Il vero costo del software per agenzie di viaggio: oltre l’abbonamento

Il costo totale di proprietà (TCO) è il costo di acquisto, implementazione e gestione di un software in un periodo definito. Per un’agenzia di viaggio, include i pagamenti ai fornitori e il tempo del personale interno.

Confrontate il primo anno separatamente dagli anni successivi. Utilizzate la stessa valuta, lo stesso periodo di fatturazione, la stessa dimensione del team e lo stesso volume di viaggi per ogni preventivo.

Perché un software più economico può costare di più da gestire?

Un software più economico può costare di più nel complesso se genera un lavoro manuale aggiuntivo il cui valore supera il risparmio sull’abbonamento, oppure se l’esperienza che offre vi fa perdere clienti. Verificate entrambi gli aspetti prima di decidere. Il prezzo non ve lo dice. Se due strumenti soddisfano i vostri requisiti e richiedono lo stesso tempo d’uso, quello più economico vince in termini di costo.

Gli strumenti più economici possono già offrire un’automazione significativa. Travefy elenca funzionalità di importazione di contenuti con IA e CRM, mentre Tern include strumenti di IA e un CRM. Confrontate una nuova piattaforma con gli strumenti già utilizzati dalla vostra agenzia, tenendo conto della loro automazione esistente, invece di presumere che l’alternativa sia il lavoro manuale su Word.

Una conferma di volo, un voucher alberghiero e una prenotazione di transfer possono arrivare in formati diversi. Qualcuno deve comunque inserire i dettagli, organizzare l’itinerario, allegare i documenti, verificare le informazioni e condividere il viaggio. Eventuali modifiche possono far ripetere parte di questo lavoro.

Per la creazione dell’itinerario, misurate l’intero processo, dalla ricezione delle informazioni di prenotazione alla consegna dell’itinerario verificato. Cronometrare solo l’importazione iniziale trascura il lavoro necessario per controllarlo, correggerlo e completarlo.

Un confronto pratico

Immaginate una piccola agenzia con due persone addette alla preparazione degli itinerari, che realizzano insieme 30 itinerari al mese. L’Opzione A pubblicizza un prezzo di 35 $ per utente, quindi l’agenzia paga 70 $ al mese per due licenze. L’Opzione B applica una tariffa di 200 $ al mese per l’intera agenzia a questo volume. Entrambe le cifre sono importi ipotetici espressi in dollari statunitensi. Non si tratta di preventivi di Travefy, Tern o mTrip, e la cifra di 200 $ non implica che siano incluse un’app interamente white label o delle integrazioni.

L’esempio presuppone che una prova cronometrata rilevi 30 minuti di preparazione per l’Opzione A e 15 minuti per l’Opzione B, a parità di qualità. Abbiamo inventato questo miglioramento di 15 minuti per illustrare il calcolo. Non consideratelo un risparmio atteso. Utilizzate il vostro volume di viaggi e i tempi effettivamente misurati; il prezzo da solo non dimostra un vantaggio in termini di velocità.

Il prezzo di listino di 35 $ diventa 70 $ non appena entrambi gli addetti dispongono di una licenza, e 520 $ al mese una volta conteggiato il loro tempo di preparazione. L’Opzione B costa 130 $ in più di canone ma libera 7,5 ore di personale valorizzate 225 $, per cui il suo abbonamento più il tempo di preparazione valorizzato risulta inferiore di 95 $ al mese in base a questa ipotesi.

Aggiungete ora 1.200 $ per l’attivazione e la formazione del primo anno dell’Opzione B, incluso il tempo interno dedicato all’onboarding. In questo esempio si presuppone che l’Opzione A non comporti costi di implementazione aggiuntivi.

Con 30 itinerari al mese, il costo di attivazione assorbe quasi interamente il risparmio di tempo del primo anno, per cui le due opzioni si chiudono il primo anno con una differenza di soli 60 $. Dal secondo anno in poi, l’Opzione B costa 1.140 $ in meno all’anno nella stessa ipotesi, e 2.220 $ in meno su tre anni. La decisione dipende quindi da quanto a lungo prevedete di utilizzare la piattaforma e dal fatto che il risparmio di 15 minuti si confermi in una prova reale.

