旅行会社向けソフトウェアの本当の費用：月額料金だけでは見えないもの

総所有コスト（TCO）とは、一定期間にわたってソフトウェアを購入、導入、運用するためにかかる費用です。旅行会社の場合、サプライヤーへの支払いに加え、社内スタッフの作業時間も含まれます。

初年度と翌年以降のコストは分けて比較してください。すべての見積もりで、通貨、請求サイクル、チーム人数、旅行件数の条件をそろえることが重要です。

なぜ安価なソフトウェアの方が運用コストは高くなることがあるのか

安価なソフトウェアは、追加の手作業が発生しその価値がサブスクリプションの節約額を上回る場合、あるいは提供する顧客体験によって顧客を失う場合、結果的にコストが高くつくことがあります。したがって、導入を決める前に両方の観点で検証することが重要です。価格だけではどちらも判断できません。二つのツールが要件を満たし、使用時間も同程度であれば、価格が安い方が有利です。

低価格帯のツールでも、すでに高度な自動化機能を備えている場合があります。TravefyはAIによるコンテンツインポートやCRM機能を提供しており、TernもAIツールとCRMを備えています。新しいプラットフォームを比較する際は、代替手段をWordでの手作業と決めつけるのではなく、貴社が現在使用しているツールの既存の自動化機能と比べることが重要です。

航空券の予約確認書、ホテルのバウチャー、送迎の予約は、それぞれ異なる形式で届くことがあります。それでも誰かが詳細情報を入力し、旅程表を作成し、書類を添付し、内容を確認したうえで旅行者に共有する必要があります。変更が発生すると、この作業の一部を繰り返すことになります。

「旅程作成」については、予約情報を受け取ってから確認済みの日程表を提供するまでの全工程を計測してください。最初のインポート作業だけを計測すると、確認・修正・仕上げに必要な作業が見落とされます。

実践的な比較

旅程表担当者が2名在籍し、月間30件の旅程表を作成している小規模な旅行会社を想定します。オプションAはユーザー1人あたり35ドルとうたっているため、この旅行会社は2席分で月70ドルを支払うことになります。オプションBはこの利用規模で旅行会社全体につき月200ドルを請求します。いずれの数値も米ドル建ての仮定の合計額であり、Travefy、Tern、mTripの見積もりではありません。また200ドルという数値は、完全な自社ブランドアプリ（ホワイトラベル）や各種連携が含まれることを意味するものでもありません。

この例では、タイムトライアルの結果、同等の品質で作成した場合にオプションAでは30分、オプションBでは15分の作成時間がかかると仮定しています。この15分の短縮は、計算方法を示すために設定した仮の数値であり、想定される削減効果として読むべきものではありません。実際にはご自身の旅行件数と計測した所要時間を用いてください。価格だけでは、作業スピードの優位性は証明できません。

表示価格の35ドルは、担当者2名分の席を用意すると70ドルになり、作成時間を人件費として加味すると月520ドルになります。オプションBは月額料金が130ドル高くなりますが、7.5時間分（225ドル相当）の人件費を削減できるため、この前提では月額料金と人件費換算額の合計が95ドル低くなります。

ここに、オプションBの初年度における導入・トレーニング費用として、社内オンボーディング時間を含む1,200ドルを加算します。この例では、オプションAには追加の導入コストがないものとします。

月間30件の旅程表作成という条件では、導入費用によって初年度の時間削減効果がほぼ相殺されるため、両オプションの初年度の差はわずか60ドルにとどまります。2年目以降は、同じ前提のもとでオプションBが年間1,140ドル低くなり、3年間では2,220ドル低くなります。したがって、どの程度の期間プラットフォームを利用し続けるか、また実際のトライアルで15分の時間短縮が本当に実現するかどうかが、判断のポイントとなります。

正確な閾値は、初年度平均で旅程表1件あたり15.33分です。これは年間92時間に相当し、金額換算で2,760ドルになります。2年目以降は導入費用がないため、閾値は1件あたり8.67分まで下がります。この結果は、作成件数、導入コスト、そして活用可能な時間の価値によって変わります。

この算出方法を購入判断に用いる前に、連携機能、サポート体制、その他のサブスクリプション費用、残る運用作業の違いも加味してください。

削減された時間が、そのままコスト削減になるわけではありません

従業員の給与が変わらない場合、月7.5時間を削減できたとしても、それだけで人件費が下がるわけではありません。この例では、追加の初期費用を除いても、サブスクリプション料金は年間1,560ドル増加します。なお、1,200ドルという導入コストの想定には料金と社内対応時間の両方が含まれているため、実際の予算ではこれらを分けて考える必要があります。

