旅行会社向けシステムの本当の費用

総所有コスト（TCO）とは、一定期間にわたってソフトウェアを購入し、導入し、運用するために必要な費用の合計です。旅行会社の場合は、仕入先への支払いに加え、社内スタッフの作業時間も含まれます。

初年度と2年目以降は分けて比較します。すべての見積で、通貨、請求期間、チームの人数、旅行の取扱件数を揃えてください。

安いシステムの運用コストが高くなることがあるのはなぜですか？

安いシステムでも、手作業が残り、その作業の価値がサブスクリプションの節約額を上回る場合や、提供する体験が原因でお客様を失う場合は、全体のコストが高くなることがあります。決める前に、この2点を確かめてください。価格だけでは、どちらも分かりません。2つのツールが要件を満たし、操作にかかる時間も同じであれば、コスト面では安い方が有利です。

低価格のツールでも、かなりの自動化を実現できる場合があります。TravefyはAIによるコンテンツのインポート機能とCRM機能を掲載しており、TernにはAIツールとCRMが含まれています。新しいプラットフォームを比較する際は、代わりの方法がWordによる手作業だと決めつけず、現在お使いのツールが持つ自動化機能も含めて比べてください。

航空券の予約確認、ホテルのバウチャー、送迎の予約は、形式がそれぞれ異なる場合があります。それでも、詳細を入力し、日程を組み、書類を添付し、内容を確認して、旅行を共有する作業は誰かが行う必要があります。変更が生じると、その作業の一部をやり直すこともあります。

旅程作成では、予約情報を受け取ってから、確認済みの日程表を届けるまでの全工程にかかる時間を計測します。最初のインポートだけを計測すると、確認、修正、仕上げに必要な作業が抜け落ちてしまいます。

実践的な比較

日程表を作成する担当者が2名いて、2名合わせて月30件の日程表を作成している小規模な旅行会社を例にします。オプションAは1ユーザー$35で、2ユーザー分の月額は$70です。オプションBは、この件数の場合、旅行会社全体で月額$200です。どちらの金額も米ドルの仮の合計額であり、Travefy、Tern、mTripの見積ではありません。また、$200の料金に完全なホワイトラベルアプリや連携が含まれることを示すものでもありません。

この例では、時間を計って試用した結果、同等の品質で作成準備にかかる時間がオプションAで30分、オプションBで15分だったと仮定します。 この15分の短縮は、計算方法を示すために設定した数字です。見込まれる削減効果として受け取らないでください。実際の件数と計測した時間をお使いください。価格だけで作業の速さが決まるわけではありません。

表示価格の$35は、作成担当者2名がそれぞれ利用すると$70になり、作成準備の時間を加えると月額$520になります。オプションBは利用料が$130高い一方、スタッフの作業時間7.5時間(換算額$225)を軽減できるため、この前提では、利用料と作成準備の時間の換算額を合わせた月額が$95低くなります。

次に、オプションBの初年度の設定と研修の費用として、社内のオンボーディングに要する時間を含めて$1,200を加えます。この例では、オプションAに追加の導入費用はないものとします。

月30件の日程表では、初年度の時間短縮による効果のほぼ全額を設定費用が相殺するため、初年度の差は$60以内に収まります。2年目以降は、同じ前提でオプションBが年間$1,140低くなり、3年間では$2,220低くなります。そのため、判断のポイントは、プラットフォームをどのくらいの期間使う見込みか、そして15分の短縮が実際の試用でも得られるかどうかです。

正確な基準値は、初年度の平均で日程表1件あたり15.33分です。年間では92時間、換算額$2,760に当たります。設定費用がかからない2年目以降は、基準値が日程表1件あたり8.67分に下がります。結果は、件数、導入費用、活用できる時間の価値によって変わります。

この方法を導入判断に使う前に、連携、サポート、他の契約サービス、残る業務負担の違いも加えてご確認ください。

短縮した時間が、そのまま現金の節約になるわけではありません

従業員の給与が変わらなければ、月7.5時間を軽減できても、それだけで人件費は減りません。この例では、現金での設定費用を加える前の段階で、利用料の支払いが年間$1,560増えます。$1,200という導入費用の前提には、料金と社内の作業時間が含まれています。実際の予算では、この2つを分けてください。

軽減できた時間は、有益な業務に充てられる場合、残業を減らせる場合、または新たな採用を避けられる場合に、事業上の価値を持ちます。細切れの時間や使われない余力は、スタッフの時間単価より価値が低くなることがあります。オーナーが自ら運営する旅行会社では、オーナーの時間を現実的な価値で見積もり、現金の支出とは分けて考えてください。