La soglia esatta è di 15,33 minuti per itinerario, in media sul primo anno. Ciò equivale a 92 ore all’anno, valorizzate 2.760 $. Negli anni successivi, senza costi di attivazione, la soglia scende a 8,67 minuti per itinerario. Il risultato varia in base al volume, ai costi di implementazione e al valore del tempo effettivamente utilizzabile.

Prima di utilizzare questo metodo per una decisione di acquisto, considerate anche le differenze in termini di integrazioni, assistenza, altri abbonamenti e carico operativo residuo.

Il tempo risparmiato non si traduce automaticamente in un risparmio economico

Se i dipendenti mantengono lo stesso stipendio, liberare 7,5 ore al mese non riduce di per sé il costo del personale. In questo esempio, i pagamenti dell’abbonamento aumentano di 1.560 $ all’anno, prima di eventuali ulteriori costi di attivazione in contanti. L’ipotesi di 1.200 $ di implementazione combina canoni e tempo interno; nel vostro budget reale, tenete questi elementi separati.

Le ore liberate hanno un valore per l’agenzia quando possono essere impiegate in attività utili, ridurre gli straordinari o evitare una nuova assunzione. Piccoli frammenti di tempo o capacità inutilizzata possono valere meno del costo orario del personale. Per le agenzie a conduzione diretta, utilizzate un valore realistico per il tempo del titolare e tenetelo separato dalle uscite in contanti.

Tenete separati il risparmio in contanti e la capacità di personale liberata. Entrambi contano, ma incidono sul vostro budget in modo diverso.

La seconda metà del confronto

Il prezzo e il tempo di preparazione indicano quanto costa il software, ma non dicono nulla sulle prenotazioni che aiuta a mantenere. Il cliente giudica la vostra agenzia dall’itinerario che ha in mano dalla partenza al ritorno: è chiaro, è aggiornato dopo una modifica, porta il vostro nome. Questo giudizio determina se prenoterà di nuovo con voi e a chi vi consiglierà.

Considerando solo la produttività, le due opzioni si differenziano di appena 60$ nel primo anno. Sono i clienti fidelizzati a fare la differenza. Supponiamo che la migliore esperienza del viaggiatore offerta dall’Opzione B porti un cliente in più all’anno a prenotare di nuovo o a segnalare un amico, e che l’agenzia guadagni un margine lordo di 400$ su una prenotazione. Questa singola prenotazione fidelizzata trasforma il divario di 60$ del primo anno in un vantaggio di 340$, e aggiunge 400$ ogni anno successivo.

Per questa agenzia, una sola prenotazione fidelizzata all’anno rende la piattaforma da 200$ la scelta più economica già dal primo anno, e il divario aumenta ogni anno successivo.

Sostituite i 400$ e la prenotazione ipotizzata con i vostri dati reali prima di basarvi su questi numeri. Utilizzate il vostro tasso di prenotazioni ripetute e il margine lordo medio per prenotazione, non il fatturato. Chiedetevi se lo strumento più economico offre un’esperienza che i vostri clienti percepirebbero come diversa. In caso contrario, considerate il valore pari a zero. Anche le vendite aggiuntive dipendono dalla domanda e dal tasso di conversione, quindi considerate il margine, non il fatturato delle prenotazioni.

Tra i segnali che indicano che l’esperienza sta generando valore commerciale per voi ci sono un minor numero di chiamate del tipo «dov’è il mio voucher?», viaggiatori che aprono l’itinerario durante il viaggio e segnalazioni di nuovi clienti che citano l’app o i documenti. Chiedete a entrambi i fornitori come i loro viaggiatori utilizzano l’itinerario, e se possibile chiedetelo anche ai loro clienti.

Confrontate il costo mensile aggiuntivo con il tempo del personale che dovrebbe liberare, quindi aggiungete il margine che prevedete di mantenere grazie a una migliore fidelizzazione dei clienti.