削減された時間は、有効な業務に充てられたり、残業の削減や新規採用の回避につながったりする場合にビジネス上の価値を持ちます。一方で、細切れの時間や活用されない余剰時間は、時給換算した人件費ほどの価値を持たないこともあります。オーナー自身が運営する旅行会社では、オーナーの時間について現実的な価値を設定し、現金の支出とは分けて考えてください。

現金の削減効果と、確保できたスタッフの稼働時間は分けて考えてください。どちらも重要ですが、予算に与える影響は異なります。

比較の後半

価格と作成時間からわかるのは、ソフトウェアにかかるコストだけです。予約の継続につながるかどうかは、そこからは見えません。お客様は、出発から帰着まで手元にある日程表を見て貴社を評価します。わかりやすいか、変更後も最新の内容になっているか、貴社の名前が入っているか。したがって、この評価によってお客様が再び予約するかどうか、そして誰かに紹介するかどうかが決まります。

生産性だけで比較すると、2つの選択肢は初年度で60ドルの差にとどまります。しかし、両者を分けるのは顧客の継続率です。仮に選択肢Bの優れた旅行者体験によって、年間1件多くの顧客が再予約または知人を紹介し、旅行会社が1件の予約から400ドルの粗利益を得るとします。この1件の継続予約だけで、初年度の60ドルの差は340ドルの利益に変わり、それ以降は毎年400ドルが上乗せされます。

この旅行会社の場合、年間1件の継続予約があれば、200ドルのプラットフォームは初年度から割安になり、その差は年を追うごとに広がります。

この数値を実際の判断に用いる前に、400ドルと1件という数字を貴社自身のデータに置き換えてください。 売上ではなく、貴社のリピート予約率と1件あたりの平均粗利益を使用してください。安価なツールが、お客様が違いに気づくような体験を提供できるかどうかを確認しましょう。提供できない場合は、ゼロとして計算してください。また、追加の売上は需要や成約率にも左右されるため、予約金額ではなく利益で計算してください。

体験が実際に商業的な効果を生んでいるサインとしては、「バウチャーはどこですか」という問い合わせの減少、旅行者が旅行中に日程表を開いていること、アプリや書類について触れる紹介などが挙げられます。両方のベンダーに、旅行者が日程表をどのように利用しているかを尋ね、可能であればその顧客にも直接尋ねてみましょう。

追加の月額コストと、それによって削減できるスタッフの時間を比較し、さらに顧客維持率の向上によって見込まれる利益を加えて検討します。

月間に必要な時間 = 追加の月額コスト ÷ スタッフの時給

月額130ドル高いプラットフォームの場合、時給30ドルとして4.33時間分の業務を削減できれば、継続的な費用差を相殺できます。1,200ドルの導入費用を含めると、初年度の基準は月間約7.67時間に上がります。いずれの数値も、現金の回収額を計算したものではありません。

初年度の経済的効果 = （年間削減時間 × スタッフの時給換算額）＋ 継続顧客による利益 − 年間追加費用 − 初期導入費用

実際の人件費、または控えめに見積もった稼働時間の価値を用い、同じ業務同士を比較してください。削減された時間を、追加の対応力と人件費削減の両方として二重に計上しないようにします。社内のオンボーディング時間は一度だけ計上し、導入初期の生産性低下も考慮に入れてください。閑散期やオンボーディング期間を含めた年間12か月の平均的な効果を用い、繁忙期の数値を12倍するのは避けましょう。

ベンダーの費用に加え、貴社が導入準備のために行う作業も含めて検討する必要があります。両方について書面での内訳を依頼してください。

既存データの準備

旅行情報は、メール、PDF、スプレッドシート、Wordファイル、予約システムなど複数の場所に分散していることがあります。稼働中の予約、過去の旅行実績、顧客情報、再利用可能なテンプレート、目的地コンテンツについて、それぞれ要件を整理してください。

書類のインポートとデータの完全移行は、別の作業です。PDFからホテル予約情報を抽出できても、過去の旅行データベースや顧客データベースが自動的に移行されるとは限りません。

予約システムとの連携

ベンダーには、最初の予約登録と後からの変更登録の両方をデモンストレーションしてもらいましょう。自動的に反映される項目、確認が必要な項目、情報が不完全な場合の処理について確認してください。連携先の名称が挙がっているだけでは、どの程度の作業負担が軽減されるかは分かりません。

トレーニングと導入展開

学習にかかる時間、テンプレート作成、チーム内での運用ルールの統一についても含めて検討してください。各設定作業の担当者と、導入時にどのようなサポートが受けられるかを確認しましょう。一時的に2つのシステムを並行運用する場合は、重複するサブスクリプション費用や二重作業も考慮に入れてください。