現金の節約と、軽減できたスタッフの作業時間は分けて考えてください。 どちらも重要ですが、予算への影響は異なります。

比較の後半

料金と準備時間からわかるのは、ソフトウェアにかかる費用だけです。そのソフトウェアが継続的な予約にどれだけ貢献するかは、これらの数字には表れません。お客様は、出発から帰着まで手元にある日程表で貴社を評価します。内容がわかりやすいか、変更後も最新の状態か、貴社ブランドで表示されているかといった点です。この評価が、再び貴社で予約するか、誰に貴社を勧めるかを左右します。

生産性だけで見ると、2つの選択肢の1年目の差は60ドル以内に収まります。差が生まれるのは、継続して利用されるお客様の数です。オプションBの優れた旅行者の体験によって、年に1人多くのお客様が再予約したり、知人を紹介したりするとします。1件の予約で貴社が得る粗利は400ドルです。この1件の継続予約によって、1年目の60ドルの差は340ドルのメリットに変わり、2年目以降は毎年400ドルが加わります。

この旅行会社の場合、年に1件の予約を維持できれば、1年目から200ドルのプラットフォームのほうが低コストになり、その差は年々広がります。

400ドルと1件という数字は、判断に使う前に貴社の数字に置き換えてください。 売上ではなく、貴社のリピート予約率と、1件あたりの平均粗利を使います。安価なツールで、お客様がはっきり違いに気づく体験を提供できるかを考えてください。提供できない場合は、ゼロとして数えます。追加の売上は需要や成約率にも左右されるため、予約の売上ではなく粗利で数えます。

体験が収益に貢献している兆しには、「バウチャーはどこですか」という問い合わせの減少、旅行中に日程表を開く旅行者の増加、アプリや書類に触れた紹介があります。両ベンダーに、旅行者が日程表をどのように使っているかを確認し、可能であればそのお客様にも尋ねてください。

毎月の追加費用と、それを埋めるために生み出す必要があるスタッフの作業時間を比べます。そこに、お客様の維持によって得られる見込みの粗利を加えます。

毎月必要な時間数 = 毎月の追加費用 ÷ スタッフの時間単価

月額が130ドル高いプラットフォームで継続的な料金の差を埋めるには、1時間30ドルとして4.33時間を生み出す必要があります。想定される導入費用1,200ドルを含めると、1年目の基準は月あたり約7.67時間に上がります。どちらの数字も、現金での回収額を計算したものではありません。

1年目の経済効果 = (年間の削減時間 × スタッフの時間価値) + 維持したお客様の粗利 − 年間の追加料金 − 一度限りの導入費用

時間単価には、現実的な雇用コストか、実際に使える時間の控えめな評価額を使い、同じ作業どうしで比較してください。削減した時間を、追加の対応力と人件費の削減の両方として数えないでください。社内のオンボーディングにかかる時間は一度だけ含め、導入期間中は生産性が下がることも見込みます。効果は、繁忙月を12倍するのではなく、閑散月や導入期間を含む12か月の平均で考えます。

ベンダーに支払う費用に加えて、貴社が準備のために行う作業も含めてください。両方の内訳を書面で出してもらいましょう。

既存データの準備

旅行情報は、メール、PDF、スプレッドシート、Word文書、予約システムなどに分散していることがあります。進行中の予約、過去の旅行、お客様の情報、再利用できるテンプレート、目的地情報ごとに、必要な要件を分けて整理してください。

書類のインポートと、データ全体の移行は別の作業です。 PDFからホテルの予約情報を取り出せても、過去の旅行のライブラリやお客様のデータベースが移行されるとは限りません。

予約システムとの連携

最初の予約と、その後の変更をベンダーに実演してもらいましょう。自動で反映される内容、確認が必要な内容、情報が不完全な場合の動作を確かめてください。連携先の名前が挙がっているだけでは、どれだけ作業が減るかはわかりません。

トレーニングと本格導入

習熟にかかる時間、テンプレートの作成、チームで統一した進め方の合意も含めてください。各設定作業の担当と、稼働開始時の支援の内容も確認します。2つのシステムを一時的に並行して使う場合は、重複する利用料金と二重の作業も含めます。

