheiro. A hipótese de US$ 1.200 de implementação combina mensalidades e tempo interno; no seu orçamento real, separe esses itens.

As horas liberadas têm valor para o negócio quando podem ser usadas em trabalho útil, reduzir horas extras ou evitar outra contratação. Pequenos fragmentos de tempo ou capacidade ociosa podem valer menos que o custo-hora da equipe. Em agências conduzidas pelo proprietário, use um valor realista para o tempo dele e mantenha-o separado dos desembolsos em dinheiro.

Mantenha separadas a economia em dinheiro e a capacidade liberada da equipe. As duas importam, mas afetam o seu orçamento de formas diferentes.

A segunda metade da comparação

O preço e o tempo de preparo mostram quanto o software custa. Eles não dizem nada sobre as reservas que ele ajuda você a manter. O cliente avalia a sua agência pelo roteiro que tem em mãos, da saída à volta: ele é claro, está atualizado depois de uma alteração, leva o seu nome? Essa avaliação decide se ele volta a reservar com você e quem ele vai indicar.

Só pela produtividade, as duas opções terminam o primeiro ano com uma diferença de até US$ 60. A retenção de clientes é o que as separa. Imagine que a melhor experiência do viajante na Opção B faça um cliente a mais por ano reservar de novo ou indicar um amigo, e que a agência tenha uma margem bruta de US$ 400 por reserva. Essa única reserva retida transforma a diferença de US$ 60 do primeiro ano em um benefício de US$ 340 e acrescenta US$ 400 a cada ano seguinte.

Para essa agência, uma reserva retida por ano faz da plataforma de US$ 200 a opção mais barata já no primeiro ano, e a diferença aumenta a cada ano seguinte.

Substitua os US$ 400 e a reserva única pelos seus próprios números antes de se basear neles. Use a sua taxa de recompra e a margem bruta média por reserva, não a receita. Pergunte-se se a ferramenta mais barata entrega uma experiência que os seus clientes perceberiam como diferente. Se não entregar, considere zero. As vendas adicionais também dependem de demanda e conversão, por isso conte a margem, não a receita da reserva.

Sinais de que a experiência trabalha a favor do seu negócio: menos ligações do tipo “cadê o meu voucher?”, viajantes abrindo o roteiro durante a viagem e indicações que mencionam o aplicativo ou os documentos. Pergunte aos dois fornecedores como os viajantes usam o roteiro e, se possível, pergunte também aos clientes deles.

Compare o custo mensal adicional com o tempo da equipe que ele precisaria liberar e some a margem que você espera manter com a melhor retenção de clientes.

Horas necessárias por mês = custo mensal adicional ÷ custo da hora da equipe

Uma plataforma que custa US$ 130 a mais por mês precisa liberar 4,33 horas, valorizadas em US$ 30 por hora, para compensar a diferença da mensalidade. Ao incluir a premissa de US$ 1.200 de implantação, o limite do primeiro ano sobe para cerca de 7,67 horas por mês. Nenhum dos dois valores é um cálculo de retorno em caixa.

Resultado econômico do primeiro ano = (horas liberadas por ano × valor da hora da equipe) + margem dos clientes retidos − mensalidades adicionais anuais − custos únicos de implantação

Use custos realistas de empregador ou um valor conservador para o tempo aproveitável e compare as mesmas atividades. Não conte as horas liberadas ao mesmo tempo como capacidade adicional e como economia de folha de pagamento. Inclua o tempo interno de implantação uma única vez e considere a queda de produtividade durante esse período. Use o benefício médio dos 12 meses, incluindo os meses de baixa e a implantação, em vez de multiplicar um mês de pico por 12.

Inclua as taxas do fornecedor e o trabalho que a sua agência precisa fazer para se preparar. Peça por escrito o detalhamento dos dois.

Preparação dos dados existentes

As informações das viagens podem estar espalhadas entre e-mails, PDFs, planilhas, documentos do Word e sistemas de reserva. Separe os seus requisitos para reservas ativas, viagens antigas, cadastros de clientes, modelos reutilizáveis e conteúdo sobre o destino.

Importar documentos e migrar todos os dados são tarefas diferentes. Extrair uma reserva de hotel de um PDF não significa necessariamente migrar uma biblioteca de viagens antigas ou uma base de clientes.

Conexão com sistemas de reserva

Peça ao fornecedor que demonstre uma reserva inicial e uma alteração posterior. Confirme o que é transferido automaticamente, o que exige revisão e o que acontece com registros incompletos. Uma conexão citada pelo nome não define, por si só, quanto trabalho ela elimina.

Treinamento e implantação

Inclua o tempo de aprendizado, a criação de modelos e o alinhamento de um processo único para a equipe. Confirme quem é responsável por cada tarefa de configuração e qual suporte está disponível no lançamento. Considere assinaturas sobrepostas e retrabalho se você for operar dois sistemas por um tempo.

Compare os dois modelos com o tamanho de equipe e o volume de viagens que você espera. Nenhum deles é mais barato por definição.