想定されるチーム規模と旅行取扱件数をもとに、両方の料金モデルを比較してください。どちらが必ず安いというわけではありません。

ユーザー課金制の場合、マネージャーやオペレーション担当者、繁忙期のみの従業員も含め、有料アカウントが必要な人数を確定させる必要があります。1シートあたり35ドルという価格は、貴社全体で35ドルという意味ではありません。たとえば作成担当者が2名の旅行会社であれば70ドルとなり、マネージャー用に3シート目を追加すれば105ドルになります。定額制や従量制の見積もりと比較する前に、ベンダーの実際のチーム料金、契約上の支払い条件、含まれる利用範囲、ホストエージェンシー割引の有無を確認してください。従量課金制の場合は、ドラフト、キャンセル、団体出発、共有旅程がどのようにカウントされるかを確認しましょう。

年間ベースでの見積もりは、季節変動のある旅行会社にとって特に有効です。閑散期と繁忙期、該当する税金、年間前払いの要件、更新条件を含めて検討してください。経済的には有利に見える試算であっても、前払い費用が資金繰りを圧迫する場合は現実的な選択肢とはなりません。

自社ブランドでのアプリストア掲載や、旅行者体験に対する完全なコントロールが明確なビジネス要件である場合、完全ホワイトラベルアプリの追加費用は妥当と言えます。

共有アプリ内にロゴを追加することと、貴社名義および開発者アカウントでアプリを公開することは異なります。モバイル、Web、PDFにわたり、所有権、設定内容、保守、ブランディングを比較してください。

mTripの旅程作成ツールは、旅行会社ブランドを付与できる共有アプリ形式のTrip Agentと、貴社独自のアプリストア掲載が可能な完全ホワイトラベルソリューションの両方を提供しています。

顧客のニーズや、サービスにおけるアプリの役割に応じて選択してください。ブランディングを強化すれば特定の効果が得られると仮定するのではなく、自社のリピート予約データをもとにロイヤルティ効果を見積もることが重要です。

1つのプラットフォームで既存ツールを代替できるか

実際に解約できるサブスクリプションのみをコスト削減として計上してください。旅程作成と旅行者への情報配信を1つにまとめることで重複作業は減らせますが、貴社にはCRM、会計システム、予約プラットフォームが別途必要な場合があります。

代替対象が貴社の業務フローをカバーしているか、チームがその情報にアクセスできるか、契約上解約が可能か、該当機能が見積もりに含まれているかを確認してください。2つのツールが併存する場合は、両方の費用を含めて検討しましょう。

貴社が実際に使用している予約書類と業務パターンを用いて検証してください。シンプルな旅行、複数のサプライヤーが関わる複雑な旅程、そして納品後に変更が発生した予約の3パターンを選びましょう。

チームメンバーに、各工程にかかった時間を記録してもらいます。

1. 情報の入力またはインポート。
2. 詳細の確認と修正。
3. 旅程のパーソナライズ。
4. 書類の添付と送付。
5. その後の変更対応。

AIによるインポート機能を利用する場合は、確認作業の時間も含めてください。抽出処理が成功しても、氏名、日付、予約詳細を確認する必要がなくなるわけではありません。

配信形式ごとに検証を行ってください。連携済みのアプリやWeb表示は更新が反映される一方、メール送付やダウンロードしたPDFは別個のコピーとして残ります。更新された旅行書類が旅行者にどのように届くかを確認しましょう。

この検証は複数の旅行案件にわたって繰り返し行い、その結果を通常業務の目安としてください。まずスタッフに新しいツールを習得させたうえで、両方の選択肢に対して同じ成果物基準と品質チェックを適用します。結果は、シンプルな旅行、複雑な旅行、変更対応の実際の比率に応じて重み付けしてください。

問題が旅程作成そのものではない場合はどうするか

貴社にとって最も重要な業務、たとえば見積作成、サプライヤーとの調整、コミッション、支払い、旅行者対応こそが本当のボトルネックである場合もあります。旅程作成ツールを高速化しても、他の重要業務が遅くなったり、別のシステムが必要になったりするようであれば十分とは言えません。準備時間だけでなく、サポートの対応速度や旅行者側のアクセスのしやすさも検証しましょう。

ベンダーには、標準機能、オプション機能、別途スコープとなる作業を明確に区別してもらいましょう。

1. アクセスが必要な全ユーザー分を含め、初期設定や必須オプションを含めた初年度の合計費用はいくらか。
2. 2年目以降の費用はいくらか。
3. 利用量の上限や取扱件数の変動は、料金にどう影響するか。
4. 導入開始までに貴社側で完了させておくべき作業は何か。
5. どの連携機能が含まれ、後からの予約変更はどのように処理されるか。
6. トレーニングとサポートはどこまで含まれるか。
7. どの要件にカスタム開発が必要か。
8. 更新時の料金はどうなるか。
9. データはエクスポート可能か、対応形式は何か。
10. 貴社自身の書類を使って、実際の業務フロー全体をデモンストレーションできるか。

旅行会社からよく寄せられる質問