想定するチーム人数と取り扱い件数で、両方の課金モデルを比較してください。どちらが安いと一概には言えません。

利用者数課金の場合は、マネージャー、オペレーション担当、季節雇用のスタッフなど、有料アカウントが必要な人を洗い出します。1席あたり35ドルは、旅行会社全体で35ドルという意味ではありません。例に挙げた作成担当2名の旅行会社では70ドルになり、マネージャー用に3席目を追加すると105ドルになります。定額制や取扱量に応じた見積と比べる前に、ベンダーの実際のチーム向け料金、契約期間の条件、含まれる利用量、ホスト代理店向けの割引があればその内容を反映してください。取扱量に応じた課金では、下書き、キャンセル、出発日ごとの団体ツアー、共有された日程表がどのように数えられるかを確認します。

年間の試算は、季節による繁閑のある旅行会社にとって特に役立ちます。閑散期と繁忙期の両方の月、該当する場合は税、年額一括払いの条件、更新条件も含めてください。経済的に有利な試算結果でも、初期支払いが資金繰りを圧迫するなら負担が大きすぎる場合があります。

アプリストア上で貴社独自のブランドを示すことや、旅行者の体験を自社で管理することが明確な事業要件であれば、完全なホワイトラベルアプリへの追加費用に見合う場合があります。

共有アプリの中にロゴを加えることと、貴社の社名と開発者アカウントでアプリを公開することは別です。モバイル、Web、PDFを通じて、所有権、設定、保守、ブランド表示を比較してください。

mTripの日程表プラットフォームでは、旅行会社のブランドを表示できる共有アプリとしてTrip Agentを提供しています。また、旅行会社独自のアプリストアでの公開に対応した完全なホワイトラベルのソリューションもあります。

お客様のニーズと、サービスの中でアプリが担う役割に応じて選んでください。ブランド表示を強めれば特定の割合で増えると決めてかかるのではなく、リピート予約の自社データからロイヤルティへの効果を見積もります。

一つのプラットフォームで既存のツールを置き換えられますか

削減額に含めるのは、実際に解約できるサブスクリプションだけにしてください。旅程作成と旅行者への配信を一つにまとめれば重複を減らせる場合がありますが、CRM、会計システム、予約プラットフォームは引き続き必要になることがあります。

置き換え先が自社の業務の流れをカバーしているか、チームが必要な情報にアクセスできるか、契約上解約が可能か、必要な機能が見積に含まれているかを確認します。2つのツールが残る場合は、両方の費用を含めてください。

自社の予約書類と普段の作業手順で試してください。シンプルな旅行、複数の仕入先が関わる複雑な日程表、配信後に変更が入る予約を選びます。

担当者に、各手順にかかった時間を記録してもらいます。

1. 情報の入力またはインポート
2. 内容の確認と修正
3. 日程表のパーソナライズ
4. 書類の添付と配信
5. 後日の変更への対応

AIを活用したインポートでは、確認にかかる時間も含めてください。抽出に成功しても、氏名、日付、予約内容の確認は不要になりません。

配信形式ごとに試してください。連携しているアプリやWebの画面には更新が反映される場合がありますが、メールで送信したPDFやダウンロードしたPDFは別のコピーのままです。更新された旅行書類が旅行者にどう届くかを確認してください。

結果を通常の業務量とみなす前に、複数の旅行で同じ検証を繰り返してください。まずスタッフに新しいツールに慣れてもらい、どちらの選択肢でも同じ必須の成果物と品質チェックを使います。結果は、シンプルな旅行、複雑な旅行、変更対応の実際の比率に合わせて加重してください。

課題が日程表の作成ではない場合は

貴社にとって最も重要な業務を確認してください。見積作成、仕入先との調整、コミッション、支払い、旅行者サポートが本当のボトルネックである場合もあります。ほかの重要な業務が遅くなったり、別のシステムが必要になったりするなら、旅程作成ツールが速くなるだけでは十分ではありません。作成にかかる時間に加えて、サポートの対応力と旅行者のアクセスのしやすさも検証してください。

ベンダーには、標準で含まれる機能、オプション機能、別途見積となる作業を区別して示してもらいましょう。

1. アクセスが必要な全利用者分について、初期設定や必須オプションを含めた初年度の合計はいくらですか。
2. 2年目以降の費用はいくらになりますか。
3. 料金に影響する利用上限や取扱量の変動は何ですか。
4. 運用開始前に、当社のチームが完了すべき作業は何ですか。
5. 標準で含まれる連携はどれですか。また、予約の後日変更はどのように扱われますか。
6. トレーニングとサポートには何が含まれますか。
7. カスタム開発が必要になる要件はどれですか。
8. 更新時に料金はどうなりますか。
9. データをエクスポートできますか。できる場合、どの形式ですか。
10. 当社の書類を使って、一連の業務の流れをデモで見せていただけますか。

旅行会社からよくある質問