Ore necessarie ogni mese = costo mensile aggiuntivo ÷ costo orario del personale

Una piattaforma che costa 130$ in più al mese deve liberare 4,33 ore valutate a 30$ l’ora per compensare la differenza sul canone ricorrente. Includendo l’ipotesi di 1.200$ di costi di avvio, la soglia del primo anno sale a circa 7,67 ore al mese. Nessuna delle due cifre rappresenta un calcolo di ritorno economico in contanti.

Risultato economico del primo anno = (ore annue liberate × valore orario del personale) + margine dei clienti fidelizzati − costi annui aggiuntivi − costi di implementazione una tantum

Utilizzate costi realistici per il datore di lavoro, oppure un valore prudente per il tempo utilizzabile, e confrontate le stesse attività. Non conteggiate le ore liberate sia come capacità aggiuntiva sia come risparmio sul costo del personale. Includete una sola volta il tempo di onboarding interno e considerate una minore produttività durante l’avvio. Utilizzate il beneficio medio calcolato sui 12 mesi, inclusi i mesi di bassa attività e l’onboarding, invece di moltiplicare per 12 un mese di picco.

Considerate sia le tariffe del fornitore sia il lavoro che la vostra agenzia dovrà svolgere per prepararsi. Chiedete una ripartizione scritta di entrambi.

Preparazione dei dati esistenti

Le informazioni di viaggio possono essere distribuite tra e-mail, PDF, fogli di calcolo, documenti Word e sistemi di prenotazione. Distinguete le esigenze per prenotazioni attive, viaggi storici, anagrafiche clienti, template riutilizzabili e contenuti sulle destinazioni.

L’importazione di documenti e la migrazione completa dei dati sono attività diverse. Estrarre una prenotazione alberghiera da un PDF non comporta necessariamente la migrazione di un archivio storico di viaggi o di un database clienti.

Collegamento dei sistemi di prenotazione

Chiedete al fornitore di dimostrare sia una prenotazione iniziale sia una modifica successiva. Verificate cosa viene trasferito automaticamente, cosa richiede una revisione e cosa accade in caso di dati incompleti. Una connessione denominata da sola non stabilisce quanto lavoro effettivamente elimini.

Formazione e avvio

Considerate il tempo di apprendimento, la creazione dei template e la definizione di un processo di team condiviso. Verificate chi è responsabile di ciascuna fase di configurazione e quale supporto è disponibile al lancio. Includete eventuali abbonamenti sovrapposti e duplicazioni di lavoro se dovrete gestire temporaneamente due sistemi.

Confrontate entrambi i modelli in base alle dimensioni previste del team e al volume di viaggi. Nessuno dei due è automaticamente più economico.

Per la tariffazione per utente, stabilite chi ha bisogno di un account a pagamento, inclusi manager, personale operativo e dipendenti stagionali. Un prezzo di 35$ a postazione non equivale a un prezzo di 35$ per l’intera agenzia: nell’esempio, l’agenzia con due addetti alla preparazione paga 70$, e una terza postazione per un manager porterebbe il totale a 105$. Applicate le tariffe effettive del fornitore per il vostro team, gli impegni di fatturazione, l’utilizzo incluso ed eventuali sconti per host agency prima di confrontare il tutto con un preventivo forfettario o basato sui volumi. Per la tariffazione a volume, verificate come vengono conteggiate le bozze, le cancellazioni, le partenze di gruppo e gli itinerari condivisi.

Una stima annuale è particolarmente utile per le agenzie stagionali. Considerate i mesi di bassa e alta stagione, le tasse ove applicabili, gli eventuali requisiti di pagamento anticipato annuale e le condizioni di rinnovo. Anche una stima economicamente favorevole può risultare insostenibile se il pagamento anticipato mette sotto pressione la liquidità.

Un’app interamente white label con il tuo brand può giustificare un costo aggiuntivo quando l’identità autonoma sugli app store e il controllo sull’esperienza del viaggiatore sono requisiti di business chiari.