No preço por usuário, defina quem precisa de uma conta paga, incluindo gestores, equipe de operações e funcionários sazonais. Um preço de US$ 35 por usuário não equivale a US$ 35 para a agência inteira: a agência do exemplo, com dois preparadores, paga US$ 70, e um terceiro acesso para um gestor elevaria o valor para US$ 105. Aplique as tarifas reais do fornecedor para equipes, os compromissos de cobrança, o uso incluído e qualquer desconto de agência host antes de comparar com um orçamento de valor fixo ou por volume. No preço por volume, confirme como são contabilizados rascunhos, cancelamentos, saídas em grupo e roteiros compartilhados.

Uma estimativa anual é especialmente útil para agências sazonais. Inclua meses de baixa e de alta, impostos quando aplicáveis, exigências de pagamento anual antecipado e condições de renovação. Mesmo uma estimativa econômica positiva pode ser inviável se o pagamento adiantado pressionar o fluxo de caixa.

Um aplicativo totalmente white label pode justificar um custo adicional quando ter a sua própria identidade nas lojas de aplicativos e controlar a experiência do viajante são requisitos claros do negócio.

Colocar a logomarca dentro de um aplicativo compartilhado é diferente de publicar um aplicativo com o nome da sua empresa e a sua conta de desenvolvedor. Compare propriedade, configuração, manutenção e identidade visual no aplicativo, na web e no PDF.

A plataforma de roteiros da mTrip oferece o Trip Agent como opção de aplicativo compartilhado com a marca da agência e uma solução white label completa, com a identidade da própria agência nas lojas de aplicativos.

Escolha de acordo com as necessidades dos clientes e com o papel do aplicativo no seu atendimento. Estime o efeito na fidelização a partir dos seus próprios dados de recompra, sem presumir que uma marca mais presente gere um aumento específico.

Uma única plataforma pode substituir as ferramentas que você já usa?

Considere economia apenas nas assinaturas que você realmente pode cancelar. Reunir a criação de roteiros e a entrega ao viajante pode reduzir duplicidades, mas a agência ainda precisa de um CRM, de um sistema contábil ou de uma plataforma de reservas.

Confirme se a substituta cobre o seu fluxo de trabalho, se a sua equipe consegue acessar as informações, se os contratos permitem o cancelamento e se o recurso necessário está incluído no orçamento. Se duas ferramentas continuarem em uso, some os dois custos.

Use os seus próprios documentos de reserva e a sua rotina de trabalho. Escolha uma viagem simples, um roteiro complexo com vários fornecedores e uma reserva que muda depois da entrega.

Peça a alguém da equipe que registre o tempo gasto em cada etapa:

1. Inserir ou importar as informações.
2. Conferir e corrigir os detalhes.
3. Personalizar o roteiro.
4. Anexar e enviar os documentos.
5. Tratar uma alteração posterior.

Nas importações com apoio de IA, inclua o tempo de revisão. Uma extração bem-sucedida não elimina a necessidade de conferir nomes, datas e dados da reserva.

Teste cada formato de entrega. As visualizações conectadas no aplicativo e na web podem receber atualizações, enquanto um PDF enviado por e-mail ou baixado continua sendo uma cópia separada. Confirme como os documentos de viagem atualizados chegam ao viajante.

Repita o exercício com várias viagens antes de tratar o resultado como a sua carga de trabalho normal. Deixe a equipe aprender a nova ferramenta primeiro e use os mesmos resultados exigidos e as mesmas verificações de qualidade nas duas opções. Pondere os resultados de acordo com a sua proporção real de viagens simples, viagens complexas e alterações.

E se o problema não estiver na preparação dos roteiros?

Verifique o trabalho que mais importa para a sua agência: o gargalo real pode estar em orçamentos, coordenação com fornecedores, comissões, pagamentos ou atendimento ao viajante. Um criador de roteiros mais rápido não basta se outra tarefa essencial ficar mais lenta ou exigir mais um sistema. Teste a agilidade do suporte e o acesso do viajante, além do tempo de preparação.

Peça aos fornecedores de software que separem o que está incluído, os recursos opcionais e o trabalho com escopo à parte.

1. Qual é o nosso total do primeiro ano para todos os usuários que precisam de acesso, incluindo a configuração e as opções obrigatórias?
2. Quanto pagaremos nos anos seguintes?
3. Quais limites de uso ou mudanças de volume afetam o preço?
4. O que a nossa equipe precisa concluir antes do lançamento?
5. Quais integrações estão incluídas e como são tratadas as alterações posteriores nas reservas?
6. Quais treinamentos e qual suporte estão incluídos?
7. Quais requisitos exigem desenvolvimento sob medida?
8. O que acontece com o preço na renovação?
9. Podemos exportar os nossos dados e em quais formatos?
10. Vocês podem demonstrar o nosso fluxo de trabalho completo com os nossos próprios documentos?

Perguntas frequentes das agências