Aggiungere un logo all’interno di un’app condivisa è diverso dal pubblicare un’app con il nome della propria azienda e un proprio account sviluppatore. Confrontate proprietà, configurazione, manutenzione e branding su mobile, web e PDF.

La piattaforma di itinerari di mTrip offre Trip Agent come opzione di app condivisa con il branding dell’agenzia, oltre a una soluzione completamente white label con un’identità autonoma sugli app store per l’agenzia.

Scegliete in base alle esigenze dei clienti e al ruolo che l’app svolge nel vostro servizio. Stimate l’effetto sulla fidelizzazione a partire dai vostri dati sulle prenotazioni ripetute, invece di presumere che un branding più marcato produca un incremento specifico.

Una sola piattaforma può sostituire gli strumenti che già utilizzate?

Conteggiate come risparmio solo gli abbonamenti che potete effettivamente annullare. Unire creazione di itinerari e consegna al viaggiatore può ridurre le duplicazioni, ma la vostra agenzia avrà comunque bisogno di un CRM, di un sistema di contabilità o di una piattaforma di prenotazione.

Verificate che la soluzione sostitutiva copra il vostro flusso di lavoro, che il team possa accedere alle relative informazioni, che i contratti consentano la disdetta e che la funzionalità in questione sia inclusa nel preventivo. Se restano due strumenti distinti, includete entrambi i costi.

Utilizzate i vostri stessi documenti di prenotazione e le vostre abituali modalità di lavoro. Selezionate un viaggio semplice, un itinerario complesso con più fornitori e una prenotazione che subisce modifiche dopo la consegna.

Fate registrare a un membro del team il tempo impiegato per ogni fase:

1. Inserimento o importazione delle informazioni.
2. Controllo e correzione dei dettagli.
3. Personalizzazione dell’itinerario.
4. Allegato e consegna dei documenti.
5. Gestione di una modifica successiva.

Per le importazioni assistite dall’IA, includete il tempo di revisione. Un’estrazione riuscita non elimina la necessità di verificare nomi, date e dettagli di prenotazione.

Testate ogni formato di consegna. Le viste collegate su app e web possono ricevere aggiornamenti, mentre un PDF inviato via e-mail o scaricato resta una copia a sé stante. Verificate in che modo i documenti di viaggio aggiornati raggiungono il viaggiatore.

Ripetete l’esercizio su più viaggi prima di considerare il risultato come il vostro carico di lavoro abituale. Lasciate prima che il team impari a usare il nuovo strumento e applicate gli stessi output richiesti e gli stessi controlli di qualità per entrambe le opzioni. Ponderate i risultati in base al vostro reale mix di viaggi semplici, viaggi complessi e modifiche.

E se il problema non fosse la preparazione dell’itinerario?

Verificate quale attività pesa di più sulla vostra agenzia: preventivi, coordinamento con i fornitori, commissioni, pagamenti o assistenza ai viaggiatori potrebbero essere il vero collo di bottiglia. Un creatore di itinerari più veloce non basta se un’altra attività essenziale rallenta o richiede un sistema aggiuntivo. Testate anche la reattività del supporto e l’accesso dei viaggiatori, oltre al tempo di preparazione.

Chiedete ai fornitori di distinguere tra funzionalità incluse, opzioni facoltative e lavori quotati separatamente.

1. Qual è il totale del primo anno per ogni utente che necessita di accesso, inclusi configurazione e opzioni richieste?
2. Quanto pagheremo negli anni successivi?
3. Quali limiti di utilizzo o variazioni di volume influiscono sul prezzo?
4. Cosa deve completare il nostro team prima del lancio?
5. Quali integrazioni sono incluse e come vengono gestite le modifiche successive alle prenotazioni?
6. Quale formazione e assistenza sono incluse?
7. Quali esigenze richiedono sviluppi personalizzati?
8. Cosa succede ai prezzi al rinnovo?
9. Possiamo esportare i nostri dati, e in quali formati?
10. Potete dimostrare il nostro intero flusso di lavoro utilizzando i nostri documenti?

Le domande più frequenti delle agenzie